Czynniki efektywności przedsiębiorstwa

Na kształtowanie efektywności danego przedsiębiorstwa ma wpływ przede wszystkim jego struktura wewnętrzna, zasoby ludzkie i zaangażowany kapitał. Słowem- cała architektura wewnętrzna, jaką posiada każda firma.

Pojęcie organizacji

Architektura wewnątrz organizacyjna łączy w sobie zarówno materialne jak i osobowe zasoby. Tworzy się tym samym na gruncie prowadzenia działalności funkcjonalny i założenia efektywny organizm, który ma za zadanie zapewnić firmie trwałą przewagę konkurencyjną na rynku, na którym przyszło jej funkcjonować. Architektura wewnętrzna jest siecią różnorodnych kontaktów wewnątrz firmy i tworzą ją stosunki jakie istnieją między poszczególnymi pracownikami a zarządem firmy, jak i pomiędzy pracownikami tego samego szczebla organizacyjnego.

Na kształtowanie owych stosunków największy wpływ ma ustrukturyzowana organizacja firmy. Wyróżniamy kilka różnych typów struktury organizacyjnej. Jeśli mamy na przykład do czynienia ze strukturą w miarę spłaszczoną, to takie warunki będą na pewno sprzyjające dla powstawania nieformalnych stosunków we wnętrzu firmy, co przełoży się na poprawę jej efektywności jako całości. Taka sytuacja ma miejsce dlatego, że każdy członek organizacji czuje się współodpowiedzialny za podejmowane decyzje, w których zapadaniu aktywnie uczestniczył. Struktura spłaszczona hamuje co prawda pokłady kreatywności i zaangażowania pracowniczego, ale na pewno w o wiele mniejszym stopniu, niż tradycyjna struktura hierarchiczna. Ta ostatnia sprzyja unikaniu odpowiedzialności za dokonywane wybory i podejmowane działania. Pracownicy niższych szczebli przyjmują polecenia i rozkazy służbowe płynące od swoich przełożonych, czy też z zarządu firmy, jako obce decyzje, których ich osobiście wcale nie dotyczą. Przez to nie występuje zaangażowanie, ani odpowiedzialność za uzyskane wyniki, zwłaszcza te negatywne. Nikt nie przyznaje się do błędu sądząc, że to nie on podjął niewłaściwe decyzje.

Poprawie efektywności przedsiębiorstwa sprzyjają wirtualne spółki handlowe, które zajmują się tylko i wyłącznie prowadzeniem sprzedaży. W takich przypadkach pracownicy zajmują się działaniami kierunkowymi na handel, zaś finansami i logistyką, a także samym zarządzaniem, zajmują się wówczas zupełnie inne firmy. Takie „monotematyczne” spółki mają strukturę bardzo spłaszczoną i niesformalizowaną, bowiem pracownicy nie wymagają nadmiernej kontroli.

Kapitał finansowy firmy

To kolejny czynnik wpływający na efektywność przedsiębiorstwa oraz nadający określony kształt architekturze wewnętrznej organizacji. Kapitał do dyspozycji firmy jest zależny od jej rozczłonkowania na działy. Jeśli firma jest jedynie placówką handlową, nie potrzebuje dużych pieniędzy na np. wynajęcie biur i ich wyposażenie. Im większe oszczędności, tym firma z reguły staje się bardziej efektywna.

