Jak być skutecznym w pracy?

Skuteczni pracownicy decydują w dużej mierze o wartości całej firmy. Im większa jest ich efektywność, tym lepiej dla całego przedsiębiorstwa. Pojawia się jednak problem – jak zwiększać swoją skuteczność w wykonywaniu zawodowych obowiązków i w jaki sposób w ogóle być skutecznym w pracy? Wskażemy najlepsze metody na bycie skutecznym i jednocześnie jak najbardziej efektywnym podczas wykonywania swoich służbowych zadań.

Informacja najlepsza na skuteczność.

Istnieją uniwersalne zasady, które są w stanie zwiększyć osobistą efektywność – szybko i co najważniejsze – skutecznie.

Zasada nr 1: Nie odkładaj niczego na później!

Zasada nr 2: Ustalaj priorytety

(będziesz wiedzieć czym się zająć w pierwszej kolejności a co jest mniej ważne)

Zasada nr 3: Dziel zadania na mniejsze (większe zadania warto podzielić na mniejsze)

Zasada nr 4:Najważniejszy jest dobry plan

W chwili obecnej wszyscy zaliczamy się do społeczeństwa informacyjnego, dla którego informacja jest bardzo cenna. Dzięki odpowiednim informacjom, które docierają do przedsiębiorstwa możliwie jak najwcześniej, jest ono w stanie wyprzedzić na rynku swoją konkurencję, a więc przyczynić się jednocześnie do odniesienia przez siebie sukcesu. Z kolei, niewłaściwe informacje, błędne dane, czy fałszywe wiadomości mogą zwiększyć nawet najlepsze korporacje, o ugruntowanej pozycji rynkowej. Komunikacja i informacja jako taka, stały się dziś nośnikiem sukcesu firm i instytucji. Bez dobrej komunikacji, informacje nie będą cenne, ponieważ nie będzie można ich przekazać do osób, które potrafią nimi zarządzać. To od sprawnej komunikacji w dużej mierze zależy skuteczność poszczególnych pracowników, niezależnie od tego, jaki szczebel w hierarchii firmowej zajmują. Komunikacja powinna być w miarę tania, szybka i co najważniejsze – możliwie maksymalnie skuteczna.

Czy jednak tania informacja, a co za tym idzie, korzystna pod względem finansowym komunikacja, będą się charakteryzowały wysoką jakością? Niestety, nie. Najczęściej przedsiębiorcy muszą przeznaczyć niebagatelne środki finansowe na to, aby usprawnić w sposób znaczący komunikację firmową. Nie wystarczy zainwestować w nowoczesną, telekomunikacyjną infrastrukturę firmy, ale również trzeba inwestować w ludzi, głównie w ich przeszkolenie. Dzięki organizowaniu szkoleń z zakresu asertywności, prezentacji, wystąpień publicznych, negocjacji, mediacji, czy z komunikacji interpersonalnej, można znacząco podnieść skuteczność pracy załogi pracowniczej.

Warto tu jednak podkreślić, że dobra, sprawna komunikacja, nie powinna być celem dążenia przedsiębiorstwa, ponieważ głównym priorytetem powinno tu być skuteczne przekazywanie informacji pomiędzy pracownikami. Z kolei, szybka i skuteczna informacja jest najważniejszym krokiem na drodze do firmowego sukcesu.

Skuteczność przywódcy a skuteczność pracowników

Należy pamiętać, że świat biznesu nie tworzą wyłącznie liczby, wskaźniki i wykresy, ale ludzie, którymi rządzą uczucia i emocje. Dobry, skuteczny przywódca musi umieć zidentyfikować pragnienia swoich podawanych, ich potrzeby, motywacje i aspiracje, które dopingują ich do wytężonej, coraz to lepszej pracy. Aby wykrzesać z podwładnych maksymalne zaangażowanie w pracę i sprawić, że będą oni skuteczni, należy informować ich w sposób jak najbardziej pełny. Dobra komunikacja sprawia, że są oni w pełni świadomi celu, do którego dąży całe przedsiębiorstwo, a nie tylko ich działania. Nie można dopuścić do tego, aby komunikacja na linii lider – pracownicy została opanowana przez sztywne schematy. Proste notatki służbowe, wyprane z jakichkolwiek emocji, czy wręcz przeciwnie – górnolotne mowy działu marketingu, nie sprawią, że ludzie z dnia na dzień staną się bardziej skuteczni. Suche informacje, statystyki, czy analizy nie będą stanowiły inspiracji do działania dla ludzi. Jedynie uczucia i emocje są w stanie skłonić ich do bardziej wytężonej pracy.

