Jak likwidować straty czasu?

Czas to pieniądz, dlatego też jakiekolwiek straty w tym zakresie na gruncie firmowym i nie tylko, powinny być postrzegane jako normalne straty finansowe. Jeśli nie będziemy wprawnie zarządzać kapitałem, jakim jest czas, to wciąż będziemy musieli godzić się z ponoszeniem strat i ze stresem z tym związanym. Czasu nie da się wydłużyć, ani z nim walczyć. Można jednak tak dopasować nasz harmonogram dnia, aby czas stał się naszym sprzymierzeńcem, a nie przeciwnikiem. Trzeba powiedzieć, że likwidacja strat czasu jest jak najbardziej możliwa wtedy, gdy będziemy w stanie zidentyfikować, jakie czynności zajmują nam najwięcej czasu. Ich skrócenie, albo wyeliminowanie jest drogą do sukcesu, którym jest umiejętne zarządzanie czasem. Doba ma określoną liczbę godzin, które powinniśmy wykorzystać jak najbardziej efektywnie. Wtedy będziemy mogli powiedzieć, że zlikwidowaliśmy wszelkie straty czasu i działamy skutecznie. Jak tego dokonać? Podpowiemy kilka sposobów na zarządzanie czasem w najbardziej optymalnym trybie.

Szkolenia z zakresu zarządzania czasem

Dzięki szkoleniu dotyczącego zarządzania czasem jesteśmy w stanie nie tylko zidentyfikować, gdzie go tracimy, ale równocześnie pozbyć się strat czasu. Nasza praca staje się wówczas o wiele bardziej efektywna. Istnieje wiele firm szkoleniowych, które w swojej ofercie usług mają szkolenia z zarządzania czasem. Skierowane są one nie tylko do menadżerów, ale i pracowników niższego szczebla, a także do osób prywatnych, którzy nie potrafią zarządzać czasem w sytuacjach rodzinnych. Temat zarządzania czasem niewątpliwie jest dziś bardzo modny, stąd też rosnące zainteresowanie ludzi tego rodzaju szkoleniami. Być może szerokie grono osób w końcu zrozumiało, że zarządzając czasem umiejętnie może pracować bardziej efektywnie i skutecznie, jednocześnie wypracowując coraz to lepsze wyniki. Dla firmy taka sytuacja jest jak najbardziej pożądana, dlatego też właściciele nowoczesnych przedsiębiorstw, znający wagę szkoleń, wysyłają swoich pracowników na kursy tematyczne z zakresu zarządzania czasem. Jeśli ci poznają sposoby, jak likwidować straty czasu, skorzysta na tym całe przedsiębiorstwo, nie tylko pojedynczy pracownik.

Współczesny rynek pracy jest bardzo zatłoczony. Jest wielu pracowników, mających podobne kwalifikacje zawodowe i umiejętności, ale oczywiście brakuje pracodawców, chcących ich zatrudnić. Stąd też mówimy o bezrobociu. Pracodawcy mają dziś bardzo wysokie wymagania w stosunku do swoich pracowników albo do kandydatów na pracowników. Wymagają od nich znajomości zasad zarządzania czasem i stosowania ich w praktyce. Dlatego też nawet będąc bezrobotnym warto wybrać się na szkolenie z zarządzania czasem, a jeśli nie mamy na nie środków finansowych, dowiedzieć się co nieco na ten temat chociażby z takich publikacji jak ta.

Niezmienna długość doby

Żyjemy coraz szybciej, mamy coraz więcej obowiązków do wypełnienia, a doba nie jest z gumy – nie rozciągnie nam się liczba godzin. Mamy ich maksymalnie 24 dziennie, a i tak pewien czas musimy poświęcić na sen i zregenerowanie sił niezbędnych do podejmowania kolejnych wyzwań, nie tylko tych o charakterze zawodowym. Im mamy więcej obowiązków do wypełnienia, tym bardziej brakuje nam czasu i wydaje się nam, że doba jest krótsza niż w rzeczywistości. Tymczasem, jeśli byśmy w odpowiedni sposób zaplanowali dzień, to okazałoby się, że mamy jeszcze czas dla siebie – na relaks i zasłużony odpoczynek. Umiejętność planowania i porządkowania dnia jest do wykształcenia w większości przypadków. Tylko nieliczni ludzie są z natury tak nieuporządkowani, że żadne szkolenia i dobre rady dotyczące zarządzania czasem, nie trafiają do nich.

