Efektywna komunikacja w firmie

Komunikacja jest procesem wydawałoby się mało skomplikowanym. Komunikat jest wysyłany od nadawcy do adresata, a po drodze mija szumy informacyjne, które mogą, aczkolwiek nie zawsze muszą, wpłynąć na modyfikację jego treści. Nie zawsze owe szumy, czy jak kto woli – zakłócenia, w ogóle występują. Komunikacja firmowa wpisuje się w kulturę organizacyjną każdej firmy. Kultura może być mocna, słaba, albo mało skuteczna w procesie podejmowania decyzji, niemniej jednak, nie ulega wątpliwości, że każda firma ma jakąkolwiek kulturę, choć może nie do końca zdawać sobie z tego faktu sprawę. Przed przystąpieniem do zaprezentowania opisu najbardziej efektywnych sposobów komunikacji, przedstawimy pojęcie kultury organizacyjnej i umiejscowienia procesu porozumiewania się pomiędzy pracownikami w jej ramach.

Kultura organizacyjna

Pod pojęciem kultura organizacyjna należy rozumieć zbiór pewnych wartości wyznawanych przez wszystkich pracowników firmy, jak również zbiór określonych schematów zachowań organizacyjnych w konkretnych sytuacjach. Powinny być one trwałe i jak najbardziej respektowane przez wszystkich pracowników przedsiębiorstwa, z najwyższym szczeblem zarządzania włącznie. Wartości i zachowania w ramach kultury organizacyjnej przejawiają się we wszelkich postawach przyjmowanych przez pracowników, w zasadach postępowania, a nawet zwyczajach i rytuałach poczynionych na gruncie firmowym. Kultura nie jest jednorodnym schematem działania, a zawiera wiele aspektów. Obejmuje swoim zakresem podstawowe wartości zapisane w misji istnienia firmy, jak i cele ekonomiczne, które niewątpliwie w dużej mierze wpływają na sens działalności firmy. Wyznaczają one pewne ramy funkcjonowania, granice, które za nic nie powinniśmy przekraczać. Nie należy zapominać, że mianem kultury organizacyjnej nazywa się także wszelkie formy współistnienia jednostek w ramach organizacji, a więc różnych sposobów porozumiewania się pracowników pomiędzy sobą, z klientami i kontrahentami. Kultura określa dokładnie sposób komunikowania się we wnętrzu organizacji i całej firmy z otoczeniem, w którym przyszło jej funkcjonować.

Tak właściwie, proces komunikowania się, jego styl i charakterystyczne elementy, stanowią jedną z najważniejszych części składowych kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Komunikacja nieuporządkowana, zbyt dowolna, przeszkadza organizacji w realizacji jej celów – rozprasza uwagę, zabiera czas, nakłada się na komunikaty niezbędne do prawidłowego działania organizacji, tworząc szumy informacyjne. Przyglądając się dokładnie różnym firmom jesteśmy w stanie zidentyfikować całkiem odmienne modele komunikacji wewnętrznej. W zdecydowanej większości dużych przedsiębiorstw pracownicy posiłkują się formalnym obiegiem informacji, który umiejscowiony jest w sztywnych, oficjalnych ramach, jak również obiegiem nieformalnym. Są firmy, które z kolei stawiają wyłącznie na przekazywanie sobie wewnątrz organizacji informacji korzystając z nieformalnych kanałów komunikacji, które na ogół są znacznie szybsze i bardziej efektywne, ale z drugiej strony o wiele bardziej narażone na zaistnienie szumów informacyjnych. Zasadniczo trzeba powiedzieć, że im więcej przeszkód formalnych stawia się sformalizowanemu obiegowi informacji, tym szybciej rozwija się obieg nieformalny, ponieważ dzięki niemu łatwiej przekazać pewne informacje i dane kolegom z innego działu.

Jak zarządzać informacją w firmie?

Nie ulega żadnym wątpliwościom, że w dobie środowiska informacyjnego, każde dane są na wagę złota. Informacja staje się niekiedy nie tylko towarem, który można sprzedać, lub przekazać w czyjeś ręce, ale jednocześnie również źródłem władzy. W dużych firmach, których struktura organizacyjna podzielona jest na osobne działy, bardzo ważne jest prowadzenie efektywnej, a co najważniejsze – jak najbardziej skutecznej komunikacji. Bez niej niemożliwe byłoby zrealizowanie projektów zakrojonych na szeroką skalę. Takie przedsięwzięcia wymagają, bowiem od wszystkich pracowników przedsiębiorstwa sporego zaangażowania, a więc również informowania siebie nawzajem o postępach prac, o pojawiających się problemach czy rozwiązaniach wcześniejszych kłopotów. Aby wzmocnić komunikację firmową i lepiej zarządzać informacją w przedsiębiorstwie, można w nim wdrożyć komputerowy system zarządzania, do którego dostęp otrzymają wszyscy pracownicy. Taki system komputerowej komunikacji pozwala na zwiększenie jej efektywności i po prostu w wielu przypadkach ułatwia życie pracownikom. Jeśli poszczególne działy nie porozumiewałyby się ze sobą, przepływ informacji byłby zablokowany, firma nie mogłaby normalnie funkcjonować. Ważne jest czuwanie nad odpowiednim kształtowaniem zarządzania informacją i kontrolowanie przebiegu informacji w firmie, który powinien być jak najbardziej sprawny. Zarządzaniem informacją w firmie powinien zajmować się menadżer lub kierownik działu i to w jego gestii leży takie wypracowanie struktury obiegu informacji, aby stał się on jak najbardziej efektywny.

