Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy zacząć od wyjaśnienia czym jest projekt. Istnieje wiele definicji tego terminu, ogólnie rzecz biorąc projekt (przedsięwwzięcie) to zbiór czynności podejmowanych do osiągnięcia założonego celu w wyznaczonym czasie i przeznaczonym na to budżecie.
W każdym projekcie powstaje niepowtarzalny produkt, usługa lub rezultat. Można także powiedzieć, że projekt to problem dla którego zaplanowano rozwiązanie. Przykładami przedsięwzięcia są np.:
Stworzenie nowego produktu lub usługi,
Budowa budynku,
Wdrożenie nowego procesu,
Wprowadzanie zmiany w stylu funkcjonowania przedsiębiorstwa
Każdy projekt nie zależnie czy to w przedsiębiorstwie czy instytucji np. administracji poblicznej ma charakterystyczne dla wszystkich projektów cechy:
Działania podejmowane są dla wywołania oczekiwanych rezultatów,
Jest przedsięwzięciem jednorazowym i w jego wyniku powstaje niepowatrzalny produkt lub usługa,
Określona struktura organizacji i jasny podział władzy,
Wyznaczony co do miejsca, czasu, kosztów i uwarunkowań,
Jasno określone grupy docelowe,
Duże ryzyko niepowodzenia, ale i duże potencjalne korzyści
Jedną z podstawowych cech projektu jest dążenie do celu; cel jest siłą napędową każdego przedsięwzięcia. Cele powinny spełniać kryteria SMART czyli być: Specific, Simple – konkretne i proste, Measurable – mierzalne, Achievable / Available – dostępne, Realistic – realne do osiągnięcia, Timed – określone w czasie.
Zarządzanie projektami to zastosowanie dostępnej wiedzy, umiejętności, narzędzi oraz technik w celu spełnienia potrzeb i oczekiwań zleceniodawców projektów.
Wykorzystywanie zarządządzania projektami pozwala nam na:
dopracowanie koncepcji i celu/celów projektu, w tym określenia, jaki problem należy rozwiązać i w jaki sposób to uczynić,
określenie struktury zarządzania projektem i zakresu obowiązków członków zespołów wspierających przeprowadzenie analiz wykonalności,
określenie parametrów czasowych, kosztowych i jakościowych,
przygotowanie szczegółowego planu projektu zawierającego dokładny opis prac do wykonania w podziale na zadania i czynności,
przypisanie odpowiednich środków, aby osiągnąć założone cele, realizacja planu projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem oraz monitorowanie wykorzystania środków (ludzkich, materialnych, innych),
podejmowanie niezbędnych działań naprawczych zmierzających do zapewnienia realizacji projektu w założonych ramach czasowych, kosztowych i jakościowych,
doprowadzenie projektu do formalnego zakończenia
Najczęściej popełniane błędy przy realizacji projektów to:
Nieprecyzyjne planowanie Brak strategii,
Ignorowanie czynników wpływających na trwałość korzyści uzyskiwanych dzięki wdrożeniu projektu,
Planowanie i wdrażanie zorientowane na działania a nie na cel,
Nieczytelne wskaźniki efektywności projektu,
Nieweryfikowalny wynik projektu,
Niedostosowanie projektu do potrzeb odbiorców,
Niepełna analiza sytuacji,
Słabe rozeznanie zagrożeń towarzyszących realizacji projektu,
Brak wspólnego postrzegania problemów, celów i założeń projektu,
Niespójność dokumentów ( np. wniosek i studium wykonalności)
Aby uniknąć błędów należy pamiętać, iż wdrażanie projektu to proces uczenia się, trzeba w porę zidentyfikować problem aby odpowiednio szybko zareagować. Powinniśmy mieć świadomość, iż projekt wymaga stopniowej ekspancji, a nie osiąganie niebotycznych celów. Szereg problemów związanych z realizacją projektów wynika z powodu ich nieprecyzyjnego zdefiniowana. Powoduje to, odmienne wyobrażenia dotyczące celów.
Comments are closed.