Kapitał ludzki

Zdecydowanie najbardziej istotni dla każdego przedsiębiorstwa są jego pracownicy, którzy stanowią też najważniejszy element dla architektury wewnętrznej. Od ludzi zależy jakie efekty będą uzyskiwane przez firmę. W każdym przedsiębiorstwie pracują ludzie o różnym stopniu wykształcenia i kwalifikacji. Procesami zarządczymi zajmują się zwykle doświadczeni właściciele lub wykwalifikowani ekonomiści, zaś obsługą najbardziej elementarnych prac, np. transportem, zajmują się ludzie o niższym wykształceniu, o niewielkich kwalifikacjach. Im lepiej będą przygotowani do wykonywania zawodu pracownicy organizacji, tym zwiększać się będzie automatycznie efektywność całego przedsiębiorstwa. Pracownicy muszą doskonale wiedzieć, co mają robić, jakie są cele ich dążeń, a także jakie cele ma cała organizacja. Tylko w takich warunkach są oni w stanie w odpowiednim stopniu zaangażować się w swoją pracę, a tym samym wydatnie podnieść efektywność swojej firmy. Nie jest jednak powiedziane, że wysoce wykwalifikowani i wykształceni ludzie będą w sposób odpowiedni wpływać na poprawę skuteczności działania przedsiębiorstwa. Muszą posiadać po prostu pewne predyspozycje do wykonywania pracy na danym stanowisku i wiedzieć, do czego zmierzają.

Nie wystarczy dla podniesienia efektywności zatrudnić pracowników z wysokimi tytułami naukowymi, ponieważ w większości firm bardziej liczy się nie wiedza teoretyczna, ale umiejętności praktyczne w połączeniu z doświadczeniem i biegłością w wykonywaniu konkretnych czynności. Nawet najlepsi pracownicy popełniają błędy, ale jest ich coraz mniej wraz z nabywaniem doświadczenia. Złe decyzje obniżają efektywność przedsiębiorstwa, stąd też młodzi pracownicy, którzy dopiero co skończyli studia, ale nie mieli jeszcze okazji pracować w zawodzie, nie będą oddziaływać pozytywnie na łączną efektywność firmy. W warunkach, gdy trzeba szybko podejmować decyzje i nie można pozwolić sobie na pomyłkę, nieocenieni są doświadczeni pracownicy.

Kultura organizacyjna

W każdej firmie istnieje pojęcie kultury organizacyjnej, która wyznacza pewien zbiór zasad i wartości wspólnych dla wszystkich członków grupy pracowniczej. Kultura może być sformalizowana, czyli określona z góry przez właściciela firmy, choć na ogół powstaje ona niezależnie od jego dyrektyw. Odpowiednia kultura w organizacji wpływa oczywiście na jej efektywność.

Nowoczesna kultura przedsiębiorstwa powinna opierać się na kilku ważnych regułach. Przede wszystkim, każdemu członkowi organizacji należy się szacunek, ponieważ jest on potencjalnym źródłem wszelkich korzystnych dla organizacji wartości. Należy podchodzić do pracy z optymizmem, cieszyć się z niej, integrować się ze współpracownikami oraz firmą jako ogółem. Trzeba dążyć do poszukiwania najlepszych rozwiązań problemów i zachęcać innych do tego samego działania. Pracownicy powinni inicjować zmiany, a właściciele firm je rozpatrywać w sposób jak najbardziej obiektywny. Należy przy tym mówić otwarcie o postrzeganych przeszkodach w rozwoju organizacji i jej efektywności, nawet jeśli opinia ta będzie sprzeczna ze zdaniem przełożonych czy kolegów z pracy. Jednocześnie, przełożeni powinni zapewniać komfort wypowiadania się swoich podwładnych, bez wyciągania przykrych konsekwencji, Naturalne jest to, że pracownicy nie będą mówić o tym, co im się nie podoba i co chcieliby zmienić w organizacji, jeśli za taką wypowiedzią będzie szło otrzymanie natychmiastowego wypowiedzenia pracy.

Jeśli w przedsiębiorstwie powyższe zasady nie będą respektowane, organizacja pozostanie zamknięta na zmiany, co w warunkach dynamicznie ewoluującego otoczenia będzie jednoznaczne z utratą jej przewagi konkurencyjnej na rynku. Ludzie pracujący w takiej firmie nie mają szans na rozwój, więc prędzej czy później rzucają taką pracę. Tym samym, organizacja jest pozbawiona możliwości zwiększania swej efektywności i skutecznego konkurowania na rynku.

