Czym jest delegowanie zadań?
Delegowanie uprawnień to nic innego jak przekazywanie podległym pracownikom części swojej odpowiedzialności. Daje to menedżerowi możliwość efektywniejszego wykorzystania swojego czasu pracy i koncentracji na bardziej priorytetowych działaniach, umożliwia mu dostęp do dodatkowej wiedzy, którą dysponuje jego zespół, a przy okazji jest to też doskonała metoda na angażowanie i motywowanie pracowników. Dzięki delegowaniu pracownicy mają możliwość wpływu na wizję i rozwój firmy, a ponadto stają się współtwórcami konkretnych rozwiązań. Działa tu też mechanizm psychologiczny polegający na tym, że poprzez przekazanie zadań menedżer docenia kwalifikacje i umiejętności pracownika, przez co wzmaga jest pewność siebie. Nieocenioną korzyścią przy delegowaniu jest też z pewnością to, że przyspiesza ono proces podejmowania decyzji, podnosi jakość i skraca termin realizacji zadania. Suma summarum zwiększa to efektywność działań.
Mądre delegowanie zadań:
5 przydatnych wskazówek
Pracownik musi mieć jasność i świadomość stawianego przed nim celu; Zakres delegowanych zadań, uprawnień i odpowiedzialności musi być zrozumiały dla pracownika oraz koniecznie adekwatny do posiadanych przez niego kompetencji; Pracownik musi zaakceptować nową odpowiedzialność, w praktyce oznacza to, że należy uszanować jego prawo do odmowy przyjęcia nowych uprawnień;
Trzeba wyposażyć pracownika we wszelkie niezbędne narzędzia do wykonania zadania: ważne informacje na temat specyfiki zadania, wskaźniki jego realizacji, określony termin realizacji oraz informacje na temat tego, z czyjego wsparcia pracownik może skorzystać w trakcie realizacji zadania (chodzi tu o zapewnienie możliwości skonsultowania tematu); Istotne jest też stałe monitorowanie postępów oraz ocena stopnia realizacji zadania zarówno przez pracownika jak i jego przełożonego.
10 zasad dobrego menadżera
Zagrożenia dla delegowania
Korzyści delegowania to między innymi
Właściwy podział obowiązków pośród wszystkich członków zespołu to nie lada wyzwanie dla każdego menadżera. Rzecz w tym, by zrobić to możliwie mądrze, a korzyści na pewno będą wymierne i dla przydzielającego i dla wykonawcy.
Delegowanie zadań jest materią o tyle ciężką, że wiąże się z podziałem władzy. Menadżer musi umiejętnie oddać część swoich zadań innym pracownikom, a nierzadko finalny efekt pracy ocenia jego zwierzchnik. Należy, więc tak dobrać zespół i przekazać część swoich kompetencji, aby ostateczny efekt wspólnych działań był taki, jaki by chciała go widzieć osoba delegująca.
Przygotowując się do delegowania należy
· Przygotować pracownika,
· Wyjaśnić cel i specyfikę zadania,
· Dokładnie określić kryteria wykonania pracy,
· Poprosić pracownika o powtórzenie opisanej wcześniej procedury wykonania zadania i ewentualnie skorygować błędy,
· Powierzyć pracownikowi zdania do wykonania w określonym terminie,
· Skontrolować i ocenić efekty pracy.
Z delegowaniem związane są trudności, pojawiające się:
Ze strony kierowników:
· poczucie zagrożenia pozycji w organizacji – kiedy zadania wykonywane są dobrze,
· obawa przed utratą władzy, potrzeba kontroli całości zadań,
· brak zaufania do pracowników (obawa, że zadania nie zostaną wykonane poprawnie),
· brak pewności siebie i poczucia bezpieczeństwa.
Ze strony pracowników:
· obawa przed krytyką i kompromitacją,
· unikanie ryzyka,
· brak zachęt do podjęcia wyzwania oraz niska motywacja wewnętrzna,
· małe zaangażowanie w sprawy organizacji,
· brak pewności siebie i poczucia bezpieczeństwa.
Przeszkody w delegowaniu
U managerów często występują obawy o utratę własnego stanowiska. Manager pozostaje odpowiedzialny za oddelegowane zadanie i przez to często woli je dla bezpieczeństwa wykonać samemu. Przekazywanie upoważnień podwładnym powoduje, że władza managera w tym samym momencie zmniejsza się.
