Efektywne zarządzanie zadaniami

Ważnym elementem pracy w każdej firmie jest sprawne rozdzielanie zadań między poszczególnymi pracownikami. Co zrobić, by co chwilę nie musieć zwoływać zbędnych spotkań, które i tak ostatecznie nie dają spodziewanego efektu? W dzisiejszych czasach istnieje wiele aplikacji ułatwiających pracę, prostych w obsłudze, a co najważniejsze wprowadzających porządek i jasno pokazujących nad czym w danej chwili każda osoba powinna się skupić i co konkretnego ma do wykonania.

Elektroniczny kalendarz

Podstawą działania tychże aplikacji jest opisane już rozdzielenie zadań między członków zespołu. Są to swego rodzaju „elektroniczne kalendarze”, ponieważ zaczynając od przypisania zadania, kończąc na jego zrealizowaniu przez naszego pracownika mamy wgląd we wszystko, co działo się „pomiędzy”.

Dlaczego sprawniej?

Załóżmy, że dziś rano spędzisz około 20 minut na rozmowie z pracownikiem, któremu musisz przekazać ważne zadanie. Ma być zrobione na jutro, więc musisz powiedzieć mu wszystko zanim wyjdziesz z biura, bo później jedziesz na umówione spotkanie z klientem. Poza tym masz przecież jeszcze inne obowiązki. Zadanie „wisi” w firmie od miesiąca, bo z jakiegoś powodu nie dało się wykonać go wcześniej. Starasz się przypomnieć sobie o co dokładnie chodziło, nie do końca wszystko pamiętasz, w dodatku ktoś przełożył teczkę z dokumentacją. Pracownik chce więcej informacji, więc ma dużo ważnych pytań, ale Ty nie masz już czasu na nie odpowiedzieć, bo przecież klient czeka. A co jeśli masz każdego ranka choćby trzech takich pracowników?

1. Aplikacje mają tą wielką zaletę, że wszystko zapamiętają za Ciebie – nawet jeśli była miesięczna przerwa w realizacji zadania ono nadal będzie czekało.

2. Dzięki funkcji komentowania od samego początku tworzycie historię zadania, która zawiera wszystkie informacje, a co za tym idzie, każdego ranka zyskujesz co najmniej wspomniane już 20 minut.

3. Nie musisz zastanawiać się gdzie leży teczka z dokumentami, bo jesteś w stanie wszystko zeskanować i załączyć jako plik.

4. Dzięki funkcji przypisywania zadań do innych użytkowników w momencie kiedy pracownik wykonał to, co do niego należało, lecz jeśli wymaga ono realizacji przez kogoś innego, od razu może przekazać je dalej.

5. Warto wykorzystać opcję powiadomień, bo dzięki temu nie musisz bać się, że gdy wyjdziesz z biura coś „wybuchnie”. Każda zmiana może być wysyłana na Twoją skrzynkę e-mail a dzięki temu cały czas masz kontrolę nad pracą zespołu. W razie potrzeby jesteś w stanie szybko zainterweniować.

6. Sprawdzaj raporty dzienne z pracy Twojego zespołu, dzięki temu oszczędzisz kolejne minuty. Mimo tego, że cały dzień spędziłeś poza biurem wiesz dokładnie co dziś zostało wykonane a co nie.

Opisane wyżej punkty to tylko część funkcji, które warto wykorzystać. Oczywiście jest ich więcej a aplikacje te różnią się od siebie, więc każdy jest w stanie znaleźć taką, która będzie mu odpowiadała, od prostych po bardziej skomplikowane. Dzięki temu zadania będą bardziej przejrzyste co daje większe szanse na ich sprawną realizację.