Budowa efektywnego zespołu

Wpływ na bezproblemowy przebieg każdego projektu w firmie mają niewątpliwie pracownicy. Zespół projektowy na ogół ma przydzielone pewne zadania i obowiązki, z których z założenia powinien się wywiązać. W praktyce bywa z tym różnie. Jeśli menadżer zespołu nie będzie potrafił zmotywować poszczególnych jego członków do wytężonej pracy, wówczas może się zdarzyć, że termin projektu zostanie przekroczony, albo zostanie on wykonany niedbale. Ani jedna, ani druga opcja nie jest korzystna dla firmy i samego klienta. Menadżer powinien więc dążyć do budowania efektywnego zespołu, ale jak to przeprowadzić? Spróbujemy przeanalizować, jakie zmienne powinny być brane pod uwagę w tym procesie i na czym tak właściwie on polega.

Waga informacji zwrotnej

Sprawna komunikacja pomiędzy członkami zespołu projektowego oraz pomiędzy nimi, a menadżerami jest kluczowa. Informacja zwrotna jest sposobem radzenia sobie z niedomówieniami i niewyjaśnionymi kwestiami, z którymi stykają się pracownicy. Odpowiednia wymiana informacji może być postrzegana za jeden z najskuteczniejszych sposobów na podnoszenie efektywności całego zespołu projektowego. Dzięki informacjom zwrotnym przeciwdziała się skutkom ograniczeń w efektywności zespołu, których nie można uniknąć. Nie można zapominać o tym, że zespół jest czymś więcej niż tylko sumą wchodzących w jego skład jednostek. Analogicznie, suma informacji, którymi dysponują członkowie zespołu, nie będzie równa informacjom do dyspozycji zespołu jako całości. W świetle tego, identyfikowanie ograniczeń oraz odnajdywanie najlepszych sposobów na podnoszenie indywidualnej skuteczności nie przekłada się na wzrost efektywności zespołu jako pewnej integralnej całości.

Aby móc odbierać wszelkie informacje z otoczenia projektu, a także konfrontować je i łączyć z danymi bezpośrednio pochodzącymi procesów związanych z projektem, należy wypracować system wymiany informacji pomiędzy współpracownikami w zespole. Dezinformacja jest prostą drogą do zniszczenia zespołu, zmniejszenia jego skuteczności, dlatego też za nic nie należy nią podążać. Komputerowy system zarządzania projektami, w którym na bieżąco są umieszczane informacje odnośnie założeń projektowych, spraw bieżących z nim związanych oraz innych, nader istotnych kwestii, pozwala na budowanie efektywnego zespołu. W warunkach pełnej informacji członkowie zespołu będą lepiej pracować i będą o wiele bardziej angażować się w przydzielone przez menadżera zadania projektowe. Do systemu zarządzania projektem powinni mieć wolny dostęp wszyscy zainteresowani nim, a więc nie tylko sam zespół projektowy, ale również klienci oraz kierownicy firmy. Każda z tych osób musi mieć możliwość zadawania pytań w systemie oraz udzielania odpowiedzi i wyjaśnień, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Ograniczenia zespołu

Każdy człowiek ma pewne ograniczenia, z którymi musi się pogodzić i nauczyć się z nimi żyć. Owe ograniczenia w naturalny sposób wpływają na umiejętności radzenia sobie z przeszkodami w całym zespole. Pracownicy powinni się idealne dopełniać, aby realizacja projektu przebiegała bez zakłóceń, a sama praca członków zespołu była uznana za jak najbardziej efektywną.

Zespół może działać efektywnie, ale w momencie pojawienia się w nim choćby jednej nowej osoby, albo zaistnienia zupełnie nieznanych okoliczności, jego funkcjonowanie zmienia się. Należy więc w taki sposób kierować do niego informacje, aby wszyscy członkowie zespołu, jak i on jako całość, byli świadomi celów do których dążą. Aby wiedzieli, dlaczego mają postępować w określony sposób, co mogą osiągnąć jako zespół i jak do tego doprowadzić. Jeśli zespół ma dostęp do źródła informacji zwrotnej, którym może być komputerowy system zarządzania projektami, wówczas bogactwo wskazówek pozwala poszczególnym członkom zespołu być skuteczniejszym. Co ciekawe, zespół może nawet potrzebować informacji zwrotnej na temat tego, jak funkcjonuje. Skontrolowanie swej sprawności w sposób obiektywny również może stanowić element budowania efektywnego zespołu.

Większość zespołów wymaga w szczególności dobrych informacji na temat swojej sprawności i efektywności, na temat wzajemnego dopasowania członków zespołu, informacji odnoszących się do poziomu wykorzystywania na co dzień możliwości i potencjału poszczególnych uczestników projektów i poziomu efektywności zespołu jako swoistej grupy realizującej pewne określone cele.

Nowe zespoły projektowe

Informacja zwrotna nabiera na znaczeniu jeśli mamy do czynienia z całkiem nowym zespołem pracowniczym, który jeszcze nie prowadził dotychczas ze sobą współpracy. Takie grupy ludzi nie mają ukształtowanych zasad realizacji projektów, ani norm nieformalnych. Nie znają do końca ról, jakie mają spełniać. Dzięki informacjom zwrotnym, czy też po prostu dzięki sprawnej komunikacji, mogą skorzystać z wskazówek odnoszących się do ich funkcjonowania, na dodatek zanim utrwalą się złe nawyki współpracy, czy też mechanizmy obronne, chroniące współzależności w zespole, kosztem jego naturalnej efektywności. Powodem, dla którego nowe zespoły pracownicze koniecznie potrzebują informacji zwrotnej od przełożonych, jest potrzeba odpowiedniego kształtowania kultury otwartej komunikacji. Można powiedzieć, że młode zespoły korzystając z tych samych danych, jednocześnie uczą się udzielania informacji zwrotnych swoim kolegom i wypracowują efektywne działanie. Bez takiej gotowości do dzielenia się informacjami trudno będzie zespołowi w przyszłości zwiększać sukcesywnie swoją skuteczność.

