Etapy zarządzania projektami

System Zarządzania Projektami (z ang. Project Management Systems – PMS) stanowi elastyczne i rozbudowane rozwiązanie zarządzania projektów, skierowane do przedsiębiorstw i organizacji zorientowanych projektowo – od momentu tworzenia projektu po planowanie projektów, w tym zasobów i czasu , ich realizację i rozliczanie, w tym zadaniowe, czasowe i finansowe.

Są znakomitym rozwiązaniem dla organizacji, które potrzebują ścisłej koordynacji oraz normalizacji projektów i działań kierowników projektów oraz członków zespołów projektowych, scentralizowanego zarządzania zasobami oraz zaawansowanych raportów dotyczących planowania, monitorowania i rozliczania projektów oraz zasobów dedykowanych do ich realizacji.

Korzyści wdrożenia Zarządzania Projektem:

· usprawnienie planowania, realizacji i rozliczania efektów prowadzonych projektów, gdzie projektem może być każde działanie zorientowane na realizację określonego celu;

· dostęp do statusu realizacji projektów, zarówno pod względem wykorzystania zasobów, czasu i środków finansowych – oraz umożliwia wgląd w różnorodność zadań wykonywanych w przedsiębiorstwie, pozwalając na lepsze analizy i podejmowanie trafniejszych decyzji;

· usprawnia zarządzanie pracą (planowanie, realizacja i rozliczenie), prowadzi do obniżenia kosztów, podniesienia jakości i skrócenia czasu realizacji projektu;

· ułatwia efektywne przypisywanie osób, czasu i zasobów do projektów;

· usprawnia udostępnianie i koordynowanie informacji, ułatwiając członkom zespołu uczestniczenie w projektach, opracowywanie raportów z postępu prac i wspólną pracę nad realizacją projektów.

Ogólnie, system zarządzania projektem można opisać jako szereg współzależnych i współdziałających podsystemów, do których zaliczają się kontrola, planowanie, informacja, metodologia, kultura, organizacja i zasoby ludzkie. Te podsystemy odgrywają istotną rolę w procesie zarządzania każdym projektem i każdy z nich może zadecydować o powodzeniu bądź porażce projektu.

Poszczególne etapy zarządzania projektem w modelowej sytuacji przedstawiają się w sposób następujący:

· Ogłoszenie idei projektu,

· Zapoczątkowanie działań,

· Planowanie zadań z podziałem na poszczególnych członków zespołu,

· Wykonanie zadań,

· Kontrola i weryfikacja wcześniej postawionych założeń,

· Planowanie i wykonywanie dotychczas nie zrealizowanych zadań,

· Kontrola finalna projektu.

Na czym polega organizowanie wykonawstwa projektu?

Pozyskiwanie środków finansowych na realizację projektu,

Zebranie niezbędnych do przeprowadzenia projektu funduszy często jest trudne. Nie istnieje niestety sposób, który umożliwiłby zebranie w ciągu kilku dni niezbędnych pieniędzy, niemniej jednak pozostaje to kluczową kwestią w urzeczywistnianiu projektu. Wiele było już projektów, które nie mogły zostać zrealizowane z powodu braku funduszy.

Planowanie podziału zadań ze zakresu wykonawstwa projektu,

Wielu ludzi trudno przekonać do planowania. Uważają oni, że planowanie to marnowanie czasu, że życie i tak przyniesie to, co ma przynieść. Jednak brak planowania, skrócenie perspektywy do „tu i teraz” jest niestety dość wyboistą drogą do sukcesu. Ci, którzy nie planują, zderzają się z trudnościami, do których nie są przygotowani, co drastycznie zmniejsza ich szanse na skuteczne działanie.

Poszukiwanie dostawców i podwykonawców projektu,

Znalezienie właściwego i dobrego sprzętu również jest konieczne. Kto nam dostarczy sprzęt który potrzebujemy? Oczywiście należy znaleźć odpowiedniego (zaufanego – oferuje produkty wysokiej jakości) dostawcę. Lecz sprzęt to nie wszystko należy również pamiętać o pracownikach z odpowiednimi umiejętnościami.

