Gamifikacja w pracy

Gamifikacja jest wykorzystaniem dynamiki i mechaniki gier w środowisku z grami bezpośrednio niezwiązanym. Poprzez ustalenie pewnych zasad i stworzenie zadań do wypełnienia angażujemy użytkownika do wykonania założonych czynności. Co ważne, jest to przedstawione w takiej formule, która będzie dla niego atrakcyjna oraz wywoła poczucie zadowolenia z osiągania kolejnych celów.

Gamifikacja to przeszczepianie elementów i mechanizmów gier, czyli zabawy, do obszarów, które zabawą nie są. Chodzi zwłaszcza o gry komputerowe, które stawiają przed graczami wyzwania o zróżnicowanej trudności i dzielą rozgrywkę na etapy, budując coraz wyższy status zawodnika. Każdy sukces, nawet mały, zostaje nagrodzony za pomocą punktów i bonusów. Nagroda wyzwala w organizmie dopaminę i adrenalinę, co pozwala utrzymać mózg w stanie koncentracji, przekłada się na poczucie satysfakcji i, co najważniejsze, przyjemności.

A gdyby tak zaimplementować strategie gier komputerowych w miejscu pracy? Czy udałoby się w ten sposób podnieść zaangażowanie pracowników – jeden z trzech czynników, które uważam za decydujące o potencjale firmy? Jak właściwie punktować efektywność w środowisku pracy tak, aby osiągnąć pożądany efekt?

Jak wiadomo zajmuję się tematem produktywności i efektywności od wielu lat. Jest to jeden z ciekawszych dla mnie tematów, którym się zajmuję i próbuję “rozgryźć” nie pierwszy raz. Produktywność to nie cel, a ścieżka, na której można zrobić wiele kroków, jednak od czasu do czasu udaje mi się opracować w tym zakresie coś, co mam okazję dobrze przemyśleć i naprawdę popchnąć własną produktywność lub produktywność zespołu do przodu.

Jedną z takich rzeczy jest koncepcja gamifikacji w zespołach roboczych, którą udało nam się ostatnio sformułować. Jeżeli sprowadzić wszystkie problemy z zarządzaniem własnym czasem, czy też czasem innych to jednym z filarów osiągania czegokolwiek, np. domykania zadań i projektów jest zaangażowanie. Zaangażowanie to magiczna sprawa. Jedna z kilku, która według mnie odróżnia dobrego pracownika od słabego.

Zaangażowanie w realizację celów jest obecnie większym problemem zarówno w przypadku osób jak i zespołów. Coraz większa liczba celów, w których musimy się realizować, jako menedżerowie, czy też pracownicy powoduje coraz większe mentalne rozproszenie, które nie służy skupieniu. Najlepsi nadal potrafią skupić się na zadaniach, jednak długie godziny pracy powodują, że coraz ciężej nam się zmotywować i utrzymać tą motywację przez dłuższy okres czasu.

Rozwiązaniem, jakie opracowałem całkiem niedawno jest gamifikacja, czyli ogólnie metoda gratyfikacji za wykonaną pracę, w postaci naliczania punktów za zrealizowane zadania. Na początku od razu zaznaczę, że metoda ramifikacji nie zastępuję w żadnym stopniu prawdziwego zaangażowania, ducha zespołu czy też skutecznego zarządzania. W żadnym przypadku żaden system gratyfikacji nie zastąpi zdrowo rozsądkowej oceny czyjejś, nawet własnej pracy. Napiszę jednak, w jaki sposób gamifikacja może pomóc w zaangażowaniu.

Dlaczego gamifikacja może pomóc? Uważam, że leży ona w naszej ludzkiej naturze. Lubimy porównywać wyniki: szybkości jazdy na rowerze, litrów spalonego paliwa. Czasami musimy i jest to koncepcja, która jest nam bliska: liczymy zużyte kilowaty, mierzymy posiadanie dobra i pieniądze, nawet, jeżeli nie lubimy zaglądać do wyciągów bankowych to jest to coś, co i tak robimy. Podobnie zastosowanie metod punktacji naszej własnej pracy, w kontekście rywalizacji ze sobą samym lub rywalizacji w zespole to coś, co przemawia językiem, który jest nam bliski.

