Jak mądrze delegować zadania

Czym jest delegowanie zadań?

Delegowanie uprawnień to nic innego jak przekazywanie podległym pracownikom części swojej odpowiedzialności. Daje to menedżerowi możliwość efektywniejszego wykorzystania swojego czasu pracy i koncentracji na bardziej priorytetowych działaniach, umożliwia mu dostęp do dodatkowej wiedzy, którą dysponuje jego zespół, a przy okazji jest to też doskonała metoda na angażowanie i motywowanie pracowników. Dzięki delegowaniu pracownicy mają możliwość wpływu na wizję i rozwój firmy, a ponadto stają się współtwórcami konkretnych rozwiązań. Działa tu też mechanizm psychologiczny polegający na tym, że poprzez przekazanie zadań menedżer docenia kwalifikacje i umiejętności pracownika, przez co wzmaga jest pewność siebie. Nieocenioną korzyścią przy delegowaniu jest też z pewnością to, że przyspiesza ono proces podejmowania decyzji, podnosi jakość i skraca termin realizacji zadania. Suma summarum zwiększa to efektywność działań.

Mądre delegowanie zadań:

  • Zwiększa wyniki zespołu.
  • Podnosi satysfakcję z pracy w zespole.
  • Podnosi kompetencje członków zespołu.
  • Oszczędza twój czas na ważniejsze zadania.
  • Pokazuje twoje zdolności managerskie.
  • Umożliwia ci przejście do zadań wyższego rzędu.

    5 przydatnych wskazówek

    Pracownik musi mieć jasność i świadomość stawianego przed nim celu; Zakres delegowanych zadań, uprawnień i odpowiedzialności musi być zrozumiały dla pracownika oraz koniecznie adekwatny do posiadanych przez niego kompetencji; Pracownik musi zaakceptować nową odpowiedzialność, w praktyce oznacza to, że należy uszanować jego prawo do odmowy przyjęcia nowych uprawnień;

    Trzeba wyposażyć pracownika we wszelkie niezbędne narzędzia do wykonania zadania: ważne informacje na temat specyfiki zadania, wskaźniki jego realizacji, określony termin realizacji oraz informacje na temat tego, z czyjego wsparcia pracownik może skorzystać w trakcie realizacji zadania (chodzi tu o zapewnienie możliwości skonsultowania tematu); Istotne jest też stałe monitorowanie postępów oraz ocena stopnia realizacji zadania zarówno przez pracownika jak i jego przełożonego.

    10 zasad dobrego menadżera

  • Celuj – codzienne zadania dostosuj do wyznaczonych przez siebie celów.
  • Przygotuj – Każdego dnia przed wyjściem z pracy lub wieczorem, zanim położysz się spać, na piśmie, zaplanuj nowy dzień. Zostaw czas na sprawy nieprzewidziane i rutynowe.
  • Ustalaj priorytety – Najpierw załatwiaj sprawy ważne – nie bierz się za nieważne i nie daj tyranizować się sprawom pilnym.
  • Zestawiaj – Podobne zadania zestaw w jednym bloku: telefony, pocztę, spotkania.
  • Upraszczaj – Zadania trudne dziel na mniejsze kroki. Ustal kolejność i terminy ich załatwienia.
  • Zlecaj innym – Zlecaj innym pytając siebie: kto? co? dlaczego? jak? i kiedy? Broń się przed złodziejami czasu – mów “nie”
  • Stosuj parasol ochronny – Nie bądź zawsze osiągalny dla wszystkich! Ustal czas dla siebie i wykorzystaj go.
  • Uwzględniaj innych – szanuj czas Twoich współpracowników, przełożonych i klientów – nie przekładaj, nie spóźniaj się, nie przeciągaj. Przed spotkaniem ustal cele i limit czasu.
  • Telefonuj – Ustal odpowiedni czas ma rozmowy telefoniczne, nie przeszkadzaj i oddzwaniaj.
  • Ciesz się z sukcesów – sprawy załatwione traktuj jako sukces. Nagradzaj siebie i innych.

    Zagrożenia dla delegowania

  • niższy od oczekiwanego poziom wykonania danego zadania,
  • nie zawsze to, co delegujesz będzie chętnie przyjmowane,
  • zbyt wysokie koszty,
  • obniżony poziom poczucia własnego bezpieczeństwa.