Każdy zespół pracowniczy posiada własnego lidera, który musi swoim własnym przykładem inspirować podwładnych mu pracowników. Sposobów jest na to bardzo wiele, aczkolwiek wszelkie z nich muszą być związane w naturalny sposób z osobowością przywódcy. Tylko szczere i prawdziwe zamiary lidera będą wywoływać pożądany efekt, w postaci zwiększenia skuteczności działania.

Jak być skutecznym przywódcą? Należy być jak najbliżej swoich podwładnych, być otwartym dla nich, prosić ich o wyrażenie opinii na dany temat, aby podwładni czuli się zaangażowani w pracę. Proszenie ich o zdanie powoduje, że czują się ważni, wiedzą, że ich praca i wiedza wnosi znaczący wkład w rozwój firmy czy w realizację danego przedsięwzięcia. Sprawny przywódca powinien konsekwentnie zarządzać pracownikami, ustalać katalog zasad i dbać, aby w każdym przypadku były one stosowane i respektowane. Silny i samodzielny zespół pracowniczy jest najbardziej skuteczny w dokonywaniu przedsięwzięć biznesowych. Najważniejszym zadaniem skutecznego menadżera jest stworzenie elastycznego, zdecydowanego zespołu, który dąży do jak najszybszego osiągnięcia celu, przy ponoszeniu minimalnego ryzyka.

Skuteczny zespół ma do siebie zaufanie, a poszczególni jego członkowie potrafią brać za siebie odpowiedzialność. Działa spójnie i konsekwentnie, egzekwując ustalone normy działania, dzięki czemu osiąga sukces całego zespołu.

Sposoby na skuteczność w pracy

Silna konkurencja na rynku sprawia, że biznesmeni poszukują najlepszych sposobów na osiągnięcie wysokiej skuteczności na gruncie zawodowym. Czy istnieje uniwersalna recepta na skuteczność? Raczej nie, bowiem wszystko zależy od okoliczności.

Wielu pracowników pracuje intensywnie przez 8 godzin, ale nie wyrabia się z realizacją wszystkich zadań, które złożone są na ich barki. Dobra organizacja pracy i obowiązków, właściwe zarządzanie czasem pracy są kluczowe dla osiągnięcia większej skuteczności.

Krok 1 – Wizja pracy

Pierwszym krokiem do uzyskania wyższej skuteczności w pracy jest określenie w sposób możliwie jak najbardziej precyzyjny wizji dnia pracy. Człowiek musi być w pełni świadomy tego, jak docelowo ma wyglądać jego dzień w firmie. Tylko na tej podstawie może on przystępować do modyfikacji swojego życia zawodowego. Dla określenia idealnej wizji pracy trzeba wiedzieć, jakie zadania mamy zrealizować każdego dnia, ile godzin powinno nam to zająć, z kim będziemy współpracować, jak wypracować niezakłócony czas pracy, ile czasu można poświęcić na odebranie poczty mailowej i telefonów, jakie aspekty wpływają na idealny dzień pracy i jakie emocje powinny nam towarzyszyć pod koniec takiego dnia? Odpowiedzi na tego typu pytania pozwolą na wyklarowanie się doskonałego dnia pracy.