Zewnętrzne czynniki poprawy efektywności

Wśród zewnętrznych czynników, które wpływają na poprawę efektywności przedsiębiorstwa, można wymienić system dystrybucji, konkurencję, wizerunek rynkowy oraz podejmowane innowacje. Wybór optymalnego systemu dystrybucji ma wpływ na to, jak efektywnie w sferze tej będzie funkcjonowała firma. Sposób dystrybucji powinien być dobrany nie tylko do charakteru docelowej grupy klientów, ale również z uwagi na specyfikę dystrybuowanych produktów. Przedsiębiorstwo może zdecydować się na dystrybucję ekskluzywną, selektywną i intensywną.

Dystrybucja ekskluzywna obejmuje małą liczbę pośredników sprzedających dobra lub usługi producenta. Stosowana jest wtedy, gdy danej firmie zależy na ścisłej kontroli całego procesu dystrybucji.

Dystrybucja selektywna pozwala na rozpowszechnianie dóbr lub usług producenta większej liczbie dystrybutorom. Nie uczestniczą w niej rzecz jasna wszystkie firmy handlowe, jakie istnieją na rynku. Taka dystrybucja polega na współpracy z wybranymi firmami, które mogą zapewnić przedsiębiorstwu uzyskanie odpowiedniego dotarcia produktów i usług do konsumenta. Wybór odpowiednich firm w tym względzie jest kluczowy dla zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa w sferze dystrybucji. Powinno się brać tu pod uwagę ponadprzeciętne zaangażowanie dystrybutora w sprzedaż produktów i usług.

Z kolei, dystrybucja intensywna dostarcza wyroby lub usługi szerokim kanałem, do każdego odbiorcy zainteresowanego zakupem. Im jest tych odbiorców więcej, tym wyższa jest efektywność dystrybucyjna firmy. Niestety, ale jednocześnie w tym przypadku mamy najmniejszą kontrolę nad sprzedażą naszych wyrobów czy usług.

Konkurencja

W skład każdej architektury zewnętrznej wchodzą firmy konkurencyjne względem naszego przedsiębiorstwa. Ich działalność wynika z istnienia barier wejścia na dany rynek przez nowe podmioty gospodarcze – a więc konieczności zgromadzenia odpowiednich zasobów kapitałowych i osobowych. Efektywność rynkowa w tym przypadku wynika z potencjału intelektualnego i kreatywności, jakimi charakteryzują się ludzie pracujący w danej organizacji.

Wizerunek

To najważniejszy element przekazywania informacji klientom, a jednocześnie łatwy sposób rozwiązywania problemów z oceną tych cech wyrobów, których klient nie może łatwo sprawdzić samodzielnie. Z czasem klienci polegają na dobrej reputacji związanej z daną marką. Jeśli przedsiębiorstwo będzie więc pracować nad swoją reputacją, która w oczach klientów będzie jak najlepsza, zwiększy się sprzedaż dóbr i usług firmy, a więc jej efektywność w funkcjonowaniu. Wizerunek firmy związany jest z takimi wartościami jak cena, dostępność dóbr i usług, szybkość dostaw, sposób załatwiania reklamacji, poziom obsługi klienta itp.

Innowacje

Innowacje pozwalają firmie na uzyskanie znaczącej, jakże wartościowej, przewagi nad konkurentami we wszelkich możliwych dziedzinach, takich jak: produkt, promocja, dystrybucja, obsługa klienta itp. Jest to już ostatni z czynników zewnętrznych, jakie mają wpływ na efektywność.

Efektywnie działająca firma to firma odnosząca sukcesy rynkowe, czyli organizacja pożądana przez każdego przedsiębiorcę. Należy wziąć sobie do serca czynniki efektywności, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, i dążyć do ich wdrażania w swoim przedsiębiorstwie.