Jak efektywnie przeprowadzić każde zadanie w firmie?

Każda, normalnie funkcjonująca firma, wykonuje w toku swojej działalności, pewne zadania. Nie występują żadne zakłócenia w ich przeprowadzaniu, o ile:

nie są one zbyt złożone,
realizuje je wyłącznie jedna osoba.

Niestety, ale rzadko kiedy takie warunki są spełnione. Idealną, wręcz modelową sytuacją byłoby tworzenie harmonogramów zaplanowanych prac, ze wskazaniem osób, które są za nie odpowiedzialne. W takim planie prac można by przydzielić wszystkim pracownikom w danej organizacji zadania cząstkowe, składające się na całe przedsięwzięcie. Trzeba jednak być bardzo dobrze zorganizowanym, aby za każdym razem, gdy pojawia się w przedsiębiorstwie zadanie do wykonania, na początek tworzyć taki szczegółowy harmonogram. Dodatkowo, w toku wykonywania kolejnych czynności przez kadrę pracowniczą, należałoby pilnować, aby wszelkie założenia harmonogramu, zwłaszcza te dotyczące terminów realizacji zadań cząstkowych, były dotrzymywane.

Odgórne założenia

Co prawda, wielu przedsiębiorców ma ideę dokonywania zleceń, czy realizacji projektów zgodnie z wcześniej ustalonym planem. Są to osoby jak najbardziej zorganizowane, które prowadzą interesy w sposób uporządkowany i chcą, aby ich podwładni podobnie wykonywali swoje obowiązki. Nie zawsze jednak jest to możliwe do spełnienia. Bywają pracownicy, którzy w ogóle nie potrafią zorganizować sobie swojej pracy i potrzebują twardej ręki kierownika, aby wykonywać zadania terminowo.

Nie ulega wątpliwości, że każdy z nas jest inny i nie wszyscy są miłośnikami porządku, także jeśli chodzi o kwestie zawodowe. Pracodawca oczywiście ma możliwość doboru takich pracowników, którzy będą charakteryzowali się zamiłowaniem do uporządkowanej pracy. Trzeba jednak przy tym powiedzieć, że wielu specjalistów, osób kreatywnych, których wiedza i umiejętności są bardzo cenne dla samego przedsiębiorstwa, nie potrafi organizować sobie pracy. Brak terminowości to plaga polskich firm. W konsekwencji braku dotrzymywania terminów, zmuszone są one do płacenia ustalonych w umowie współpracy z klientem, kar umownych. Można by ich skutecznie uniknąć, wprowadzając prosty system efektywnego przeprowadzania zadań.

Zarządzanie projektami – forma pierwotna

Pod szumnym pojęciem „zarządzanie projektami” należy po prostu rozumieć takie rozczłonkowanie złożonego problemu, zlecenia, czy zadania, aby każdy z pracowników z zespołu, który nad nim pracuje, dokładnie wiedział, co ma robić i kiedy. Warto jest tworzyć przed rozpoczęciem pracy harmonogram, w którym zawarte będą mniejsze zadania, składające się na pełne zlecenie dla klienta. Każdemu członkowi zespołu pracowniczego należy:

nadać kompetencje i funkcje w projekcie,
przypisać mu zadania do wykonania.

Jeśli projekt ma trwać na założony okres czasu, to na każdy dzień pracy powinny przypadać takie zadania, które można zrealizować w toku normalnej pracy ośmiogodzinnej.

Zadanie w firmie można podzielić na śród etapy, których zamknięcie byłoby poprzedzone zebraniem członków zespołu i przeanalizowaniem tego, czy zadanie zostało zrealizowane w sposób odpowiedni.

