Czy zarządzanie projektem się sprawdzi?

Czy zarządzanie projektem sprawdzi się w firmie?

Zarządzanie projektem polega na organizowaniu ludzi i zasobów niezbędnych do osiągnięcia określonego celu, pilnowania czasu i pieniędzy oraz tego jak realizowana jest wizja danego przedsiewziecia. Jeżeli w Twoim biznesie nie ma nikogo kto pilnuje realizacji zalozonego planu lub wizji, to być może zarządzanie projektami nie ma zastosowania w Twojej firmie. W praktyce jednak wszędzie tam, gdzie spotykamy się z biznesami odnoszacymi sukcesy w dlugim okresie czasu, ich pracownikami i menedżerami, tam wszedzie wyroznic mozna sprawny proces zarzadzania. Jednak w przyopadku niektorych biznesow zarzadzajacy nie wiedza dokładnie w jakim stopniu zarządzanie projektami sprawdzi się w ich firmie, lecz w rzeczywistości już dawno je zaimplementowali w swoich biznesach, czasami nawet nie wiedząc o tym, w innych przypadkach dana firma po prostu nie powstala z zamierzeniem osiagniecia zadnego okreslonego celu czy tez przetrwania na rynku. Fakt pozostaje jednak uniwersalnie prawdziwy dla każdego rodzaju biznesu: bez wielkiego szczęścia lub tez bez jakiejś formy zarządzania projektem nie da się osiągnąć zadnego konkretnego celu ani w krotkim, ani w dlugim okresie.

Czy warto skupić się na zarządzaniu projektem?

W przypadku biznesow ktore osiagaja sukces w dlugim okresie nie moze byc mowy o przypadku. Przypadek lub szczescie po prostu nie powtarza sie. Jeśli mimo wszystko wybierzesz szczęście jako metode zarzadzania, możesz mieć tylko nadzieję, że to wszystko się jakoś ułoży. Jezeli z gory potrafimy okreslic ze zalezy nam na kontynuowaniu biznesu w dlugim okresie nie ma innej mozliwosci niz wprowadzic pewne metody zarzadzania w firmie, ktore pozwola nam ten cel zrealizowac. Efektem dobrego zarzadzania jest jasna komunikacja z zespolem, okreslenie na czym polega dzialalnosc firmy, dazenie do osiagniecia celu niskim kosztem i przez mozliwie najmniejszy zespol liczbę ludzi. Jezeli wybierzemy zarzadzac biznesem, warto rozpatrywac zarzadzanie przez konkretne cele, zdefiniowac okreslone projekty prowadzace do ich osiagniecia. W kazdym projekcie warto okreslic realny cel do osiagniecia w konkretnym terminie przygotowac dobrze ułożony, realistyczny plan. Warto podkreslic na tym etapie slowo “realny”, poniewaz kazdy nierealny projekt mimo zastosowania zarządzania projektami, najlepszych programów oraz dobrych pracowników i tak się nie uda. Podstawą stworzenia realnego planu jest oparcie go o wyliczone etapy i okreslenie poszczegolnych krokow realizacji kazdego z etapow.

Metodyka

Metodyka jest pojęciem szeroko rozumianym. W tym kontekście metodyka to ogół zasad, które nakreślają w jaki sposób wykonać daną czynność.

Na przestrzeni wielu lat, przy realizacji projektów z różnych dziedzin (budownictwo, reklama, itd.), powstała potrzeba, by tą cenną wiedzę w jakiś sposób uporządkować.

W 1969 roku powstał Project Management Institute (PMI). Nadrzędnym celem tejże instytucji jest gromadzenie, analiza doświadczeń, by następnie je wykorzystać do rozpowszechniania metod odnośnie realizacji projektów. Następnie powstał zbiór reguł z zakresu zarządzania projektami. Ujęto je w przewodniku MPBok.

W tym samym czasie w Wielkiej Brytanii powstała metodyka Prince w oparciu o zasady ujęte w PROMPT (stosowano tę metodykę dla rządu Wielkiej Brytanii). Potem doszło do pojawienia się nowszej wersji tej pierwszej metodyki, której nadano nazwę Prince2.

Metodyka Prince2 bazuje na podstawie trzech głównych reguł. Po pierwsze: projekt ma zarówno swój początek, jak i koniec. Po drugie: trzeba tak “administrować” projektem, by zakończył się sukcesem. Po trzecie: każdy pracownik zaangażowany w prace musi znać cele danego projektu, stopień odpowiedzialności za jego prowadzenie czy też swoje obowiązki.