Krok 2 – Nauka asertywności

W pracy skuteczny pracownik powinien wykonywać zadania zgodnie z wcześniej zaplanowanym harmonogramem działań. Nie może on podejmować się wyłącznie rozwiązywania problemów, które na bieżąco się pojawiają, rezygnując z innych, o wyższym priorytecie. Trzeba być asertywnym przy podejmowaniu się nowych obowiązków. Jeśli wiemy, że ich realizacja zaburzy nasz idealny plan dnia, powiedzmy „nie”. Należy przy tym ustalić, jakim rzeczom, ludziom lub działaniom można odmówić, a jakie bezwzględnie trzeba przyjąć. Nauczenie się posługiwania słówkami „tak” lub „nie” jest bardzo istotne dla skuteczności w pracy. Prowadzi też do owocnych negocjacji i zawarcia porozumienia. Dzięki asertywnemu podejściu w pracy nie będziemy ślepo zgadzać się na wszystko, o co nas proszą współpracownicy.

Najtrudniej jest odmówić przełożonemu i wcale nie trzeba tego robić. Poleca się jednak negocjowanie warunków wykonania tychże zadań. Na początek należy poprosić o więcej informacji, wyjaśnić szczegółowo zakres i znaczenie dla firmy zleconego zadania. Pracownik powinien zaprezentować szefowi swoje priorytety w pracy i to, w jaki sposób je widzi. Na koniec można spytać, czy nikt inny nie może zrealizować danego zadania, albo czy można je wykonać w bardziej dogodnym terminie.

Krok 3- Konsolidacja informacji

W pracy zewsząd jesteśmy wręcz atakowani wszelkiego rodzaju informacjami, spośród których tylko zaledwie 20% jest nam naprawdę potrzebna. Warto, więc konsolidować dane tak, aby w danej chwili mieć łatwy dostęp do danych, które są dla nas istotne. Konsolidacja pozwala na pozbycie się rzeczy zupełnie niepotrzebnych i pogrupowanie danych, które zechcielibyśmy zatrzymać. Jak jej dokonać? Otóż, należy przede wszystkim oczyścić zasoby swoich danych – tradycyjne, papierowe i elektroniczne. Wyrzucanie informacji niesie za sobą niebezpieczeństwo tego, że usuniemy coś istotnego, co może się kiedyś przydać. Aby ocenić, czy informacja jest cenna, czy też nadaje się wyłącznie do kosza, należy odpowiedzieć na pytania:

• Czy jest ona aktualna?

• Czy wykorzystujemy ją w regularnym trybie?

• Czy związana jest z naszymi bieżącymi działaniami?

• Czy informacje mogą być przydatne do przyszłych kontaktów lub projektów?

• Czy jest sposób pozyskania informacji w łatwiejszym trybie ze źródeł zewnętrznych?

• Czy przechowywanie pewnych informacji jest wymagalne polityką firmową lub prawem?

Krok 4 – Uporządkowanie poczty e-mailowej

Poczta elektroniczna na pewno wpłynęła na usprawnienie procesu komunikacji na odległość. Jest szybka i pewna, ale przez to pracownicy codziennie muszą przedzierać się przez setki maili, aby odnaleźć te najbardziej istotne. Obsługa skrzynki mailowej zajmuje czas pracownikowi – nawet do dwóch godzin dziennie. Komunikacja internetowa nie powinna zajmować aż tyle czasu, ponieważ wpływa to na obniżenie skuteczności pracownika. Należy, więc określić dokładnie czas, jaki możemy poświęcić na analizowanie wiadomości mailowych. Stałe sprawdzanie poczty elektronicznej jest uzasadnione wyłącznie wtedy, gdy oczekujemy na ważną wiadomość bądź, kiedy poczta elektroniczna jest ważna w naszej pracy.

Jak widać, największy wpływ na bycie skutecznym w pracy ma wypracowanie pewnych schematów komunikacyjnych, które dadzą nam najwyższą efektywność. Ważne jest również uporządkowanie dnia pracy i wyznaczenie dla siebie priorytetów. Pracownicy będą pracować bardziej skutecznie, jeśli zarządzający nimi menadżer również przyjmie skuteczny model przywództwa. Bardzo ważne dla skuteczności jest wprawne zarządzanie czasem w pracy. Jeśli wykorzystywać będziemy go w odpowiednim kierunku, wówczas nasza skuteczność wydatnie się zwiększy, przez co staniemy się efektywnymi pracownikami, cennymi dla całej firmy.