    Korzyści delegowania to między innymi

  • dzięki delegowaniu uprawnień przestajemy być niezastąpionymi (a to otwiera nam możliwość do awansu),
  • odciążenie kierowników od zadań drugorzędnych i umożliwienie im skoncentrowania się na najważniejszych,
  • skrócenie czasu oraz poprawienie jakości decyzji – dzięki sytuowaniu uprawnień najbliżej wykonywanych zadań,
  • wzrost zaangażowania pracowników,
  • delegowanie prac ma często pozytywny wpływ na motywację do pracy i zadowolenie wspópracowników,
  • delegowanie prac ma często pozytywny wpływ na motywację do pracy i zadowolenie współpracowników,
  • delegowanie uprawnień pozwala nam ocenić możliwości pracowników,
  • korzystanie w większym stopniu z wiedzy i umiejętności pracowników, a w konsekwencji, zwiększenie ich kompetencji, szybsze uczenie się.

    Właściwy podział obowiązków pośród wszystkich członków zespołu to nie lada wyzwanie dla każdego menadżera. Rzecz w tym, by zrobić to możliwie mądrze, a korzyści na pewno będą wymierne i dla przydzielającego i dla wykonawcy.

    Delegowanie zadań jest materią o tyle ciężką, że wiąże się z podziałem władzy. Menadżer musi umiejętnie oddać część swoich zadań innym pracownikom, a nierzadko finalny efekt pracy ocenia jego zwierzchnik. Należy, więc tak dobrać zespół i przekazać część swoich kompetencji, aby ostateczny efekt wspólnych działań był taki, jaki by chciała go widzieć osoba delegująca.

    Przygotowując się do delegowania należy

    · Przygotować pracownika,

    · Wyjaśnić cel i specyfikę zadania,

    · Dokładnie określić kryteria wykonania pracy,

    · Poprosić pracownika o powtórzenie opisanej wcześniej procedury wykonania zadania i ewentualnie skorygować błędy,

    · Powierzyć pracownikowi zdania do wykonania w określonym terminie,

    · Skontrolować i ocenić efekty pracy.

    Z delegowaniem związane są trudności, pojawiające się:

    Ze strony kierowników:

    · poczucie zagrożenia pozycji w organizacji – kiedy zadania wykonywane są dobrze,

    · obawa przed utratą władzy, potrzeba kontroli całości zadań,

    · brak zaufania do pracowników (obawa, że zadania nie zostaną wykonane poprawnie),

    · brak pewności siebie i poczucia bezpieczeństwa.

    Ze strony pracowników:

    · obawa przed krytyką i kompromitacją,

    · unikanie ryzyka,

    · brak zachęt do podjęcia wyzwania oraz niska motywacja wewnętrzna,

    · małe zaangażowanie w sprawy organizacji,

    · brak pewności siebie i poczucia bezpieczeństwa.

    Przeszkody w delegowaniu

    U managerów często występują obawy o utratę własnego stanowiska. Manager pozostaje odpowiedzialny za oddelegowane zadanie i przez to często woli je dla bezpieczeństwa wykonać samemu. Przekazywanie upoważnień podwładnym powoduje, że władza managera w tym samym momencie zmniejsza się.

    Zadania powinny być przekazywane:

    · Wymiernie, konkretnie tak by kierownik jak i zarówno pracownik widzieli kiedy i w jaki sposób wykonać zadanie,

    · Ambitnie i atrakcyjnie tak by stanowiły wyzwanie dla pracownika. Wtedy wykonanie będzie skutkować satysfakcją pracownika,

    · Realistycznie tak by zadanie było możliwe do zrobienia przez konkretnego pracownika,

    · Terminowo tak by posiadało termin realizacji,

    · Opłacalnie tak by pracownik wiedział jakie korzyści będą płynąć z wykonanego zadania.

    Kierownicy i menadżerowie wpadają czasem w pułapkę myślową polegającą na niemożności przekazania odpowiedzialności za jakieś zadanie innej osobie. Przez lata kariery zawodowej, gdzie pracowali tylko na swoje konto, ciężko im jest uświadomić sobie, że nie wszystko muszą robić osobiście i część zadań można powierzyć reszcie zespołu.