Etapy budowania sprawnego systemu komunikacji

Każdy menadżer podejmujący się budowy efektywnego systemu przekazywania i wykorzystywania informacji przepływających w ramach przedsiębiorstwa, powinien skoncentrować się na kilku kluczowych kwestiach, do których m.in. można zaliczyć takie działania jak:

• Identyfikowanie problemów i przedstawianiu ich w dostępnej postaci możliwej do rozwiązania.

• Wytyczanie możliwych sposobów rozwiązywania mniej lub bardziej poważnych problemów, pojawiających się na każdym z etapów podejmowanego przedsięwzięcia.

• Formułowanie w sposób jak najbardziej jasny i czytelny dla wszystkich pracowników długoterminowych celów, odrębnych dla wszystkich obszarów funkcjonowania danego przedsiębiorstwa.

• Analizowanie możliwości własnego działu, pionu, czy sekcji firmy na rzecz realizacji konkretnego zadania.

• Określanie pozycji firmy w otoczeniu bliższym i dalszym oraz reagowanie na zmiany zachodzące w tychże otoczeniach.

• Wytyczanie strategii osiągania uprzednio założonych celów.

• Kreowanie w sposób najbardziej dostępny i możliwy do zrealizowania wartości ważnych dla prawidłowego rozwoju i organizacji przedsiębiorstwa.

Nowe modele komunikacji

W dzisiejszych czasach komunikowanie się w organizacji wygląda zupełnie inaczej niż kiedyś, a to za sprawą zmian wprowadzonych w zakresie kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Komunikacja, wiedza i informacja zyskały na znaczeniu, od kiedy ludzie zrozumieli, jak są one ważne dla odnoszonego przez przedsiębiorstwo sukcesu. Bez sprawnej komunikacji pomiędzy pracownikami, przedsiębiorstwo nie ma żadnych szans na zrealizowanie założonych celów strategicznych.

Na takim stanie rzeczy na pewno zyskują wszyscy pracownicy aktywni, zaangażowani w działalności firmy, przedsiębiorczy i kreatywni, posiadający gruntowne wykształcenie, nie bojący się podejmować nowych wyzwań. Niestety, ale niesie to za sobą także straty, które odczuwają wszyscy pracownicy niepotrafiący dostosować się do nowych warunków. Tacy ludzie potrafią latami trwać w utartych schematach, ponieważ boją się wszystkiego co nowe. Zmiana oznacza dla nich zawsze zmianę na gorsze, a nie poprawę własnej sytuacji. Stare schematy myślowe i zwyczaje w zakresie podejmowania działań, w nowoczesnych warunkach otoczenia raczej się nie sprawdzają.

Sprawna komunikacja jest pojęciem zwykle bardzo odległym dla urzędów i dużych, państwowych zakładów pracy. Nie potrafią one zmodernizować swojej kultury organizacyjnej, a więc również zmienić trybu porozumiewania się we wnętrz organizacji i na zewnątrz. Przez takie zachowanie tracą intratne kontrakty i borykają się ze sporymi kłopotami natury finansowej i organizacyjnej. Takie starodawne myślenie nie przynosi niczego dobrego firmie, ponieważ blokuje to podejmowanie ciekawych projektów, które mogłyby całkowicie odmienić oblicze danej firmy. Nie pozwala to także na rozwijanie się na rynku, na którym funkcjonuje dane przedsiębiorstwo.

Wdrażanie nowych sposobów porozumiewania się, kształtowanie jak najbardziej prorynkowej kultury organizacyjnej jest bardzo ważne dla wszystkich firm, które chcą iść z duchem czasu i odpowiadać na coraz to bardziej wygórowane oczekiwania klientów. W dzisiejszych czasach najważniejszy jest klient i przedsiębiorstwo powinno zrobić wszystko, aby go w możliwie najszerszym zakresie zadowolić. Niestety, wiąże się to z ciągłymi przeobrażeniami w firmie, jej strukturze organizacyjnej, schematach porozumiewania się, a więc również w samej kulturze firmowej.

Istnieje silny opór społeczny w zakresie wprowadzania zmian. Najczęściej dotyczy on starszych pracowników i kadry zarządzającej, która boi się utraty zajmowanych stanowisk pracy. Każda zmiana skutecznie burzy dotychczasowy porządek, narusza w pewien sposób spójność organizacji, ale na ogół przynosi całkiem dobre, lepsze od wcześniejszych, rozwiązania. Zmiany wywołują emocje, często negatywne, które są źródłem, powstawania konfliktów. Tu również pojawia się konieczność komunikacji firmowej. Jeśli każdy z pracowników zostanie poinformowany o tym, na czym polega zmiana, dlaczego jest przeprowadzana i jakie rezultaty ma przynieść, na pewno w sposób racjonalny podejdzie do jej oceny.

Efektywna komunikacja w firmie jest wypadkową podejmowania przeróżnych działań. O jej kształcie decydują menadżerowie, kierownicy i dyrektorzy, czyli wszystkie te osoby, w których w zakresie kompetencji leży podejmowanie ważnych decyzji. Bardzo ciekawym, skutecznym sposobem na zwiększenie efektywności komunikacji w przedsiębiorstwie, jest zastosowanie w tym zakresie najnowocześniejszych rozwiązań komputerowych. Istnieją już programy do zarządzania informacją, dlatego też nic nie powinno leżeć na przeszkodzie ku im wdrożeniu na gruncie każdego, nowocześnie myślącego przedsiębiorstwa. Mogą one przełożyć się na lepsze doinformowanie wszystkich pracowników, a przecież pracownik posiadający rozległe informacje na temat danego przedsięwzięcia i celów, do których stara się dążyć przedsiębiorstwo, pracuje o wiele bardziej efektywnie. Niewiedza jest największym wrogiem sprawności działania nowoczesnych firm.