Projekt 11

2014-04-27_005741

Wprowadzenie

Projekt 11 to nowoczesna agencja kreatywna. Z samego środka Poznania zajmuje się projektami graficznymi w dziedzinie reklamy drukowanej współpracując z klientami z całej Polski. Projekt 11 codziennie używa TaskBeat w celu organizowania zleceń klientów w systemie projektów i zadań. Postanowiliśmy porozmawiać aby dowiedzieć się jak TaskBeat sprawdza się w firmie. W tym celu przeprowadziliśmy krótki wywiad z Arkadiuszem Bogaczem, właścicielem agencji.

Czego oczekiwaliśćie po narzędziu?

Sprawdziliśmy wiele narzędzi na rynku, jednak oczekiwaliśmy narzędzia które pozwoli na dostosowanie sposobu pracy do sposobu pracy w jaki pracuje nasza agencja. Nasz problem to wiele które jednocześnie wymagają naszej uwagi, ponieważ znajdują się na różnym etapie. Prawie każdy projekt jest inny, podobnie jak nasi klienci. W miarę jak kolejne osoby dołączają do naszej firmy naszym problemem była efektywna komunikacja różnych szczegółów dotyczących zleceń naszych klientów. Chcieliśmy wybrać narzędzie które pomoże nam łatwo wymieniać się informacjami w zespole w sposób bardziej zorganizowany niż za pomocą e-maila. Jednocześnie nie wiedzieliśmy jak będziemy chcieli zarządzać projektami w przyszłości, więc interesowało nas coś co pozwoli na elastyczny sposób pracy.

Co was skłoniło do TaskBeat?

Oprócz samego narzędzia otrzymaliśmy pomoc w organizowaniu naszych projektów, co pozwoliło nam lepiej zrozumieć nie tylko narzędzie, ale również poznać bardziej efektywne sposoby pracy z klientami. Przekonał nas szybki i bezpośredni kontakt z zespołem, który wprowadził nas w system pracy projektowej. Podczas kilku szkoleń mieliśmy okazję pokazać jak trudno jest pracować nad wieloma tak różnymi zleceniami nad którymi najczęściej pracujemy jednocześnie. Podczas wideokonferencji zobaczyliśmy w jaki sposób można zorganizować pracę zespołu, w sposób który stopniowo przyspieszył postęp prac bez angażowania mnie w szczegóły każdego etapu każdego zlecenia.

Jakie korzyści odnieśliście z wdrożenia?

W miarę jak rejestrujemy coraz więcej projektów rośnie nie tylko baza doświadczeń, gotowych wzorów i sposobów postępowania z klientami, ale zaczynamy szybciej pracować i lepiej obsługiwać klientów, ponieważ każdy pracownik ma dostęp do pełnej historii ustaleń z klientami oraz projektów jakie obecnie są realizowane. Jedna funkcja, która szczególnie przypadła nam do gustu to możliwość duplikowania projektów, dzięki czemu możemy duplikować kroki zrealizowane w poprzednich projektach i dostosowywać zakres prac na podstawie

Czy mieliście jakieś kłopoty z narzędziem?

Początkowo zauważyliśmy kilka problemów technicznych, które były uciążliwe. Mogliśmy jednak ponownie liczyć na bezpośredni kontakt z zespołem i szybką reakcję programistów na dostrzeżone błędy, które zostały poprawione. Od tamtego czasu narzędzie działa jednak bezawaryjnie i nie mamy żadnych zastrzeżeń.

Czego oczekujecie w przyszłych wersjach?

Jedną z rzeczy o których często rozmawiamy to dalszy rozwój narzędzi pozwalających na zarządzanie relacjami z klientami, ponieważ zastosowanie TaskBeata u nas nie kończy się na obsłudze bieżących zleceń, ale może pozwalać na aktywne utrzymywanie kontaktuz klientami w celu realizacji przyszłych zleceń. W szczególności interesują nas plany dotyczące wysyłki maili do klientów wybranych w oparciu o rodzaj projektów, jakie realizujemy.