    Sposobów na efektywne delegowanie zadań:

    · Dopasowanie Osoby Do Pracy

    Jednym z większych błędów w świecie pracy jest przekazywanie zadań do niewłaściwej osoby. Często zadanie jest delegowane do osoby, która nie jest w stanie wykonać go prawidłowo lub koliduje ona z jego harmonogramem innych zadań.

    · Zgadzam się na to, co jest do zrobienia

    Po wybraniu odpowiedniej osoby do pracy, do czasu podjęcia dyskusji na temat pracy z osobą i uzgodnienia, co należy zrobić. Warto poświęcić tutaj więcej czasu, bo im więcej czasu poświęcisz na omówienie projektu z pracownikiem i dokładnie wspólnie ustalicie wynik końcowy on będzie obiektywnie bardziej efektywny. Jeśli się zgodzi z twoimi decyzjami wykona zadanie jeszcze lepiej. Jasno określ, czego oczekujesz. Kluczem do sukcesu jest komunikacja, Osoba, której powierzasz zadanie musi wiedzieć, jakich rezultatów się spodziewasz.

    · Wyjaśnij, w jaki sposób Praca powinna być wykonywana

    Wyjaśnienie pracownikowi preferowanego podejścia lub metody pracy. Wyjaśnij, w jaki sposób chcesz zobaczyć pracę. Po prostu jasno określ, czego oczekujesz. Kluczem do sukcesu jest komunikacja, Osoba, której powierzasz zadanie musi wiedzieć, jakich rezultatów się spodziewasz.

    · Czy Twoi pracownicy powtarzają Tobie instrukcje?

    Poproś pracownika, aby powtórzył własnymi słowami instrukcję, które mu przekazałeś. Tylko w ten sposób, że można mieć pewność, że inna osoba rzeczywiście rozumie to co jej przekazaliśmy. Jakiekolwiek nieporozumienie może doprowadzić do źle wykonanego zadania.

    · Ustalenie terminu

    Wyznaczenie terminu i harmonogramu realizacji tego zadania. Pozwoli to Tobie ustalić harmonogram pracy całej firmy. Poproś, aby informowali Ciebie na bieżąco o jakichkolwiek opóźnieniach i problemach.

    Stale monitoruj postępy w pracy. To pozwoli Ci wychwycić i naprawić błędy zaraz po ich powstaniu, a nie przy finalnym efekcie, gdy będzie już za późno.

    · Rozbijanie zadań

    Rozbijaj większe zadania na serię mniejszych i łatwiejszych do wykonania czynności oraz wyznaczaj terminy zakończenia pracy na danym etapie, tak aby dana osoba mogła przedstawić Ci stosowny raport i poinformować czy wszystko przebiega zgodnie z planem.

    · Zarządzanie przez wyjątki

    Zarządzanie przez wyjątki jest potężnym narzędziem zarządzania czasem, którego używasz do bardziej efektywnej pracy z innymi ludźmi. Jeżeli praca jest na dobrej drodze i trzyma się harmonogramu, zarządzanie przez wyjątki oznacza, że dana osoba nie zdaje Tobie sprawozdania ze swojej pracy. Jeśli go nie otrzymamy, można zakładać, że wszystko będzie dobrze. Musi tylko informować, kiedy wystąpi wyjątek i ma problemu z wykonaniem zdania na czas.

    Wybieraj najbardziej kompetentną osobę do wykonania danego zadania.

    W zależności od charakteru pracy, który należy wykonać, nie zawsze musisz delegować w dół – dzielić się obowiązkami z podwładnymi z zespołu; możesz także delegować w górę, prosząc o pomoc przełożonego, bądź „równolegle”, korzystając z pomocy kolegi.

    Przydatne w sytuacji delegowania zadań i ocenianiu postępów ich realizacji mogą okazać się programy i aplikacje do zarządzania zadaniami. Przejrzysta lista nazwisk, przypisanych do nich projektów i cała powiązana z nimi dokumentacja w formie załączonych dokumentów, nie tylko pomoże realnie ocenić postęp pracy, ale i usprawni komunikację na linii menadżer – podwładny.

    Dzięki właściwemu delegowaniu zadań, możemy nie tylko dać szansę na wykazanie się swoim pracownikom, ale również w czasie, gdy wykonują oni powierzone przez nas obowiązki, skupić się na swoich projektach, aby efekt finalny był jak najlepszy. Nie tylko wzrasta wówczas motywacja, ale poprawia to jakość komunikacji w firmie.