Co przeszkadza w efektywnym zarządzaniu projektami

Realizacja szeroko zakrojonych projektów, przy których pracuje duża grupa osób, może nastręczać nie lada trudności kierownikowi projektu. Brak sprawnego zarządzania projektem może doprowadzić do jego całkowitego fiaska, co wiąże się często z ponoszeniem kosztów kar umownych itp. Wiele mniejszych błędów w zakresie kierowania projektem może doprowadzić do poważnych problemów, których rozwiązanie może wymagać zwiększonego nakładu pracy i środków. Warto wiedzieć, co właściwie wpływa na efektywność w zarządzaniu projektem i jak doprowadzić do tego, aby przedsięwzięcie przebiegało harmonijnie, zgodnie z ustalonym harmonogramem realizacji prac. To na kierowniku w dużej mierze spoczywa odpowiedzialność za efektywne zarządzanie projektem, choć w tym względzie spore znaczenie ma również zdanie inwestora, zlecającego wykonanie danego zadania. Jakie bariery i błędy przeszkadzają w efektywnym zarządzaniu projektem?

Brak solidnych planów

Kierujący projektem powinien ściśle realizować założenia projektowe i harmonogram realizacji zadań w ramach danego projektu. Co jednak zrobić, jeśli dobry plan projektu nie istnieje – nigdy nie został do końca sformułowany i zatwierdzony? W takim przypadku w ogóle nie można mówić o efektywności w zarządzaniu projektem. Nie można jej zmierzyć, konfrontując terminy zamknięcia prac nad jednym etapem projektu z harmonogramem działań. Jeśli owy harmonogram czy choćby jego szkic, nie istnieją, oznacza to, że kierownik projektu nie powinien piastować to stanowisko, nie ma bowiem pojęcia o zarządzaniu dużymi, złożonymi przedsięwzięciami. Takie zadania wymagają solidnego przygotowania. Specjaliści mówią, że etap projektowania harmonogramu prac nad projektem jest bardzo ważny, jeśli nie najważniejszy w całym przedsięwzięciu. Jeśli nie poświęci się na niego wystarczająco dużo czasu i nie skorzysta z odpowiednich narzędzi planistycznych, nie będzie możliwe efektywne zarządzanie projektem, ani jego wykonanie zgodnie z oczekiwaniami zlecającego.
Harmonogram prac nad projektem może zostać sformułowany z zastosowaniem programu Taskbeat. Jest to program służący do planowania, zarządzania i kontrolowania wykonania projektu, bez względu na to, jaki jest jego zasięg i czego właściwie dotyczy. Dostęp do harmonogramu prac online dla wszystkich pracowników wchodzących w skład zespołu projektowego powoduje, że każdy może w dowolnym momencie sprawdzić, nad czym prowadzone są prace, jakie są kolejne priorytety w czasie realizacji przedsięwzięcia i czy wystąpiły pewne przesunięcia czasowe. W Taskbeat zarządzający projektem może kontrolować rzetelność wykonywania zadań przez pracowników zespołu projektowego, może zgłaszać swoje uwagi i weryfikować poszczególne czasy cząstkowe na realizację zadań projektowych. Jeśli harmonogram prac nie jest stworzony, jest to jedna z najpoważniejszych przeszkód w efektywnym zarządzaniu projektem.

Błędy pracowników

Brak wystarczającego zaangażowania w wykonywaną pracę nad projektem, zwolnienia lekarskie, urlopy na żądanie, czy też niekompetencja członków zespołu projektowego rzecz jasna wpływają negatywnie na jego przebieg i często prowadzą do uniemożliwienia efektywnego zarządzania projektem przez kierownika. Do swojego zespołu kierownik projektu powinien dobrać wyłącznie te osoby, z którymi dobrze będzie się mu współpracowało, które są rzetelne, uczciwe i odpowiedzialne. Pracując kilka lat z tymi samymi ludźmi wybór tych, którzy będą pracowali nad danym przedsięwzięciem, nie powinien stanowić żadnego problemu.
Znacznie trudniejsze wyzwanie stawiane jest przed kierownikiem projektu, którego zespół pracowniczy jest nowy, złożony z nowo rekrutowanych pracowników. Niezwykle trudno jest wyłącznie na podstawie aplikacji o pracę czy rozmowy kwalifikacyjnej rozpoznać, jak dana osoba będzie pracować nad projektem, jak zachowa się w stresującej sytuacji, czy też czy będzie skłonna do zaangażowanej pracy nad projektem. Stąd też mogą wynikać problemy z realizacją projektu, będące przeszkodą w efektywnym zarządzaniu nim.
Zły dobór pracowników to jedno, ale popełniane przez nich błędy, wynikające na przykład z ich niekompetencji, również mogą wpływać negatywnie na projekt i na zarządzanie nim. Jeśli nastąpi ich nagromadzenie, albo będą naprawdę bardzo poważne, wówczas wykonanie całego projektu w wyznaczonym czasie w harmonogramie prac, stanie się niemożliwe.

Komunikacja na linii pracownik – kierownik

Odpowiednia komunikacja pomiędzy wszystkimi członkami zespołu projektowego i samym kierownikiem tego zespołu jest kluczowa dla sprawnej realizacji przedsięwzięcia. Przede wszystkim, świadomość pełnej informacji powoduje, że pracownicy pracują w komfortowych warunkach. Komunikacje w trakcie zarządzania projektem kierownik może poprawić, stosując nowoczesne metody teleinformatyczne. Program Taskbeat.pl jedynie w tym pomoże.
Pracownicy muszą wiedzieć, że w każdym momencie mogą zapytać przełożonego o projekt, mogą zasięgnąć rady innych pracowników, wspólnie wypracowując odpowiedni system pracy nad projektem. Informacja jest bezcenna w dzisiejszym świecie, a więc także i dla projektu będzie miała ona bardzo duże znaczenie. Niedoinformowanie może powodować piętrzenie się problemów podczas wykonywania prac nad danym przedsięwzięciem. Często bywa i tak, że można by ich skutecznie uniknąć, gdyby w porę zostały dostrzeżone. Jedna informacja, sygnał o pojawiających się kłopotach, dla kierownika projektu oznaczałby możliwość zażegnania kryzysu projektowego w zarodku i ustrzeżenie się przed jego rozprzestrzenianiem.