Metodyka PRINCE2

PRINCE2 dzieli prace na trzy następujące rodzaje:

Prace specjalistyczne, powodujące wytworzenie produktu
Prace zarządcze, związane z obsługą kontraktów, planów, raportów etc.,
Prace związane z zarządzaniem jakością.

Metodyka MPBok ukazuje projekt jako zespół czynności, które realizowane są przez określonych pracowników. Wszystko wykonywane jest przy limitowanych zasobach. Ważne, by działania takie było planowane, dopełnianie oraz kontrolowane. Istotnym aspektem jest tu czas, od którego ogół prac jest zależny. Każdy projekt tworzony jest zawsze w celu wykonania jakiegoś niepowtarzalnego produktu bądź usługi. Jest to praca nowatorska, której nikt wcześniej nie wykonywał. Do projektu zatrudniany jest zespół ludzi, który po ukończeniu prac zostaje rozwiązany.

Metodyka PMBOK

PMBOK dzieli wiedzę niezbędną dla menedżera na 9 obszarów. Są to:

Zarządzanie integracją projektu (działania zapewniające spójność projektu podczas jego trwania)

Zarządzanie zakresem projektu

Zarządzanie czasem w projekcie

Zarządzanie kosztem projektu

Zarządzanie jakością w projekcie

Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie

Zarządzanie komunikacją w projekcie

Zarządzanie ryzykiem w projekcie

Zarządzanie zamówieniami w projekcie

Oprócz tych metodyk, wyróżnia się jeszcze wiele innych zbiorów zasad. Te ważniejsze z nich to Scrum i TenStep.

Scrum skupia zespół ludzi, którzy są zaangażowani w prace nad projektem, ale ich role nie są określone. Powoduje to, że grupa sama uporządkowuje swoje działania. Wszystko to odbywa się w określonym terminie, który jest zwany “przebiegiem”. Następstwem takiego przebiegu winno być zawsze oddanie sprawnie działającego produktu. Jeżeli dana czynność nie zostanie wykonana w narzuconym czasie, co w konsekwencji może oznaczać opóźnienie prac całego zespołu, usuwa się te mniej istotne zadania.

TenStep, jak sama nazwa wskazuje, jest metodą dziesięciu kroków. Najprościej rzecz ujmując, chodzi o to, by projekt (jeśli mówimy o dużej idei) był obszerny, a to po to, by było jak najwięcej etapów do jego realizacji. Nie można jak najwcześniej zakończyć danego zadania, gdyż może ono być wykonane nieefektywnie. Wszystko trzeba robić rzetelnie, tak by cały projekt “nie popłynął”. Główną cechą tego systemu jest fakt, że każdy proces uruchamiany jest wtedy, gdy pojawi się taka potrzeba. Metodyka ta ma w sobie pewnego rodzaju sprężystość oraz bezpieczeństwo. Zespół projektowy zachowuje się zwykle w sposób niezmienny, dający się przewidzieć.

Motywacja

W zarządzaniu projektami bardzo ważna jest także motywacja. Nie zmotywowany pracownik będzie się w pracy nudził, robił zadania byle jak i ogólnie nie będzie efektywny. Jeśli zaś będzie posiadał motywację, zrobi zadania dobrze, będzie wypoczęty i może wymyślić jakiś sposób na zwiększenie tępa pracy. Zrobi to, bo mu będzie po prostu zależało. Będzie czuł, że firma o niego dba, więc i on zacznie dbać o firmę.

Na różnych stanowiskach motywacja przebiega w odmienny sposób. Niektórzy potrzebują zachęty finansowej, innych zmotywuje awans, a jeszcze innym wystarczy, że zostaną pochwaleni. Poniżej prezentuję sposoby motywowania pracowników na różnych stanowiskach.

Osobom zajmującym się badaniami rynku największą trudność sprawia żmudne zbierania informacji, selekcjonowanie ich, obrabianie i interpretowanie. Praca taka wymaga umiejętności analizy, krytycznego i obiektywnego spojrzenia na badany problem. Motywacja, poza nagrodami pieniężnymi, powinna polegać na wyeksponowaniu nazwiska badającego, na podkreślaniu tym samym jego odpowiedzialności za rzetelność i wartość wyników będących pomocą w podejmowaniu decyzji zarządczych. Opublikowanie wyników badań w postaci broszury, raportu, artykułu to również mocna motywacja.

