Gdzie potrzebujemy zarządzania projektem?

Odpowiedź na pytanie o zakres stosowania Zarządzania Projektami jest oczywista dla wszystkich osób mających już kontakt z tą dziedziną, jednak zadziwiająco rzadko znana jest pozostałym uczestnikom gry społecznej. Paradoks ten obrazuje jedno z wielkich ograniczeń wprowadzania Zarządzania Projektami w naszym codziennym życiu.

Jakże często spotkać można stwierdzenie: „Do naszej firmy zarządzanie projektami się nie nadaje”. Ludzie mający przelotny i powierzchowny kontakt z omawianym podejściem sądzą z kolei, iż Zarządzanie Projektami może się przydać jedynie w nielicznych przedsięwzięciach o charakterze nowatorskim. Jeszcze inni sądzą, iż jest to metoda przydatna w przedsięwzięciach technicznych (np. informatycznych) czy w wielkich projektach badawczych, ale bez znaczenia w codziennej, rutynowej działalności.

„Projekty to każde zlecenie lub zadanie, którego nie można załatwić w trakcie jednej rozmowy telefonicznej.”

Oczywiście wszystkie te opinie są całkowicie nieuzasadnione, wynikają zaś głównie z widzenia Zarządzania Projektami jako jednej z dyscyplin techniki, podczas gdy jest to przecież część nauki Teorii Organizacji i Zarządzania. Świadomość tego faktu trzeba upowszechniać przede wszystkim Jeżeli mamy zwiększać zakres wykorzystania naszego zawodu w gospodarce.

Zarządzanie Projektami nadaje się do wszystkich sfer działań zespołów ludzkich, a więc w całym życiu społecznym. Trudno sobie wyobrazić dziedzinę gospodarczą, w której dla Zarządzania Projektami nie byłoby miejsca. Równie potrzebne jest ono w banku, fabryce, firmie reklamowej, w każdym ministerstwie, w jednostce handlowej, międzynarodowej korporacji, firmie usługowej, ogólnokrajowej sieci telekomunikacyjnej czy kolejowej, w budownictwie i wojsku. Warto przypomnieć, iż pierwszą w Polsce metodykę Zarządzania Projektami spisał przed laty pułkownik Stokalski -ojciec znanego współzałożyciela firmy InfoYide – pracując w Wojskowej Akademii Technicznej.

Czy Zarządzanie Projektami jest przeznaczone tylko dla działań nowatorskich? Oczywiście tu w pierwszym rzędzie, jednak nowoczesne teorie zarządzania biznesem zakładają, iż większość codziennej pracy jednostek organizacyjnych powinna przebiegać w formule projektowej, pozostawiając dla tradycyjnej organizacji jedynie takie sfery jak księgowość, obsługa magazynów czy tradycyjna taśma produkcyjna (mająca dziś coraz mniejsze znaczenie). Nawet zresztą na taśmie pojawienie się podejścia „manufacture to order” niesie bardzo wiele elementów typowych dla projektów.

A więc Zarządzanie Projektami nadaje się wszędzie:

• w produkcji, sprzedaży, usługach, w rządzeniu i w badaniach,

• w kilkuosobowym zespole i w korporacji międzynarodowej,

• w dziedzinach technicznych, w finansach, budownictwie, motoryzacji, petrochemii, wojsku.

Nie jest ważne jakiego rodzaju prace wykonujesz Zarządzanie Projektem jest efektywne wszędzie, bez względu czym należy się zająć.

Zarządzanie projektami umożliwia osiągnięcie wydajności, oszczędności, często prowadzi też do wdrażania nowych pomysłów. Zalety tej działalności są ogromne. Kierownik projektu musi opracować taką strategię, która pozwoli na osiągnięcie wyznaczonych wcześniej celów. Ponadto jeśli ktoś poprosiłby o listę firm, które wycofały się ze stosowania standardów odnośnie zarządzania projektami, raczej będzie zawiedziony. Prawdopodobnie nigdzie takiej jednostki nie da się znaleźć. Dlaczego? Powód jest prosty: metodyki zarządzania projektami są na tyle skuteczne, że firmy nie chcą z nich rezygnować.

