Czym jest zarządzanie projektem?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy zacząć od wyjaśnienia czym jest projekt. Istnieje wiele definicji tego terminu, ogólnie rzecz biorąc projekt (przedsięwwzięcie) to zbiór czynności podejmowanych do osiągnięcia założonego celu w wyznaczonym czasie i przeznaczonym na to budżecie.

W każdym projekcie powstaje niepowtarzalny produkt, usługa lub rezultat. Można także powiedzieć, że projekt to problem dla którego zaplanowano rozwiązanie. Przykładami przedsięwzięcia są np.:

Stworzenie nowego produktu lub usługi,
Budowa budynku,
Wdrożenie nowego procesu,
Wprowadzanie zmiany w stylu funkcjonowania przedsiębiorstwa

Każdy projekt nie zależnie czy to w przedsiębiorstwie czy instytucji np. administracji poblicznej ma charakterystyczne dla wszystkich projektów cechy:

Działania podejmowane są dla wywołania oczekiwanych rezultatów,
Jest przedsięwzięciem jednorazowym i w jego wyniku powstaje niepowatrzalny produkt lub usługa,
Określona struktura organizacji i jasny podział władzy,
Wyznaczony co do miejsca, czasu, kosztów i uwarunkowań,
Jasno określone grupy docelowe,
Duże ryzyko niepowodzenia, ale i duże potencjalne korzyści

Jedną z podstawowych cech projektu jest dążenie do celu; cel jest siłą napędową każdego przedsięwzięcia. Cele powinny spełniać kryteria SMART czyli być: Specific, Simple – konkretne i proste, Measurable – mierzalne, Achievable / Available – dostępne, Realistic – realne do osiągnięcia, Timed – określone w czasie.

Zarządzanie projektami to zastosowanie dostępnej wiedzy, umiejętności, narzędzi oraz technik w celu spełnienia potrzeb i oczekiwań zleceniodawców projektów.

Wykorzystywanie zarządządzania projektami pozwala nam na:

dopracowanie koncepcji i celu/celów projektu, w tym określenia, jaki problem należy rozwiązać i w jaki sposób to uczynić,
określenie struktury zarządzania projektem i zakresu obowiązków członków zespołów wspierających przeprowadzenie analiz wykonalności,
określenie parametrów czasowych, kosztowych i jakościowych,
przygotowanie szczegółowego planu projektu zawierającego dokładny opis prac do wykonania w podziale na zadania i czynności,
przypisanie odpowiednich środków, aby osiągnąć założone cele, realizacja planu projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem oraz monitorowanie wykorzystania środków (ludzkich, materialnych, innych),
podejmowanie niezbędnych działań naprawczych zmierzających do zapewnienia realizacji projektu w założonych ramach czasowych, kosztowych i jakościowych,
doprowadzenie projektu do formalnego zakończenia

Najczęściej popełniane błędy przy realizacji projektów to:

Nieprecyzyjne planowanie Brak strategii,
Ignorowanie czynników wpływających na trwałość korzyści uzyskiwanych dzięki wdrożeniu projektu,
Planowanie i wdrażanie zorientowane na działania a nie na cel,
Nieczytelne wskaźniki efektywności projektu,
Nieweryfikowalny wynik projektu,
Niedostosowanie projektu do potrzeb odbiorców,
Niepełna analiza sytuacji,
Słabe rozeznanie zagrożeń towarzyszących realizacji projektu,
Brak wspólnego postrzegania problemów, celów i założeń projektu,
Niespójność dokumentów ( np. wniosek i studium wykonalności)

Aby uniknąć błędów należy pamiętać, iż wdrażanie projektu to proces uczenia się, trzeba w porę zidentyfikować problem aby odpowiednio szybko zareagować. Powinniśmy mieć świadomość, iż projekt wymaga stopniowej ekspancji, a nie osiąganie niebotycznych celów. Szereg problemów związanych z realizacją projektów wynika z powodu ich nieprecyzyjnego zdefiniowana. Powoduje to, odmienne wyobrażenia dotyczące celów.