Brak czasu odczuwany jest przez wiele osób. Przez to, że mamy wiele zadań do spełnienia, mniej sypiamy, co powoduje powstanie groźnych napięć i nadmiernego stresu. Ma to negatywne skutki dla człowieka, dlatego też należy pracować nad skonstruowaniem takiego modelu zarządzania czasem, aby wszystko przebiegało w odpowiednim trybie. Jak można przypuszczać nie jest to łatwe.

Likwidowanie strat czasu

Przed przyst��pieniem do realnego likwidowania strat czasu, z jakimi mamy niestety do czynienia na co dzień, musimy sobie uświadomić, że na pewne kwestie nie mamy bezpośrednio wpływu. Dzieją się one poza nami. Na inne zdarzenia mamy wpływ wyłącznie pośredni, a inne znowu są z nami związane w sposób ścisły. Jedynie z tymi dwiema ostatnimi kategoriami zdarzeń możemy pracować, tj. identyfikować straty czasu z nimi związane i likwidować je. Wykorzystanie naszego czasu w dużej mierze zależy od tego, w jaki sposób podejdziemy do kategorii zdarzeń, mających bezpośredni z nami związek. Nie można przede wszystkim dopuścić do tego, aby naszym całym czasem zarządzał ktoś zupełnie inny. Nie możemy przecież stać się „zakładnikiem czasu”, ale jego władcą. Najlepszym wyjściem z sytuacji, kiedy mamy za dużo obowiązków i zadań do realizacji, jest oddelegowanie ich na swoich podwładnych, albo kolegów z pracy. Jeśli taka sama sytuacja dotyczy życia prywatnego, obowiązkami należy podzielić się z domownikami.

Aby likwidować w sposób jak najbardziej skuteczny straty czasu, jakie ponosimy na co dzień, należy zastosować się do kilku uniwersalnych w miarę zasad zarządzania czasem.

Zasada numer 1

Pierwszą zasadą, o której powszechnie mówi się w czasie szkoleń z zakresu zarządzania czasem, jest zasada Pareto. Jest to reguła określana mianem 20/80, co oznacza, że 20% czasu powinno generalnie generować aż 80% efektów. Tymczasem, na ogół jest tak, że 80% czasu wykorzystywanego przez człowieka, generuje wyłącznie 20% efektów, a to stanowczo zbyt mało. Przekładając zasadę Pareto na nieco prostszy język trzeba powiedzieć, że najwięcej efektu przynoszą nam zrealizowane najważniejsze zadania. Nie można jednocześnie identyfikować pozostałe 80% zadań jako mało ważnych i je kompletnie zignorować. Zasadniczo jednak bywa tak, że spośród tychże zadań wiele jest źródłem niepotrzebnych nikomu strat czasu i je należy wyeliminować z codziennego planu zajęć. Podczas opracowywania harmonogramu zajęć na dany dzień należy skupić się na najważniejszych zadaniach i im poświęcić najwięcej czasu i energii. Dzięki temu efekty uzyskiwane przez pracownika będą wyraźnie widoczne i dostrzegalne przez przełożonych, co może przełożyć się na otrzymanie np. premii uznaniowej.

Zasada numer 2

Mowa tu o regule 40/60 i bynajmniej nie należy jej mylić z zasadą Pareto, o której była mowa uprzednio. Chodzi w niej o zupełnie o coś innego, a mianowicie o potrzebę planowania wyłącznie 40% swojego czasu w ciągu dnia. Pozostałe 60% zaleca się przeznaczyć na w miarę spontaniczne działania i nieprzewidziane zdarzenia, które niestety często zaburzają nam normalny cykl pracy i wykonywania obowiązków. Jeśli zawczasu przygotujemy się do tego, że coś zajmie nasz czas, to wówczas nie będzie mowy o niepotrzebnych jego stratach. Nie można zagospodarować każdego dnia co do minuty, ponieważ wówczas jedna nieprzewidziana sytuacja, traf losu może całkowicie wybić z rytmu pracy pracownika, co może pociągnąć za sobą złe skutki, z ogromnymi stratami czasu włącznie.

