Importowanie e-mail

TaskBeat wprowadza eksperymentalny program pomocniczy pozwalający na importowanie e-maili bezpośrednio do systemu projektów i zadań. Dzięki narzędziu teraz możliwe jest podłączenie systemu pod dowolną skrzynkę IMAP i importowanie prowadzonych konwersacji bezpośrednio do systemu zadań.

importowanie-email

Przykładowe zastosowania

Scenariusz 1: Zespół handlowy może swobodnie wymieniać e-maile z klientami, którzy nie mają dostępu do systemu zarządzania. Ustalenia prowadzone z klientami mogą być automatycznie przyporządkowane do zadań klientów takich jak: pozyskanie klienta, prowadzenie negocjacji z klientem czy realizacja projektu klienta. Dowolny pracownik prowadzący korespondencję z klientem (odbierający e-mail od klienta lub wysyłający e-mail do klienta) może zaimportować go do systemu zadań za pomocą jednego kliknięcia i usunąć zaimportowaną wiadomość. Tym samym pracownik udostępnia poczynione ustalenia z klientem wszystkim pozostałym członkom zespołu handlowego, którzy widzą aktywność w konkretnym zadaniu klienta i mogą dowolnie priorytetyzować dalsze prace. Importowane wiadomości dotyczące standardowych negocjacji z klientem w ten sposób nie pozostają uwięzione w skrzynce e-mail i nie rozpraszają uwagi użytkownika.

Scenariusz 2: Pracownik kontaktujący się z klientem może wysłać e-mail z ofertą za pomocą wybranego programu i systemu poczty e-mail. Wysłana wiadomość może być automatycznie zaimportowana jako nowe zadanie handlowe i udostępnione pozostałym członkom zespołu handlowego. Utworzenie nowego zadania powoduje utworzenie nowego potencjalnego klienta na liście kontaktów zespołu. Dowolny członek zespołu handlowego może przeglądać listę kontaktów, zidentyfikować klientów, z którymi nie prowadzono korespondencji od dłuższego czasu i ponowić kontakt handlowy z dawno niekontaktowanymi klientami. W ten sposób rozpoczęte kontakty handlowe nie pozostają zapomniane wraz z utratą kontaktu, brakiem odpowiedzi czy też rotacjami w dziale handlowym, ale zostają zachowane i mogą podlegać priorytetyzowaniu i dalszym pracom do czasu zamknięcia negocjacji.

Możliwe zastosowania

Narzędzie przeznaczone jest dla zespołów handlowych i projektowych prowadzących wiele projektów jednocześnie, które chcą dramatycznie zwiększyć efektywność jednocześnie prowadzonych negocjacji, typowo zwielokratniając liczbę skutecznych kontaktów handlowych z kilkunastu do nawet kilkudziesięciu dziennie.

Narzędzie doskonale uzupełnia dotychczasowe metody integracji e-mail, które pozwalają na tworzenie nowych zadań i kontynuowanie ustaleń w istniejących zadań na podstawie e-maili wysyłanych przez użytkowników systemu. Zastosowanie narzędzia pozwala w ten sposób na integrację wiadomości przychodzących do firmy, np. w postaci zapytań ofertowych od nowych klientów.

Korzyści zastosowania

Typowy zespół handlowy składający się z trzech osób prowadzi około 45 konwersacji e-mail z klientami dziennie, przy czym dalsze zwiększanie liczby kontaktów nie jest możliwe z zastosowaniem tradycyjnych metod zarządzania pocztą e-mail, a dotychczasowe metody przyczyniają się do wielu powtórzeń, opóźnień i błędów. Zastosowanie narzędzia pozwala na centralizowanie ustaleń oraz delegowanie i priorytetyzowanie odpowiedzialności za prowadzenie dalszych etapów negocjacji z klientami, dzięki czemu możliwe jest zwielokrotnienie liczby kontaktów handlowych w zespole o każdej wielkości.

1. TaskBeat pozwala teraz na szybszą współpracę w zespole i lepszą obsługę klienta. Szybsza współpraca realizowana jest poprzez dalszą eliminację błędów w obsłudze, opóźnień w odpowiedziach, a także obciążenia pracowników i kierowników e-mailami rozsyłanymi po wielu skrzynkach lub zagubionych w konkretnej skrzynce pracownika.

2. Dzięki ujednoliconemu widokowi Klienci użytkownicy systemu mogą budować jednolitą bazę danych kontaktowych niezbędnych w celu realizacji zadań handlowych, wykonywania zleceń i prowadzenia projektów na rzecz klientów. Dodatkowo wymiana informacji kontaktowych pomiędzy różnymi działami firmy jest szybsza.

3. Dzięki możliwości budowania listy współdzielonych kontaktów handlowych na podstawie zawartości skrzynek poszczególnych pracowników, budowanie wspólnej listy kontaktów jest szybsze i prostsze, jak również pozbawione duplikacji dzięki możliwości identyfikowania kontaktów już istniejących w bazie i automatycznego przyporządkowywania ich do konwersacji e-mail.

4. Dzięki możliwości automatycznego załączania ustaleń z klientami obsługa klientów jest pozbawiona powtórzeń i błędów, a także przyczyna się do eliminacji opóźnień w obsłudze zgłoszeń i zleceń klientów. Centralizacja ustaleń prowadzonych z klientami powoduje lepszą i bardziej sprawną obsługę klientów w różnych działach, m.in dziale handlowym, projektowym, serwisowym.

5. Dzięki możliwości sortowania kontaktów po dacie ostatniej aktywności możliwe jest identyfikowanie potencjalnych klientów z którymi firma nie kontaktaktowała się od dłuższego czasu i szybkie ponawianie kontaktów handlowych. Dzięki centralizacji informacji o ostatnim kontakcie dowolny pracownik firmy posiada wgląd i możliwość ponowienia kontaktu, a także sprawdzenia statusu i ostatnich ustaleń z dowolnym klientem firmy.

Bezpieczeństwo

Narzędzie funkcjonuje jako zewnętrzna aplikacja, dzięki czemu nie jest konieczne udostępnianie czy wysyłanie hasła dostępu do systemu pocztowego żadnym zewnętrznym systemom. Dzięki zastosowaniu narzędzia jako aplikacji pomocniczej zarówno zawartość skrzynki pocztowej, jak i hasła dostępu obsługiwane są za pomocą lokalnej aplikacji na lokalnym komputerze. Na żadnym etapie nie jest konieczne udostępnianie hasła czy dostępu do poczty zewnętrznym usługom. Dzięki zastosowaniu aplikacji lokalnej jedynie wybrane wiadomości wysyłane są do systemu TaskBeat.

Status realizacji

Projekt aplikacji pozwalającej na importowanie e-maili znajduje się w fazie Alpha. Faza alpha oznacza gotowość do dalszego rozwoju projektu przed udostępnieniem oprogramowania do testów wybranej grupie użytkowników w fazie Beta. Narzędzie zostało zaprojektowane pod kątem oczekiwań konkretnych klientów, skontaktuj się z nami jeżeli chciałbyś zostać uwzględniony w testach aplikacji.

Kolejne wydania

Kolejnymi krokami obecnie znajdującymi się w planach są: opracowanie kompletnego interfejsu użytkownika oraz opracowanie narzędzi konfiguracji. Narzędzie obecnie projektowane jest na platformy: Windows (XP, Vista, 7, 8), MacOS (jedynie wersja 10). W przyszłości zostanie również dostosowane do urządzeń iOS 4 i 5 (iPhone, iPod, iPad) oraz Android (wersja 4 lub późniejsza).