Kontraktowanie dostaw i usług,
Opracowanie systemów motywacyjnych wykonawstwa projektu,

Motywacja jest dobrym sposobem na zwiększenie produktywności. Jeśli zmotywuje się pracowników premią czy możliwością awansu pracownik naturalnie zacznie sie bardziej przykładać do wykonywanych zadań. Efektem tego będzie lepiej, dokładniej wykonany produkt końcowy projektu.

Opracowanie systemu zapewnia jakość projektu,
Zatwierdzanie przez kierownictwo organizacji wykonawstwa projektu.

Jednym z bardziej ogólnych i uniwersalnym podziałem projektu, jest podział w którym wyróżniamy podstawowe etapy:

1. Zdefiniowanie Projektu,

2. Planowanie,

3. Realizacja,

4. Kontrola Projektu,

5. Zakończenie.

Etap 1 Zdefiniowanie projektu

Początkiem projektu jest na pewno uświadomienie sobie określonej potrzeby – nowego produktu. Potrzeba ta staje się impulsem do tworzenia koncepcji jej zaspokojenia, a ostateczny wybór sposobu zaspokojenie potrzeby, a więc wybór projektu (zdefiniowanie projektu) staje się podstawą wszystkich pozostałych etapów. Wybór projektu jest uzależniony od różnych czynników, zarówno zewnętrznych – związanych przykładowo z zapytaniami ofertowymi, przetargami, zleceniami zewnętrznymi, jak i wewnętrznych, związanych z możliwościami firmy, zasobami, umiejętnościami pracowników i zarządu.

Zdefiniowanie projektu można podzielić na podetapy:

· określenie potrzeb,

· zbieranie danych,

· wybór narzędzia, który pozwoli zaspokoić potrzebę,

· wyznaczenie celów strategicznych,

· wyznaczenie poziomu ryzyka i jego identyfikacja,

· szacowanie zasobów i wyznaczenie potencjalnego zespołu,

Etap 2 Wybór projektu

Wybór projektu daje możliwość sporządzenia planu działań i organizowania wykonawstwa projektu. Najczęściej na początku przygotowywany jest plan wstępny, który uwzględnia wszystkie wymagania związane z realizacją projektu oraz korzyści, jakie on przyniesie firmie. Następnie przygotowuje się plan szczegółowy, który określa kamienie milowe, strukturę podziału prac oraz zapotrzebowanie na zasoby w trakcie realizacji projektu.

Plan projektu jest używany w celu:

· kierowania realizacją prac na projektem,

· udokumentowania założeń planistycznych,

· udokumentowania decyzji planistycznych dotyczących wybranych alternatyw,

· ułatwiania komunikacji pomiędzy stronami zainteresowanymi projektem,

· zdefiniowania treści, zakresu i czasu ocen realizacji projektu przez zarząd oraz

określenia wymogów dla pomiaru i oceny stanu zaawansowania realizacji prac nad projektem i osiągniętych wyników.

Wybór projektu można podzielić na podetapy:

· Szczegółowa analiza danych,

· Określenie zakresu:

o produktów końcowych,

o norm jakości,

o zasobów,

o działań,

· Stworzenie ogólnego planu działania,

· Zaplanowanie budżetu i wydatków,

· Określenie struktury pracy,

· Powołanie zespołu projektowego,

· Określenie procedur komunikacji i jakości,

· Szacowanie ryzyka,

· Określenie uwarunkowań projektu,

· Zatwierdzenie lub odrzucenie projektu.

Etap 3 Realizacja projektu

Etap realizacji pozwala na wykonanie wcześniej zaplanowanych działań. Oczywiście szczegółowe metody jego realizacji zależą od specyfiki projektu. W trakcie realizacji istnieje potrzeba prowadzenia ciągłej kontroli i koordynacji prowadzonych prac.

