Jak, gdzie, kiedy, kto – karta projektu w zarządzaniu

Uporządkowanie procesu projektowego

Kluczowe dla sprawnej realizacji zadań w każdej firmie jest odpowiednie zorganizowanie wszystkich działań dokonywanych przed wszystkich pracowników pracujących nad danym projektem. W wielu firmach menadżerowie są zdania, że mają wrodzone zdolności do kierowania projektami. Tymczasem, intuicyjne zarządzanie nimi sprawdza się wyłącznie w nader nielicznych przypadkach. Na co dzień konieczne są odpowiednie plany i harmonogramy prac, które ujęte w jeden dokument upraszczają bieżące zarządzanie każdym realizowanym projektem. Zaawansowane zadania wymagają uporządkowania całego procesu ich realizacji. Liczba informacji i prac koniecznych do przeprowadzenia, są stanowczo zbyt rozległe, aby bez „papierowych” planów odpowiednio je zorganizować, pamiętając o całym szeregu ważnych szczegółów. Wykracza to poza możliwości większości nawet bardzo sprawnych i zdolnych menadżerów. Przydatna w uporządkowaniu procesów projektowych okazuje się być tzw. karta projektu, którą przy dzisiejszych technologiach śmiało można założyć w formie elektronicznej, z wykorzystaniem ku temu odpowiednich programów.

Czym jest karta projektu?

Najogólniej rzecz ujmując, karta projektu jest dokumentem opisującym projekt. Stanowi ona pierwszy etap realizacji projektu i jest w większości przypadków uznawana za podstawę do dalszego planowania działań. Poziom uszczegółowienia karty projektu może być różny, w zależności od stopnia zaawansowania finalnego projektu. Przy tworzeniu karty projektu zaleca się ujęcie nawet najdrobniejszych, zdawałoby się mało istotnych szczegółów, ponieważ to one w rzeczywistości pozwalają na osiągnięcie dużo lepszego efektu podczas realizacji przedsięwzięcia.

Karta projektu to podstawowy dokument oferty projektowej. Zawiera ona wszelkie istotne informacje dotyczące projektu. Kierownik projektu, sponsor oraz klient powinni zaakceptować kartę projektu. Stanowi ona podstawę do późniejszych roszczeń. Karta powinna zawierać co najmniej:

• omówienie istoty celu ogólnego projektu (jego sprecyzowanie),
• opis merytoryczny zadań cząstkowych,
• harmonogram realizacji,
• kosztorys.

Karta projektu realizowana na komputerze ma tą zaletę, że łatwiej ją modyfikować, jeśli konieczne jest wprowadzenie pewnych zmian. Z tego względu warto zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie dla tworzenia podobnych dokumentów.

Teoretycznie , kartę projektu powinien przygotowywać zleceniodawca, ale w praktyce, w przeważającej części przypadków, dokument ten jest sporządzany przez menadżera projektu, we współpracy z jego zespołem pracowniczym.

Zagadnienia karty projektu

W karcie projektu odpowiada się na szereg pytań, o różnym poziomie skomplikowania. Warto poświęcić nawet cały dzień pracy na opracowanie odpowiedniej karty projektu, ponieważ to ona często decyduje o powodzeniu, bądź nie, całego przedsięwzięcia. Karta projektu powinna precyzować, czego tak właściwie dotyczy sam projekt. Jakie są jego główne cechy i przesłanki do realizacji. W konsekwencji, dokument ten powinien kształtować strategię działania, prowadzącą do finalizacji wszystkich zadań. Spójna i przejrzysta karta projektu jest doskonałym narzędziem podczas prezentowania oferty kontrahentowi i w czasie prezentacji strategii działania przełożonym.

Warto podkreślić, że karta projektu powinna być sporządzana przez wszystkich zainteresowanych, nawet szeregowych pracowników, biorących udział w projekcie. Ich wkład w opracowanie strategii działania może być nieoceniony. Dobra karta projektu to wbrew pozorom nie sztywny, biurokratyczny dokument, tylko użyteczny plan działania. Jej stworzenie polega na pracy w grupie, na definiowaniu problemów i kreatywnym ich rozwiązywaniu. To nie szablon, który wypełnia się naprędce przed prezentacją oferty klientowi, ale przemyślany dokument, nad którym pracuje cały zespół projektowy. Należy możliwie jak najlepiej zdefiniować w karcie projektu oczekiwania klienta i przełożonych. Stworzenie karty projektu, najlepiej w ogólnodostępnej dla wszystkich członków zespołu projektowego i przełożonych, formie, jest bardzo ważne dla ułatwienia dokonywania kolejnych etapów przedsięwzięcia.

Generalnie, karta projekty ma opisywać wizję, cele, zakres, organizację projektu, a także wytyczać wstępny jego plan. Powinna zawiera omówienie celu ogólnego dla projektu, opis merytoryczny wszelkich działań cząstkowych, harmonogram realizacji oraz szczegółowy kosztorys.

