Cykl życia projektu, czyli jak zbudować optymalne przedsięwzięcie

Metodyki zarządzania projektami definiują cykl życia, w którym realizowany jest projekt. Cykl ten dekomponuje projekt na fazy nazywane etapami zarządczymi, w ramach których realizowane jest zarządzanie projektem. Zakończenie każdej z faz jest związane z oceną projektu przez decydentów i zezwoleniu na kontynuacje prac. Dzięki temu odpowiedzialność biznesu jest ograniczona do jednego tylko etapu, który można efektywnie zaplanować i kontrolować, nie tracąc oczywiście z oczu oczekiwanego końcowego rezultatu projektu.

Pierwsze dwie fazy w cyklu życia projektu – przygotowanie i inicjowanie – związane są z przygotowaniem i zainicjowaniem inwestycji. Procesy zarządcze zachodzące w tych fazach mają za zadanie: W fazie przygotowania wybrać osoby decyzyjne, mogące wykonać pierwsze prace planistyczne oraz podjąć decyzję o ustanowieniu projektu W fazie inicjowania określić sposób, w jaki projekt będzie realizowany poprzez: stworzenie planów jakości, zarządzania ryzykiem, planu projektu, ustanowienia przeglądów projektu oraz systemu komunikacji, jak również określenie mierzalnych korzyści, jakie projekt ma osiągnąć. Opis tych korzyści wraz ze sposobem ich pomiaru będzie stanowił warunek konieczny istnienia projektu, nazywany jego uzasadnieniem biznesowym.

Można więc powiedzieć, że faza przygotowania projektu da odpowiedź na pytanie czy projekt warto realizować, faza inicjowania projektu odpowie na pytanie jak go przeprowadzimy. Projekt zostaje formalnie rozpoczęty wraz z rozpoczęciem fazy inicjowania. Od tego momentu odpowiedzialność za jego realizację przejmuje kierownik projektu.

Po zakończeniu fazy inicjowania projektu jest on zasadniczo gotowy do realizacji – zostały sporządzone plany: ogólny projektu oraz szczegółowy pierwszej fazy realizacji, zostały uzgodnione role i odpowiedzialność w zespole zarządzania projektem oraz ustalony system komunikacji i przeglądów projektowych. Projekt przechodzi do fazy realizacji, w której etapowo wykonywane są zaplanowane prace techniczne.

Po zakończeniu fazy realizacji projekt jest zamykany. W tej fazie upewniamy się, czy wszystkie produkty zostały dostarczone i odebrane przez klienta (wewnętrznego lub zewnętrznego), planujemy przegląd poprojektowy, rekomendujemy działania następcze oraz dokumentujemy doświadczenia. Projekt formalnie przestaje istnieć, natomiast rozpoczyna się eksploatacja jego produktów, która powinna przynieść korzyści określone w uzasadnieniu biznesowym projektu.

Realizacja każdego z etapów rozpoczyna się od uzyskania formalnej zgody na jego realizację. Podstawą do uzyskania zgody jest podsumowanie poprzedniego i przedstawienie planu kolejnego etapu zarządczego – biznes musi mieć pewność, że projekt jest wart dalszego ponoszenia nakładów.