Nieefektywny zespół – sposoby na naprawę

Podobnie jak w przypadku nowych zespołów, także i te wykazujące się w toku rutynowych działań niską efektywnością, nade wszystko potrzebują bieżącej informacji zwrotnej. W innym przypadku nie uda im się zrealizować w pełni postawionych przed nimi celów. Jeśli z zewnątrz będą napływać do członków zespołu informacje, będą oni w stanie zidentyfikować w sposób trafny wszelkie przyczyny swej niskiej skuteczności. Dzięki możliwości spojrzenia na siebie z boku, zespół może uchwycić pewne przyczyny, które uprzednio były dla niego niewidoczne. Ważne jest motywowanie zespołu do rozpoznawania błędów, które robi na co dzień. Niska efektywność zespołu może być uzależniona od nieefektywności pracy jednego z jej członków. Taka osoba może być objęta tzw. mechanizmem obronnym, co mówiąc potocznie polega na kryciu błędów jednego pracownika przez jego kolegów z zespołu.

Niska efektywność zespołu może być też spowodowana niewłaściwymi zasadami funkcjonowania, mało optymalną strukturą współzależności, a także z wielu innych przyczyn.

Jak budować efektywność zespołu doświadczonego?

Wspólna praca członków zespołu z czasem wytwarza bardzo silne więzi międzyludzkie. Jest ona historią sukcesów i porażek. Dlatego też zespół pracowniczy tego rodzaju ma wypracowane pewne nawyki, sposoby działania, metody dzielenia się wiedzą, a także wspólne wizje i oczekiwania. Często jednak okazuje się, że doświadczone zespoły mają problemy z efektywnością. Metody, które dawniej uważane były za jak najbardziej skuteczne, w dzisiejszych warunkach przestają takimi być. Aby zespół mógł to dotrzeć, musi odbierać i wysyłać informacje zwrotne i spojrzeć na siebie z nieco innej perspektywy. Musi umieć uczyć się na własnych błędach, które pomimo doświadczenia, nadal może popełniać. Dawne nawyki w funkcjonowaniu zespołu podczas realizacji projektów, dziś mogą okazać się balastem i barierą wzrostu. Z upływem czasu pracujący ze sobą ludzie jako zespół tracą elastyczność, co jest postrzegane jako normalny, wręcz naturalny mechanizm radzenia sobie ze złożonością świata. Doświadczone zespoły często trwają w przekonaniu, że mają doskonałą technikę i taktykę pracy i że wprowadzanie jakichkolwiek zmian mogłoby się okazać nawet szkodliwe. Dlatego też wolą tego nie robić, a to duży błąd. Takim postępowaniem obniżają swą efektywność. Poddanie w wątpliwość słuszność i skuteczność działania tradycyjnego pozwala na wprowadzanie zmian i automatyczne zwiększenie efektywności zespołu.

Jak stworzyć efektywny zespół?

Zespół ma możliwość osiągnięcia pożądanych efektów przy oczekiwanym poziomie wydajności w momencie, gdy dobór jej członków jest odpowiedni. Aby zbudować efektywny zespół należy po pierwsze określić jego cel. Powinien on być specyficzny i konkretny, na dodatek mierzalny, akceptowany przez wszystkich dążących do jego zrealizowania, możliwy do osiągnięcia oraz określony w czasie. Po drugie, trzeba ustalić, jakie zasoby będą niezbędne do osiągnięcia celów. Oznacza to, że należy przeanalizować, czy posiadany przez firmę kapitał, informacje i kwalifikacje członków zespołu projektowego rzeczywiście mogą zapewnić jego realizację. Po trzecie, musimy określić podstawowe reguły funkcjonowania zespołu, ponieważ tylko wydajny zespół wie, na jakich zasadach opiera się jego praca. Po czwarte, należy odpowiednio zmotywować członków zespołu do wytężonej, a co za tym idzie – efektywnej pracy. Motywacje muszą obejmować zarówno realizację obowiązków bieżących, jak i osiąganie określonych wyników z pracy. Po piąte, trzeba przedstawić członkom zespołu projektowego przyjęte kryteria ewaluacji, najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem właściwej pracy. Po szóste, określić należy skład personalny zespołu projektowego. Warto podkreślić, że uczestnictwo w takiej grupie nie może być przypadkowe, albo wymuszone. Wszelkie kryteria doboru członków zespołu mają wynikać ściśle z zadań, jakie stawiane są przed zespołem oraz predyspozycji i kompetencji, jakie prezentują poszczególni pracownicy. Końcowym krokiem na drodze budowania efektywnego zespołu, jest wyznaczenie formalnego lidera, który będzie koordynował pracę członków zespołu, delegować zadania, dostarczać informacji zwrotnych oraz rozwiązywać konflikty.

Zbudowanie efektywnego zespołu to z reguły klucz do sukcesu dla samego projektu. Dzięki większej efektywności grupy ludzi pracujących nad danym przedsięwzięciem zwiększa się jej skuteczność, a projekt jest wykonywany zgodnie z założonym planem i w ściśle określonym harmonogramie.