Oczywiście jest wiele rodzajów projektów, różne specjalizacje, ale ogólnie rzecz ujmując korzyści z zarządzania projektami są następujące:

• większa wydajność w dostarczaniu usług; zarządzanie projektami zawiera swojego rodzaju “mapę drogową”, która pokazuje drogę, jaką należy podążać. Poza tym wie się wtedy, gdzie nie warto iść, jakich błędów unikać; można wtedy pracować, wydajniej;

• poprawa, wzrost i większa satysfakcja klienta; kiedy projekt realizowany jest zgodnie z planem, nie przedłużając wyznaczonych terminów i budżetu, klient jest zadowolony. Z pewnością powróci on znowu lub poleci firmę innym znajomym; kierownicy projektu dostarczają narzędzi, które umożliwiają klientowi kontynuowanie tych dobrych relacji;

• większa efektywność w dostarczaniu usług; strategie, które pozwoliły pomyślnie zrealizować projekt będą jeszcze wiele razy służyć;

• poprawa wzrostu i rozwoju wśród uczestników projektu; pozytywne rezultaty wykonania zadań inspirują i motywują do dalszego działania;

• osiągnięcie wysokiej pozycji na rynku; przewaga nad konkurencją; zarządzanie projektami daje ciągłe panowanie nad sytuacją i kontrolowanie zaplanowanych zadań;

• możliwość poszerzenia i rozwoju usług; zwiększona wydajność prowadzi do szansy zdobycia większego sukcesu;

• lepsza elastyczność; zarządzanie projektem pozwala na opracowanie strategii, która daje możliwość przewidzenia wyglądu każdego z etapów;

• zwiększona ocena ryzyka; żaden plan projektu nie może obyć się bez uwzględnienia ryzyka; jest to bardzo dobre podejście, gdyż w momencie pojawienia się zagrożenia firma nie jest aż tak zaskoczona, ma przygotowany plan działania w kierunku eliminacji ryzyka;

• zwiększona jakość; jakość ta idzie w parze ze zwiększoną efektywnością;

• lepsza komunikacja między poszczególnymi członkami zespołu projektowego; używając oprogramowania do zarządzania projektami nie ma niedomówień; każdy widzi, co się obecnie dzieje w projekcie;

• stosowanie standardów zarządzania projektami pozwala myśleć osobom zaangażowanym w prace nad projektem w kreatywny sposób.

Dodatkowo Zarządzanie Projektem daje pełną kontrolę nad:

• Zakresem projektu;

• Przebiegiem w czasie;

• Wykorzystaniem zasobów;

◦ ludzkich;

◦ finansowych;

◦ rzeczowych;

• Komunikacją;

◦ przepływ informacji;

◦ raportowanie;

• Planami awaryjnymi;

◦ elementy zarządzania ryzykiem;

• Zaopatrzeniem i poddostawcami;

Z drugiej strony źródła zewnętrzne budzą potrzebę u firmy do przeprowadzenia modyfikacji co do sposobu prowadzenia działalności, np:

• zmiany dokonywane ze względu na konkurencję; klienci mają nadzieję na niższe koszty, a poza tym chcą, by u nich także stosowano techniki zarządzania projektami;

• klienci oczekują, że autorzy projektów będą zadowoleni z niższej prowizji;

• rzut na normy jakościowe; klient chce jeszcze lepszej jakości, mniej reklamacji i ewentualnych usterek;

• “naciski ekonomiczne”; “… firmy powinny wykonywać więcej pracy w krótszym czasie i przy niższych kosztach, aby obniżyć skutki różnic kursowych oraz koszt obsługi kredytów”;

• czynniki polityczne; konkurencja każdej firmy ma miejsce w uwarunkowaniach globalnych, które zwykle kładą nacisk na homogeniczne procesy zarządzania projektami,

• czynniki techniczne; oczekuje się najlepszych i “na czasie” rozwiązań technologicznych (jak najtaniej);

• czynniki społeczne; pracownik chce wykonywać pracę w krótszym czasie, ale więcej, by nie zostawać na nadgodziny.