Okazało się, że w przypadku zarówno własnej produktywności, jak również tego, co chciałbym uchwycić we własnym zespole znacznie lepszym systemem motywacji byłby taki system, w którym produktywność byłaby zobiektywizowana podobnie jak nasze zużycie, wydatki czy prędkość. System, w którym część oceny realizowanej pracy zobiektywizowana byłaby na wynik numeryczny powiązany z faktem ukończenia zaplanowanej pracy. Taki wynik numeryczny nazwałbym systemem punktowania pracy, a punkty mógłbym naliczyć za pomocą jakiegoś narzędzia* lub na zwykłej kartce papieru.

Zastanawiałem się nad ogólną koncepcją gamifikacji w miejscu początkowo definiując ją jedynie, jako abstrakcyjną liczbę punktów, którą przyznam za zakończoną pracę. W systemie, w jakim pracuję praca realizowana jest w ramach zadań, zatem punkty naliczane byłyby za ukończone zadania. Ponieważ koncepcja “zadania” jest płynna i może właściwie oznaczać wiele rzeczy uznałem, że każdy system gamifikacji, jaki mógłbym wprowadzić do własnego życia lub własnej firmy byłby łatwy do “rozpracowania” (łatwy do “ogrania”). Potrzebowałem czegoś więcej niż tylko oceny własnej produktywności opartej o prosty fakt “zamykania” zadań.

Nie byłoby sprawiedliwe jednak gdyby wszelkie “zasługi” związane z rozwiązaniem zadania przypisywać jedynie osobie, która zakończyła zadanie, jako ostatnia oznaczając postęp jego wykonania, jako zadanie zakończone. W pracy zespołowej częściej niż rzadziej zdarza się, bowiem, że zasługa skompletowania zadania dzieli się pomiędzy wszystkich, którzy przyczynili się do zakończenia zadania.

Rozszerzenie koncepcji musiało, zatem polegać na uwzględnieniu roli, jaką odegrali współpracownicy w realizacji danego zadania. W pracy, którą realizuję mógłbym mierzyć zarówno ilość “rąk”, przez które zadanie “przeszło” jak również liczbę godzin, którą współpracownicy spędzili nad każdym zadaniem. System naliczania punktów musiałby, zatem uwzględniać, co najmniej czas, jaki współpracownicy “włożyli” w realizację zadania.

Taki system nie mógłby jednak funkcjonować, gdyby oceniać wyłącznie “wkład pracy”, ponieważ jak zaznaczyłem pracujemy zadaniowo. Korzyścią z planowania pracy według zadań jest to, że nie musimy więcej myśleć o zakończonych zadaniach i w ten sposób możemy być bardziej produktywni skupiając się wyłącznie na bieżących (otwartych) zadaniach. Przez to system premiowania powinien uwzględniać jedynie zakończone zadania i przyznawać benefity wszystkim, którzy zainwestowali czas w realizację zadania jedynie wówczas, gdy zadanie jest zakończone.

Nie mam żadnych wątpliwości, że i ten system dałoby się pokonać przy odrobinie złej woli. Jakkolwiek każdy system, który opracuje nigdy nie będzie “odporny” na złą wolę tak istnieją metody pozanumeryczne, które pozwolą mi na znajdowanie prób oszukania systemu oceny pracy. Takiej pomocy należy szukać w ludzkiej ocenie, a konkretnie w ocenie współpracowników. Potrzebowałem systemu, w którym nie tylko oceniany byłby fakt zamykania zadań, jak również tego jak te zadania są zamykane.

Do oceny tego czy i które mogę zastosować rejestr zadań, a do oceny tego “jak” będę potrzebował opinii swoich współpracowników. Tak narodziła się koncepcja osobnego oceniania, „co” poprzez punkty, które sumuję dla wszystkich wykonanych zadań, jak również oceny tego “jak” zadania są realizowane i zliczam również sumarycznie dla wszystkich zadań licząc (opcjonalne) głosy oddane przez pracowników wobec przebiegu jak i zakończenia pracy.