Wgłębiając się nieco w szczegóły, poszczególne części karty projektu można zaprezentować w następujący sposób:

1. Streszczenie przedsięwzięcia.
2. Definicje użyte w karcie projektu.
3. Cel nadrzędny realizacji projektu
3.1. Charakterystyka celu ogólnego
3.2. Opis przedmiotu projektowania
3.3. Wskazanie użyteczności projektu
3.4. Dokonanie porównania użyteczności planowanego rozwiązania z poziomem rozwiązań znanych w kraju i za granicą.
4. Zadania cząstkowe projektu
4.1. Klasyfikacja zadań cząstkowych
4.2. Rodzaje podejmowanych prac badawczych (w tym identyfikacja, diagnoza, modelowanie oraz projektowanie)
4.3. Rozpoznanie stanu prawnego
4.4. Rozpoznanie norm właściwych dla dziedziny projektu
4.5. Kierunki rozwoju
5. Rezultaty finalizujące realizację projektu
5.1. Korzyści poznawcze
5.2. Korzyści użytkowe
5.3. Korzyści ekonomiczne
6. Przebieg procesu projektowego
7. Nakłady finansowe konieczne dla realizacji projektu
8. Opis prac studialnych
9. Opis prac aplikacyjnych
10. Harmonogram projektu – najlepiej w formie graficznej,
11. Kosztorys projektu, obejmujący koszty bezpośrednie i pośrednie

Wykorzystanie karty projektu w praktyce

Karta projektu przez wielu menadżerów błędnie uznawana jest jedynie za formalny opis przedsięwzięcia i charakterystykę przewidywanych efektów. Tymczasem, powinna ona stanowić równocześnie praktyczne narzędzie do zarządzania projektem. Dzięki karcie projektu na pewno łatwiej będzie przedstawić klientom, sponsorom czy przełożonym, cały program przedsięwzięcia. Jeśli na dodatek karta będzie miała formę elektroniczną, forma prezentacji będzie bardziej atrakcyjna.

Karta projektu powinna identyfikować osoby nadzorujące projekt, czyli kierownika projektu, sponsora i lidera zespołu. Definiuje ona przy okazji rolę każdej z tych osób. Zawiera również informacje, które pozwalają na łatwe skontaktowanie się z nimi.

Dzięki udostępnieniu karty projektu wszystkim pracownikom firmy można wywołać poczucie odpowiedzialności u każdej osoby, której bezpośrednio lub pośrednio dotyczy realizowany projekt.

Etapy tworzenia karty projektu

Karta projektu powinna być stworzona przed przystąpieniem do realizacji przedsięwzięcia. W wielu firmach jednak dokumentacja tego typu jest tworzona po zakończeniu projektu, co nie jest najlepszym działaniem. Wówczas nie można wyznaczyć szczegółowych celów, do których dąży projekt, ani podzielić zadania, które mają zostać zrealizowane przez konkretnych członków zespołu projektowego.

Pierwszym krokiem do utworzenia dobrej, pożytecznej karty projektu, jest opisanie jego misji, wszelkich kontekstów i wizji. Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, co też jest powodem realizacji danego projektu. Na ogół jest to zlecenie otrzymane od klienta, albo chęć wygrania przetargu lub konkursu ofert. Trzeba określić wszystkie cele projektu, które śmiało można wyznaczyć trzymając się tzw. metody SMART. Cel musi być wedle niej prosty, mierzalny, osiągalny, istotny i usytuowany w odpowiednim czasookresie. Zrozumienie celu projektu dla nikogo nie powinno być zadaniem skomplikowanym. Powinien on być sformułowany w sposób czytelny i jednoznaczny, aby nie pozostawiał żadnych możliwości błędnej interpretacji. Jeśli chodzi o mierzalność, to cel projektu powinniśmy docelowo móc wyrazić w postaci liczbowej, a więc określić stopień dokonania tego, co zaplanowaliśmy. Musimy sprawdzić, czy nasze założenia znalazły finalnie pokrycie w rzeczywistości. W karcie projektu koniecznie należy zawszeć realistyczny, możliwy do osiągnięcia cel. Jeśli będzie on zbyt ambitny, wówczas może się okazać, że zespół projektowy nie będzie zmotywowany do jego realizacji. Może to doprowadzić do zaburzenia prac zespołu projektowego. Cel powinien mieć określoną wartość dla wszystkich, którzy podejmą nad nim pracę. Ostatnim wyznacznikiem celu projektu jest to, aby był on dokładnie określony w czasie. Zawsze należy pozostawić sobie pewien margines błędu w czasie ustalania harmonogramu projektu, który pokryje straty czasowe w nieprzewidzianych sytuacjach.

Na pierwszym etapie tworzenia karty projektu należy opisać całe przedsięwzięcie i jasno zaznaczyć, co obejmuje projekt, a jakie obszary pozostają poza jego zasięgiem. Pozwoli to uniknąć problemów w trakcie jego realizacji.

Drugim krokiem jest przedstawienie opisu organizacji projektu. Wspominane już było, że karta projektu musi szczegółowo wyznaczać, kto jest sponsorem projektu, kto zajmuje pozycję kierownika, a kto uczestników projektów. Ta część powinna dodatkowo obejmować wskazanie ról członków zespołu projektowego, identyfikację odbiorców projektu, klientów i wszelkie osoby nim zainteresowane.

Trzeci etap polega na stworzeniu planu osiągnięcia celu. Tu należy zaplanować całe przeprowadzenie projektu, wyznaczając najlepszy i najgorszy scenariusz przyszłych zdarzeń. Powinno się tu zawrzeć wszelkie zależności i kluczowe założenia, które są niezbędne do realizacji projektu i poszczególnych jego części.

Ostatnim zadaniem prowadzącym do sporządzenia karty projektu, jest identyfikacja ryzyka projektu. Musimy przygotować się na wszelką ewentualność i na ziszczeniu się negatywnego scenariusza.

Karta projektu powinna być gruntownie przemyślanym dokumentem, bowiem to ona będzie wyznaczała, jak zostanie zrealizowany projekt, w jakim terminie i w jakim budżecie. Nie ma tu miejsca na pomyłki czy niedopatrzenia. Kartę projektu najlepiej przygotowywać przed przystąpieniem do realizacji projektu, a nawet przed prezentacją klientowi swojej oferty. Karta powinna być zrealizowana we współpracy z pracownikami, którzy docelowo mają pracować nad projektem. Komputerowa karta projektu jest wygodna i dostępna dla wszystkich, którzy biorą udział w realizacji poszczególnych zadań, składających się na projekt.