Wad zarządzania projektami jest naprawdę niewiele, są mało istotne w porównaniu do wielu korzyści jakie ze sobą niesie:

• angażuje zasoby;

• zajmuje czas;

• ogranicza elastyczność

Podsumowując powyższe zalety i wady, wiele można zyskać, lecz stracić naprawdę niewiele. Więc ogólnie rzecz biorąc Zarządzanie Projektem jest naprawdę dobrą opcją poprawienia efektywności oraz rozwijania firmy.

Warto wskazać na bardzo ważne wyzwanie niesione przez tzw. Nową Ekonomię, gdyż wymusza ona gwałtowne przyspieszenie zmian. Wymogi konkurencyjności i postęp techniczny powodują, iż sukces na rynku odnosi firma, która się nieustannie zmienia, unika powielania schematów, stale rozwija się poprzez tworzenie nowych rozwiązań. Niezwykle widoczne jest to w zakresie tzw. „przemysłu nowych technologii” (np. informatyki), jednak coraz częściej nowatorstwo i rozwój polegają na proponowaniu rozwiązań tzw. ,,miękkich”, np. nowych usług dla klientów banku, nowej jakości dotychczasowych usług (np. systemy CRM czy Help-Desk) czy tylko nowego mechanizmu finansowania przedsięwzięć wewnętrznych.

Wprowadzenie projektowej organizacji firmy jest rewolucyjną zmianą w większości sfer jej funkcjonowania. Powszechne stosowanie organizacji projektowej oznacza bowiem, iż;

• Każde działanie zespołu jest dobrze definiowane: ma swój cel biznesowy i zadania techniczne, datę startu i zakończenia, osoby odpowiedzialne i strukturę organizacji zespołu, narzędzia kontroli i informowania.

• Praca opiera się na uzasadnieniu biznesowym i na kontroli rentowności (rachunku kosztów i korzyści), co stymuluje lub wymusza efektywność pracy.

• Zarządzanie pracownikami ma bardzo wiele elementów zarządzania przez cele:

wyznaczenie zadania i rozliczanie z wyniku; nagradzanie za rezultat, nie za czas pracy czy gotowość.

• Rujnuje tradycyjne struktury organizacyjne, ze ścisłym przypisaniem ludzi do miejsca w hierarchii, na rzecz przydzielania ludziom czasowych ról w zespołach zadaniowych.

• Zakłada dużą zmienność zadań, elastyczność ról, stale uczenie się ludzi i organizacji, istnienie ścisłych wewnętrznych mechanizmów finansowych.

Najbardziej widoczna jest zmiana struktury organizacyjnej. Zamiast głębszej lub płytszej hierarchii szczebli widzimy bardzo płaską, lecz szeroką strukturę chwilową, często zmienną, z dużą rotacją ludzi w obrębie struktur. Kto dziś jest Szefem Projektu, jutro będzie jego audytorem czy szefem zespołu technicznego, a może użytkownikiem zlecającym i rozliczającym projekt. Kto dziś pracuje przy wkręcaniu śrubek, jutro może trafić do ich toczenia czy projektowania, bo zespoły zadaniowe są dynamiczne. Kto przyjmowany jest do projektu jako konstruktor, jutro nadzoruje wykonanie produktu, a pojutrze szkoli użytkowników.

Tak dalece posunięta zmienność jest dla bardzo wielu ludzi trudna i wymaga dłuższego okresu zmian psychiki, często też kończy się niepomyślnie. Drugim widocznym przejawem powinno być możliwie solidne i wielowymiarowe definiowanie każdego zadania do realizacji, jednak w praktyce większości organizacji poszukiwania takich dokumentów są mało skuteczne. I stąd tak wiele rozczarowań, iż nowatorskie metody nie przynoszą korzyści i postępu.