Harmonogram główny i harmonogramy cząstkowe powinny być cały czas do dyspozycji wszystkich członków zespołu, a zwłaszcza jego lidera. Powinien on być informowany o postępach prac, które mógłby nanosić na harmonogram i ewentualnie dokonywać w nim zmian. Oczywiście, wszystko można zapisywać na zwyczajnej kartce papieru, ale w praktyce jest to problematyczne. Minusem zarządzania projektem „na papierze” jest to, że pewna, wyznaczona ku temu osoba, musi dbać o należyte wykonywanie wszystkich czynności cząstkowych składających się na projekt . Lider zespołu pracowniczego musi odpowiedzieć na szereg pytań:

Czy zadania zostały wykonane w danym dniu?
Czy któryś z członków zespołu ma jakieś problemy z wykonaniem swoich zadań?
Czy wystąpiły jakiekolwiek przeszkody, które opóźnią wykonanie zadania, albo uniemożliwią je?

W zasadzie, prowadząc papierową dokumentację zarządzania projektem należy codziennie organizować zebrania członków zespołu i omawiać to, co zostało wykonane, bądź to, czego nie udało się wykonać w założonym terminie.

Konieczne jest utrzymywanie właściwej komunikacji wśród członków zespołu projektowego. Pracownik, który jest dobrze doinformowany o postępach w projekcie i który jest świadomy celu, do którego dąży, jest bardziej skuteczny w swoim działaniu. Pracownicy muszą mieć przydzielone zadania do wykonania, ponieważ pozostawieni sami sobie nie będą wykonywać swej pracy efektywnie, co przełoży się na niedbałe wykonywanie zadań w firmie, bądź też przekraczanie uprzednio wytyczonych terminów.

Na szczęście, są dziś o wiele prostsze, a na pewno bardziej efektywne metody przeprowadzania wszystkich zadań na gruncie działalności firmy.

Instytucja kierownika projektu

Do każdego zadania w firmie powinien zostać przydzielony kierownik projektu, który będzie czuwał nad jego terminowym i prawidłowym wykonaniem, a jednocześnie weźmie na swoje barki odpowiedzialność za wyniki osiągnięte przez jego zespół. Kierownikowi projektu niejednokrotnie bardzo trudno jest narzucić innym pracownikom, aby tworzyli oni harmonogramy, czy korzystali z już stworzonych przez niego planów. Dzieje się to zwłaszcza wówczas, gdy kierownikiem projektu nie jest przełożony innych pracowników, ale osoba z tego samego działu, znajdująca się na tym samym szczeblu organizacji.

Odmienny charakter pracowników i realizowanych w firmie zadań sprawia, że kierownik projektów musi być pracownikiem idealnie zorganizowanym, wręcz pedantycznym. Musi on silną ręką zadbać o to, aby zadanie zostało wykonane na czas, zgodnie ze wcześniejszymi założeniami i aby spełniało oczekiwania zarówno kierownictwa firmy, jak i przede wszystkim samego klienta.

W wielu firmach nie ma takiej osoby, albo też ma ona stanowczo zbyt wiele obowiązków, aby jeszcze dokładać do ich palety kierowanie projektami. Pojawia się więc problem, kto ma organizować pracę w przedsiębiorstwie, aby przebiegała ona bez zakłóceń? Istnieją już proste w użyciu systemy zarządzania projektami, które zdecydowanie ułatwiają sprawną realizację nawet najbardziej skomplikowanych zadań w firmie. Efektywność jest miarą sukcesu przedsiębiorstwa na rynku, dlatego też każdy pracownik powinien dokładać wszelkich starań do tego, aby rzeczywiście podwyższać ową efektywność. Jeśli stanie się ona znakiem rozpoznawczym dla firmy, niewątpliwie zyska ona przewagę konkurencyjną.

Nowoczesne systemy zarządzania realizacją zadań

Planowanie wykonywania zadań jest kluczowym czynnikiem sukcesu firmy w spełnianiu oczekiwań i zaspokajaniu potrzeb jej klientów. Odpowiednie planowanie, organizowanie pracy, a także utrzymywanie sprawnego przepływu informacji pomiędzy wszystkimi pracownikami, bez względu na ich stopień zaangażowania w wykonanie danego zadania, jest bardzo ważne i rzutuje na efektywne przeprowadzanie projektów w przedsiębiorstwie.