Wprowadzając system głosowania, w których każdy współpracownik może oddać głos “na tak” (lub “na nie”) w ramach realizowanej przeze mnie pracy eliminuję problem pustych zadań, czyli takich, które opisałem jednak poza opisem nie stanowią realnej pracy, której oczekują ludzie, którym obiecałem ich realizację. Brak głosów oznacza, bowiem że ludzie wiedzą lub uważają, że realizowane przeze mnie zadanie lub praca jest nieprawdziwa lub nie wnosi niczego do projektu czy też zadania, które realizuję.

Tutaj działanie takiego systemu głosowania można by zweryfikować badając brak pozytywnych (lub negatywnych) głosów, jako pewnego rodzaju wskaźnik tego, że coś jest “nie tak” z pracą, którą realizuję. Ocena współpracowników byłaby, zatem spoiwem pomiędzy rejestrem pracy do wykonania, a ludzkim zdrowym rozsądkiem, którego nie uchwyci “bezduszny” system naliczania punktów, niezależnie od tego jakby był on sformułowany.

Ostatecznie, zatem postanowiliśmy: naliczać punkty wyłącznie za zakończone zadania proporcjonalnie do pracy dla każdego pracownika osobno, dla wszystkich zadań sumarycznie. Postanowiliśmy również badać punkty w okresach: od początku “zabawy” oraz w ciągu określonej liczby ostatnich dni, pozwalając w ten sposób na zrównanie szans w badanym okresie czasu pomiędzy pracownikami o różnym stażu (jak również tych posiadających lepsze i gorsze tygodnie lub miesiące).

Postanowiliśmy naliczać punkty proporcjonalnie do pracy zainwestowanej przez pracowników. Badać realizację zadania w stosunku nie tylko jego zakończenia, ale zakończenia w założonym terminie i budżecie tak, aby uchwycić podstawowe wyznaczniki tego czy praca jest dobrze wykonywana, gdzie dobrze rozumie się, jako w zaplanowanym efekcie (zadanie zakończone), czasie (nie spędziliśmy nad nim za dużo czasu) i budżecie (nie wydaliśmy na jego zakończenie za dużo pieniędzy).

Dodatkowo postanowiliśmy również zliczać głosy oddane w trakcie realizacji zadania dla współpracowników nawzajem tak, aby uchwycić sytuację, w których niektórzy mogliby grać “nie fair” lub zamykać zadania “na punkty” kosztem ich ogólnie pojętej, jakości (przedwcześnie) lub wręcz utrudniać innym osiągnięcie ich celów. System głosowania byłby, bowiem całkowicie uznaniowy, a jednocześnie zachęcający zespoły robocze do interesowania się pracą współpracowników, jak również wzajemnej kontroli w zakresie tego jak ta praca jest wykonywana.

Gabe Zichermann, guru gamifikacji i autor książki „Game-Based Marketing” (Marketing oparty na grach), wierzy, że mechanizmy gier mogą odmienić każdą ważną dziedzinę życia: naukę, opiekę zdrowotną, szkolnictwo, pracę, a nawet politykę. Jednak największe zainteresowanie gamifikacją przejawia świat marketingu, zawsze szukający nowych technik angażowania konsumenta. To właśnie przyjemność i zabawa stają się kluczowymi czynnikami przy zwracaniu uwagi na produkt, nakłanianiu do jego zakupu czy budowaniu lojalności. Według badającej trendy marketingowe firmy M2 Research wydatki na gamifikację w 2015 roku przekroczą miliard dolarów.

* Możesz skontaktować się ze mną, jeżeli interesuje Ciebie szybka implementacja własnej koncepcji gamifikacji w Twojej firmie. Jednym z systemów w ramach, którego przeniosłem moją koncepcję gamifikacji w miejscu pracy jest TaskBeat, darmowa aplikacja wspomagająca zarządzanie pracą zespołów.