Realizacje projektu można podzielić na podetapy:

· Pozyskanie zasobów,

· Motywowanie zespołu,

· Aktualizacja planów,

· Realizacja zaplanowanych prac.

Etap 4 Kontrola Projektu

Faza kontroli przebiega tak naprawdę przez cały okres trwania projektu, poprzez kontrolę jego postępu, weryfikację czy wykonujemy to co zostało zaplanowane i zarządzanie ewentualnymi odchyleniami wraz z ustaleniem dopuszczalnego zakresu odchyleń (zarządzanie przez wyjątki).

Procesy kontroli obejmują:

· kontrolę kompleksową – koordynowanie zmian w przekroju całego projektu,

· kontrolę zmiany zakresu – kontrolowanie zmian zakresu projektu,

· kontrolę harmonogramu – kontrolowanie zmian w harmonogramie realizacji operacji lub działań projektu,

· kontrolę kosztu – kontrolowanie zmian w budżecie projektu i jego realizacji,

· kontrolę jakości – monitorowanie specyficznych wyników projektu w celu określenia, w jakim stopniu spełniają one wymogi standardów jakościowych i określenie sposobów eliminacji ewentualnych przyczyn oraz dyfuzję wyników – gromadzenie i przekazywanie informacji o stanie zaawansowania i osiąganych wynikach.

Kontrolę projektu można podzielić na podetapy:

· Kierowanie, śledzenie, przewidywanie, kontrola:

o zakresu,

o jakości,

o czasu,

o kosztów,

· Zarządzanie ryzykiem,

· Weryfikacja zakresu projektu,

· Weryfikacja celu projektu,

· Audyt techniczny i finansowy.

Etap 5 Zakończenie projektu

Ostatnia faza, zakończenie projektu, ma na celu ustalenie, czy założenia zostały zrealizowane? Jeśli tak to w jakim stopniu, jeżeli nie to dlaczego? czy produkt końcowy odpowiada wymaganiom zleceniodawcy, wymaga sporządzenia raportów końcowych, a wielu przypadkach stworzenia również sytemu obsługi (utrzymania) produktu u jego użytkownika.

· Czy rezultaty projektu były zgodne z oczekiwaniami klienta?

· Czy rezultaty były zgodne z oczekiwaniami kierownika projektu?

· Czy zespół projektowy wykonał poszczególne zadania zgodnie z planem?

· W jaki sposób zebrane informacje mogą być przydatne w realizacji kolejnych projektów?

· Czy metodologia zarządzania projektami sprawdziła się i czy zespół projektowy postępował zgodnie z tą metodyką?

· Jakie wnioski można wyciągnąć z realizacji projektu?

Liczba i rodzaj etapów, a także ich nazwy determinowane są przez charakter projektu oraz przez organizację zarządzającą projektem. Liczba faz projektu polegającego na opracowaniu specjalistycznego oprogramowania będzie odmienna od liczby faz projektu budowlanego, czy też opracowania nowego leku.

Oczywiście, w zależności od indywidualnych potrzeb, przedsiębiorstwa formułować mogą własne etapy i stosować odmienny podział realizowanych przez siebie projektów na określone fazy. Na przykład firma z branży informatycznej może zastosować taki podział:

– rozpoznanie potrzeb,

– definicja wymagań,

– projektowanie systemu,

– wdrożenie,

– testowanie,

– obsługa.

Zakończenie projektu można podzielić na podetapy:

· Finalizacja produktów,

· Przeglądy i formalne akceptacje,

· Przygotowanie rozliczeń końcowych,

· Przeniesienie odpowiedzialności za przedmioty odbioru,

· Ocena projektu,

· Tworzenie dokumentów końcowych,

· Archiwizacja dokumentów,

· Uwalnianie i przekierowanie zasobów,

· Oddelegowanie członków zespołu do innych działań,

· Nagłośnienie sukcesu projektu.