Komputerowe systemy zarządzania projektami pozwalają na usystematyzowanie w pewien sposób pracy każdego zespołu pracowniczego, niezależnie od tego, czy zadaniem do wykonania jest skomplikowany projekt architektoniczny, czy też prosta strona internetowa dla klienta. Każde zadanie można podzielić na mniejsze i przypisać je w systemie komputerowym do określonych osób. W systemie zarządzania projektami bez trudu można zaplanować krok po kroku, w jaki sposób będzie realizowane zadanie. Warto podkreślić, że firma działa w zmieniającym się dynamicznie otoczeniu, a więc i tryb wykonywania zadań musi być tak opracowany, aby mógł elastycznie dopasować się do zaistniałych zmian. Często przy wykonywaniu zadania zdarzają się sytuacje, których lider zespołu pracowniczego nie mógł przewidzieć. Takie zdarzenia można uwzględnić w systemie zarządzania projektem, a na dodatek wprowadzać je na bieżąco do planów, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Przejrzystość harmonogramu prac jest naprawdę bardzo istotna, o czym może przekonać się każdy biznesmen, który kiedykolwiek prowadził jakiś projekt w interesach. Komputerowa aplikacja pozwala na wgląd w przebieg prac i ich dalszy harmonogram każdemu, kto związany jest z projektem. Równocześnie, szef zespołu, albo właściciel firmy może monitorować, jakie zadania cząstkowe są realizowane na danym etapie i czy kończą się one sukcesem. Może sprawdzić, czy są przestoje w przeprowadzaniu zadań, a jeśli tak – to czym są one spowodowane. Dzięki temu można na bardzo wczesnym etapie odkryć nieprawidłowości w realizacji projektu, przez co istnieje możliwość ich szybkiej eliminacji bądź naprawienia.

Trzeba powiedzieć, że do komputerowego systemu zarządzania projektem powinni mieć ułatwiony dostęp wszyscy zaangażowani członkowie zespołu, pracującego nad danym zadaniem. Dostęp do komputerowego systemu jest niewątpliwie łatwiejszy, niż dostęp do papierowych wersji harmonogramów, na które lider zespołu nanosi pewne zmiany ręcznie. Jest jeszcze jeden atut nowoczesnych systemów zarządzania projektami. Otóż papierowe wersje planów zadań mogą szybko ulec zniszczeniu lub zgubieniu, zaś elektroniczne ich wersje zawsze będą trwałe.

Multizadaniowość pracowników

W firmie na ogół nie jest wykonywane tylko jedno zadanie w tym samym czasie. Najczęściej pracownicy muszą podołać kilku zleceniom jednocześnie, a rozdzielenie pracy i czasu pomiędzy poszczególne zadania cząstkowe sprawia wiele problemów. Zawsze istnieje niebezpieczeństwo tego, że ktoś o czymś zapomni, w wyniku czego pojawią się zakłócenia w realizacji harmonogramów zadań. Aby do tego nie dopuścić, komputerowy system zarządzania projektami zawsze powinien wskazywać każdemu pracownikowi, co musi wykonać w danym dniu i w jakim porządku. Dzięki dobremu zaplanowaniu prac codziennych, możliwe jest efektywne przeprowadzanie każdego zadania, z jakim spotykamy się na gruncie firmowym.

Dostęp kierownika zespołu do planów pracy każdego z podwładnych, daje możliwość bieżącej kontroli tego, czy oby na pewno wywiązują się oni ze swoich obowiązków. Jeśli nie, menedżer może wyciągnąć konsekwencje, a w przypadku, gdy wszystko przebiega sprawnie, zastosować narzędzia motywacji, do jeszcze lepszej pracy.