Zasada numer 3

Wspomaganie zarządzania czasem jest jak najbardziej możliwe, jeśli będziemy mogli zastosować dostępne ku temu narzędzia. Wiele osób postarało się o likwidację strat czasu poprzez zapisywanie spotkań i zobowiązań w kalendarzach – terminarzach. Taki organizer, w formie tradycyjnej, kartkowej, lub elektronicznej, w formie programu komputerowego, pozwala na uporządkowanie i nadanie pewnej hierarchii projektom, za które odpowiedzialny jest dany pracownik.

Zasada numer 4

Planowanie, planowanie i jeszcze raz planowanie. Nie dajmy sobie wmówić, że taka czynność jest właśnie stratą czasu. Wręcz przeciwnie, dzięki planowaniu kolejnych czynności i projektów jesteśmy w stanie tak zagospodarować swój dzień pracy, że o żadnych stratach czasu nie będzie w nim mowy. Aby właściwie zaplanować dzień wystarczy przeanalizować na ogół to, co robiliśmy w pracy w dniu wczorajszym. Na tej podstawie stworzymy pewien harmonogram na dzień następny. Planować powinniśmy wieczorem, kiedy mamy na to chwilę wolnego czasu. Tak naprawdę wystarczy nam na to zaledwie 10 minut, a może nawet mniej. Należy spisać wszystkie zadania, jakie mamy do wykonania i określić, ile czasu powinny nam one zająć. Przyjmujmy zawsze górną granicę czasową. Powinniśmy wykonywać wszystko zgodnie z planem, trzymając się wyznaczonych czasookresów dla każdego zadania.

Zasada numer 5

Najważniejsze zadania, którym nadajemy najwyższy priorytet w naszych planach zajęć na kolejne dni, powinny znaleźć się na najwyższych miejscach. Oznacza to, że należy je zrealizować w pierwszej kolejności. Dzięki ustalaniu priorytetów w pracy i w życiu rodzinnym jesteśmy w stanie w sposób optymalny zarządzać czasem, a przy tym likwidować straty z nim związane. Problemem jest jedynie nauczenie się, w jaki sposób nadawać wagę poszczególnym zadaniom. Najpierw powinno się jednak wykonywać zadania najtrudniejsze, a stopniowo przechodzić do łatwiejszych. Jeśli odwrócimy kolejność, to zawsze na koniec zostaną nam do wykonania najtrudniejsze zadania i przez cały dzień będziemy za nie odczuwać ciężar odpowiedzialności. Stres z tym związany powoduje generowanie strat czasu, a tego przecież wolelibyśmy uniknąć.

Zasada numer 6

Plan dnia, który skonstruujemy dla własnych potrzeb, powinniśmy dostosować do godzin pracy. Czasem jednym ludziom pracuje się najlepiej w godzinach porannych, inni wolą siedzieć popołudniami i wieczorami przy pracy. Zastanówmy się więc, do jakiej grupy należymy i tak rozłóżmy w czasie nasze obowiązki, aby ze wszystkim zdążyć, ale mieć siłę i energię do pracy.

W chwili obecnej istnieje wiele programów komputerowych, które pozwalają na efektywne wykorzystywanie czasu pracy poprzez jego planowanie. Pomagają nam one w eliminowaniu strat czasu, ale nie wykonają naszej pracy za nas. Jeśli nie będziemy w sposób świadomy wykorzystywać swojego czasu pracy, wówczas straty będą się wciąż pojawiać i to w o wiele większej skali. Pamiętajmy o tym i planujmy zadania do wykonania racjonalnie, z zachowaniem przedstawionych w niniejszym poradniku zasad.