Zarządzanie finansami

TaskBeat pozwala małym i średnim organizacjom na kompleksowe zarządzanie budżetami oraz śledzenie finansów projektów. Unikatowa funkcjonalność planowania i weryfikacji budżetów pozwalają klientom na realizację projektów oraz monitorowanie przychodów generowanych przez poszczególne projekty, jak również precyzyjne rozliczanie kosztów ponoszonych w związku z ich realizacją.

Wprowadzenie

Zarządzanie projektami w ujęciu finansowym pozwala na zastosowanie metodologii znanej jako project accounting. Jest to funkcjonalność wykraczająca dalece poza proste planowanie zadań dostępne w większości prostych narzędzi przeznaczonych do zarządzania projektami. Funkcjonalność zarządzania finansami przeznaczona jest dla naszych najbardziej wymagających klientów, jednak podstawowa implementacja zarządzania budżetami pozwala na proste i szybkie utworzenie jednorazowego planu przychodów i wydatków nawet najmniejszym organizacjom korzystającym z TaskBeat. Dzięki funkcjonalności zarządzania finansami organizacje mogą śledzić wybrane lub wszystkie zdarzenia finansowe w ujęciu: budżetów przedsiębiorstwa, w ujęciu rozliczenia indywidualnego projektu, lub biorąc pod uwagę obie perspektywy jednocześnie.

TaskBeat oferuje funkcjonalność zarządzania finansami projektów z prawdziwego zdarzenia dzięki zastosowaniu metodologii znanej jako project accounting. Funkcjonalność oferowana przez TaskBeat nie wymaga specjalistycznej wiedzy w zakresie budżetowania czy controllingu. TaskBeat umożliwia przeglądanie kosztów i przychodów związanych z realizacją projektów, etapów, a nawet poszczególnych zadań. TaskBeat analizuje zarówno ponoszone koszty osobowe, ustalane w oparciu o stawki godzinowe i zarejestrowanego czasu, jak również inne koszty materiałowe i rodzajowe zgodnie z indywidualnymi kategoriami budżetu. TaskBeat pozwala analizować również przychody projektu.

Korzyści

Organizacje realizują projekty przynoszące dochód, ale nie wszystkie projekty realizowane są w ten sposób aby przynosić wymierny zysk organizacji. Przekroczenie kosztów lub czasu pracy oznacza przesunięcie projektu poza optimum finansowe. Realizacja projektu bez zarządzania jego finansami w większości przypadków szybko oznacza realizację projektu poza optimum finansowym. Realizacja projektu poza optimum finansowym najczęściej szybko prowadzi do sytuacji ponoszenia straty na projekcie. Posiadanie prostych i skutecznych narzędzi monitorujących koszty i przychody projektów jest zatem szczególnie ważne dla przedsiębiorstw różnej wielkości.

TaskBeat został wyposażony w narzędzia bieżącego rozliczania projektów w ujęciu budżetowym w trybie online. Użytkownicy otrzymują narzędzie przeznaczone do zarządzania projektami uwzględniające wymiary: zakresu, czasu oraz kosztu. Dzięki zastosowaniu narzędzi monitorowania finansów projektu TaskBeat pozwala kierownikom projektów na wyznaczenie optimum każdego projektu czy nawet pojedynczego zlecenia, oraz monitorowanie zmian w projekcie i podejmowanie działań mających na celu ograniczanie kosztów i maksymalizację zysku jeszcze w trakcie trwania projektu, a nie tylko po jego zakończeniu.

Dzięki kompleksowej funkcjonalności zarządzania budżetami projektów i zleceń z wykorzystaniem usługi TaskBeat organizacje mogą identyfikować przedsięwzięcia, które są nierentowne jeszcze przed ich zakończeniem lub wprowadzać działania korygujące zanim projekt przestanie być rentowny. Wysokość przychodów i kosztów, a także wykorzystanie budżetów organizacji raportowane są na bieżąco za pomocą modułu Budżety. W połączeniu z pozostałymi modułami TaskBeat pozwala na analizę projektów w trakcie ich realizacji pod względem: zakresu (co jest do zrobienia), czasu (na kiedy zrealizować projekt), kosztu (ile kosztuje realizacja projektu).

– możliwość budżetowania i porównywania planu z wykonaniem w podziale na poszczególne projekty;
– możliwość konsolidacji danych z projektów o różnym stopniu zaawansowania celem sprawdzenia bieżącego stanu finansowego przedsiębiorstwa;
– kontrola kosztów poszczególnych projektów wg różnych parametrów (np. ilości godzin pracy);
– śledzenie kosztów prac przygotowawczych, a także tworzenie budżetów cząstkowych odnoszących się do etapów i zadań wyodrębnionych w ramach dużych projektów;
– analiza kosztów, przychodów oraz rentowności wg wielu przekrojów i poziomów decyzyjnych;
– zarządzanie informacjami pochodzącymi z wielu umów o współpracy, dotyczących różnorodnej kategorii czynności;
– możliwość dokonywania analiz w różnych okresach czasowych;
– możliwość kontroli marży na poszczególnych kategoriach prac, projektach, działaniach, procesach, zespołach;
– porównywanie wyników pomiędzy projektami;
– konsolidacja danych dotyczących czasu pracy oraz danych finansowych;
– wyodrębnienie prac przygotowawczych (obsługa klienta, zarządzanie projektem, administracja itp.)