Kontrola kosztów

TaskBeat pozwala każdemu w łatwy sposób stworzyć biznes plan swojego przedsięwzięcia i kontrolować jego realizację w czasie rzeczywistym. TaskBeat to zupełna rewolucja w sposobie w jaki przygotowuje się biznes plany, dzięki czemu próg wiedzy niezbędnej do przygotowania i aktualizacji biznes planu został znacznie obniżony. Dzięki TaskBeatowi żadna firma nie jest za mała żeby przygotować prosty biznes plan dla swojej działalności.

TaskBeat to program do zarządzania kosztami, który na bieżąco analizuje finanse i ujmuje koszty działalności firmy na podstawie realnie poniesionych wydatków zarejestrowanych na kontach bankowych, firmy ułatwiając zachowanie płynności finansowej. W rachunku wyników TaskBeat pozwala mikro i małym przedsiębiorstwom dokonywać porównania osiągniętych przez firmę przychodów i poniesionych kosztów ich uzyskania. W ten sposób aplikacja pozwala na optymalizację przychodów firmy. Dzięki możliwości fakturowanie klientów zgodnie z poniesionymi kosztami użytkownicy osiągają większe przychody.

Opis działania

Wszystkie koszty i czas mogą być dodawane bez konieczności precyzowania kategorii kosztowej (tzw. centrum kosztów). Dzięki temu codzienna praca z aplikacją jest prostsza, a rejestrowanie postępu, wydatków i czasu zajmuje znacznie mniej czasu:

TaskBudgeting1

Kategorie kosztowe można jednocześnie nadal przypisywać do indywidualnych raportów czasu w bardzo prosty i zbiorczy sposób za pomocą zakładek: Czas Zadania i Koszt Zadania. Dzięki temu że każdy wpis kosztu i czasu może być przyporządkowany do innej kategorii kosztowej (innego centrum kosztowego) rozwiązanie pozwala na nieskończoną elastyczność w kwalifikowaniu kosztów realizacji zadań:

TaskBudgeting1

Dzięki wprowadzonemu rozwiązaniu koszty można kwalifikować do konkretnych kategorii reprezentujących określone projekty realizowane w ramach grupy roboczej lub do określonych departamentów odpowiedzialnych za realizację określonych typów prac. Spójrzmy zatem na przykładowy projekt, w którym zarejestrowano przykładowy koszt zakupu:

TaskBeatBudgetExample1

Zarejestrowany koszt można zobaczyć prawidłowo umieszczony na bardzo prostej siatce budżetów. Siatka budżetów jest dostępna za pomocą polecenia Budżety. Dzięki innowacyjnej siatce budżetów wszystkie koszty widoczne są w odpowiednich miesiącach i odpowiednich kategoriach na jednym ekranie, dzięki czemu kontrola wykorzystania budżetu jest bardzo prosta i intuicyjna:

TaskBeatBudgetExample2

Praca z aplikacją mobilną

Aplikacja mobilna TaskBeat dla iPhone już dzisiaj pozwala na przyspieszony model pracy z rejestracją czasu pracy i kosztów zadań. Wersja obecnie dostępna w AppStore pozwala na wprowadzanie czasu i kosztów zadania bez konieczności precyzowania dokładnej kategorii dla każdego wpisu. Dzięki temu praca z aplikacją jest szybsza, a od teraz również identyczna ze sposobem wprowadzania tych danych w aplikacji używanej na laptopach.

Przykładowe scenariusze

Przykładowo zespół pracujący nad projektem może zapisywać wszystkie wydatki i czas pracy do budżetu określonego projektu, a kierownik projektu może w bardzo prosty sposób pilnować czy koszt tego projektu nie przekracza założonych limitów za pomocą wizualnych termometru. W zakładanym scenariuszu trzech pracowników: działu administracji, transportu i produkcji może logować czas pracy w ramach projektu X, zatem ich praca będzie rozliczana niezależnie od departamentu w którym pracują, a koszty projektu X będą kontrolowane dla nich zbiorczo. Jest to szczególnie korzystny scenariusz rozliczania budżetu gdy wielu pracowników różnych działów pracuje nad wieloma różnymi projektami jednocześnie. W takim scenariuszu kierownicy poszczególnych projektów zachowują pełną kontrolę nad tym czy prace realizowane są bez przekroczenia założonych budżetów. Wprowadzając uzyskane przychody z realizacji projektów i posiadając wgląd w pełen obraz realnych kosztów mogą kontrolować ile firma zarabia na realizowanych projektach.

Alternatywnie różne zespoły pracujące nad wieloma projektami jednocześnie mogą zapisywać wszystkie swoje wydatki i czas pracy do odpowiednich budżetów odpowiednich działów, np. budżetu kosztów transportu, kosztów produkcji, kosztów administracji, a kierownicy tych działów mogą niezależnie kontrolować koszty w ramach swoich departamentów. W zakłądanym scenariuszu trzech pracowników pracujących nad produktem X może logować czas i koszty w kategoriach departamentu: administracji, transportu i produkcji. Kierownicy tych trzech departamentów mogą kontrolować koszty i czas pracy w ramach każdego niezależnie upewniając się że koszty nie przekraczają założonych limitów. Praca każdego z tych trzech pracowników rozliczana jest w zależności czy pracują nad sprawami związanymi z administracją, transportem czy produkcją, a role tych trzech pracowników mogą zmieniać się w trakcie prac nad produktem wielokrotnie. Dyrektor firmy posiada jednocześnie wgląd w to ile kosztów generowanych jest w określonych departamentach przez różnych pracownikach i odpowiednio dostosowywać budżety tak, aby odpowiadały one potrzebom. Jednocześnie dyrektor mma pełny wgląd w to nad czym faktycznie pracują różni pracownicy: czy ich praca zawiera więcej obowiązków w zakresie administracji, sprzedaży czy produkcji?

Podsumowanie

Dzięki aplikacji do zarządzania budzętami, każda mała firma lub grupa robocza posiada jeden całościowy budżet, który składa się z indywidualnych pul pieniędzy wydawanych przez firmę na różne cele. Czasami nie wiadomo czy firma jest na drodze straty czy zysku i jakie mamy szanse na zrealizowanie wydatków, a w jakim stopniu na zrealizowanie dochodów. Sprawozdania finansowe wykazują zyski osiągnięte przez firmę i poniesione przez nią straty. Zysk firmy wykazany na papierze, to jednak nie to samo, co kwota faktycznie wpływająca na konto, tak jak przychody nie odzwierciedlają bieżących wpływów do kasy.

Dzięki zastosowaniu unikatowei i autorskiej koncepcji działania narzędzia, w której dodawanie kosztów i czasu do zadań TaskBeat jest nie tylko narzędziem do kontrolowania projektów i zadań, ale również narzędziem które pozwala kontrolować czas pracy i koszty w ramach całych zespołów. Teraz dzięki zupełnie innowacyjnej koncepcji wiązania zarówno indywidualnych wpisów czasu pracy, jak i kosztów realizacji zadań z dowolnymi kategoriami budżetu staję się również bardzo efektywnym narzędziem do budżetowania. Dzięki temu TaskBeat pozwala na kontrolowanie rentowności całego przedsiębiorstwa, jak również optymalizacji rentowności indywidualnych projektów.