Kreatorzy produktu to inżynierowie, technicy, technolodzy. Są oni bezpośrednio związani z walorami oraz użytecznością produktu produkowanego i sprzedawanego przez firmę. To na poziomie technologii kształtują się koszty, na podstawie których po dalszej kalkulacji ustalana jest cena. Dla tych pracowników marketingu ważna jest możliwość wyeksponowania ich autorskich osiągnięć konstrukcyjnych oraz powiązanie ich osiągnięć z sukcesami na rynku. Świetnie sprawdzają się w tej roli firmowe muzea i okolicznościowe wystawy, także we współpracy z instytucjami zewnętrznymi np. szkołami wyższymi, fundacjami wspierającymi młodzież.

Promocja jest tym narzędziem marketingu-mix, który daje największe pole do popisu osobom pragnącym zwrócić uwagę na firmę. Myślimy zatem o osobach samodzielnych, dobrze zorientowanych w asortymencie firmy, ekonomicznych i prawnych warunkach sprzedaży, a przy tym pomysłowych, umiejących słuchać i lubiących podtrzymywać kontakty. Motywacja powinna polegać tutaj na korzyściach finansowych (ale nie tylko pod postacią pieniędzy – również np. biletów do kina czy voucherów do restauracji) oraz na swobodzie wykonywania zadań.

Aby najkorzystniej dla przedsiębiorstwa skonstruować kierunki i warunki dystrybucji, trzeba posiadać dobrą znajomość rynku, geografii potrzeb aktualnych i ewentualnych partnerów, dobre bezpośrednie kontakty. Dlatego motywowanie tych pracowników powinno preferować satysfakcję z wyników pracy, dużą samodzielność, rozwój i karierę, natomiast wszystkie podmioty uczestniczące w sposób bezpośredni w tej działalności, tworzące kanały dystrybucji, powinny być satysfakcjonowane nie tylko korzyściami finansowymi, ale pomocą w sprzedaży – informacje to najlepsza i w sumie dość tania waluta, ale też dobrze są przyjmowane wspólne akcje promocyjne).

Motywowanie pracowników odpowiadających za finansową stronę działań marketingowych powinno wiązać się z partycypacją w wyniku finansowym firmy. Powinno się także przeznaczyć więcej czasu na monitorowanie branży pod kątem cen – każda zmiana cen surowców robocizny, kosztów stałych to impuls do adaptacji strategii cenowej. Szybka reakcja na wahania cen może przynieść znaczne korzyści.

Gdy wybrało się już metodykę i odpowiednio zmotywowało pracowników pozostaje tylko dokonać wyboru programu, który nam pomorze ostatecznie dotrzeć do końca projektu. Oto kilka takich programów:

DotProject – Profesjonalne narzędzie zaprojektowane, aby pomóc zorganizować i zaplanować swoją pracę. Istnieje forum, które jest dostępne ze strony głównej.
GanttProject – Darmowe narzędzie umożliwiające tworzenie wykresów Gantta oraz PERT , przydzielanie zasobów i planu współpracy. Narzędzie posiada bardzo pomocne forum użytkowników.
GroupCamp Projekt – Aplikacja umożliwia używanie wielu języków w ramach jednego konta i pozwala całemu zespołowi na posiadanie kalendarza zsynchronizowanego z zadaniami projektu. Jeszcze lepiej funkcjonuje przy użyciu Gmaila lub Google Apps.
Project HQ – aplikacja do zarządzania projektami i pracą grupową, rozwijana i udoskonalana. Udostępnia takie narzędzia, jak zintegrowane zarządzania systemem odpowiadania na masowe zapytania (ticketing system), definiowane końcowych faz projektów (milestones), listy zadań itp…
TaskBeat – Jest to rewolucyjnie prosta i sprawdzona aplikacja do zarządzania firmą. Aplikacja oferuje centralny panel zarządzania najważniejszymi funkcjami każdej firmy: ułatwia planowanie prac, pozwala na kontrolowanie kosztów. Korzystanie z TaskBeata poprawia wymianę informacji, komunikację w zespole. Dzięki TaskBeatowim możesz zaplanować zyski przedsiębiorstwa, a następnie kontrolować realizację własnych planów w czasie rzeczywistym. Aplikacja udowodniła skuteczność angażowaniu zespołów poprzez zastosowania punktowania wyników pracowników.

To był już ostatni krok. Wybierając metodykę, program i odpowiednio motywując pracowników uda się stworzyć dobry produkt i to o wiele szybciej niż konkurencja.