Zadania powinny być przekazywane:
· Wymiernie, konkretnie tak by kierownik jak i zarówno pracownik widzieli kiedy i w jaki sposób wykonać zadanie,
· Ambitnie i atrakcyjnie tak by stanowiły wyzwanie dla pracownika. Wtedy wykonanie będzie skutkować satysfakcją pracownika,
· Realistycznie tak by zadanie było możliwe do zrobienia przez konkretnego pracownika,
· Terminowo tak by posiadało termin realizacji,
· Opłacalnie tak by pracownik wiedział jakie korzyści będą płynąć z wykonanego zadania.
Kierownicy i menadżerowie wpadają czasem w pułapkę myślową polegającą na niemożności przekazania odpowiedzialności za jakieś zadanie innej osobie. Przez lata kariery zawodowej, gdzie pracowali tylko na swoje konto, ciężko im jest uświadomić sobie, że nie wszystko muszą robić osobiście i część zadań można powierzyć reszcie zespołu.
Sposobów na efektywne delegowanie zadań:
· Dopasowanie Osoby Do Pracy
Jednym z większych błędów w świecie pracy jest przekazywanie zadań do niewłaściwej osoby. Często zadanie jest delegowane do osoby, która nie jest w stanie wykonać go prawidłowo lub koliduje ona z jego harmonogramem innych zadań.
· Zgadzam się na to, co jest do zrobienia
Po wybraniu odpowiedniej osoby do pracy, do czasu podjęcia dyskusji na temat pracy z osobą i uzgodnienia, co należy zrobić. Warto poświęcić tutaj więcej czasu, bo im więcej czasu poświęcisz na omówienie projektu z pracownikiem i dokładnie wspólnie ustalicie wynik końcowy on będzie obiektywnie bardziej efektywny. Jeśli się zgodzi z twoimi decyzjami wykona zadanie jeszcze lepiej. Jasno określ, czego oczekujesz. Kluczem do sukcesu jest komunikacja, Osoba, której powierzasz zadanie musi wiedzieć, jakich rezultatów się spodziewasz.
· Wyjaśnij, w jaki sposób Praca powinna być wykonywana
Wyjaśnienie pracownikowi preferowanego podejścia lub metody pracy. Wyjaśnij, w jaki sposób chcesz zobaczyć pracę. Po prostu jasno określ, czego oczekujesz. Kluczem do sukcesu jest komunikacja, Osoba, której powierzasz zadanie musi wiedzieć, jakich rezultatów się spodziewasz.
· Czy Twoi pracownicy powtarzają Tobie instrukcje?
Poproś pracownika, aby powtórzył własnymi słowami instrukcję, które mu przekazałeś. Tylko w ten sposób, że można mieć pewność, że inna osoba rzeczywiście rozumie to co jej przekazaliśmy. Jakiekolwiek nieporozumienie może doprowadzić do źle wykonanego zadania.
· Ustalenie terminu
Wyznaczenie terminu i harmonogramu realizacji tego zadania. Pozwoli to Tobie ustalić harmonogram pracy całej firmy. Poproś, aby informowali Ciebie na bieżąco o jakichkolwiek opóźnieniach i problemach.
Stale monitoruj postępy w pracy. To pozwoli Ci wychwycić i naprawić błędy zaraz po ich powstaniu, a nie przy finalnym efekcie, gdy będzie już za późno.
· Rozbijanie zadań
Rozbijaj większe zadania na serię mniejszych i łatwiejszych do wykonania czynności oraz wyznaczaj terminy zakończenia pracy na danym etapie, tak aby dana osoba mogła przedstawić Ci stosowny raport i poinformować czy wszystko przebiega zgodnie z planem.
· Zarządzanie przez wyjątki
Zarządzanie przez wyjątki jest potężnym narzędziem zarządzania czasem, którego używasz do bardziej efektywnej pracy z innymi ludźmi. Jeżeli praca jest na dobrej drodze i trzyma się harmonogramu, zarządzanie przez wyjątki oznacza, że dana osoba nie zdaje Tobie sprawozdania ze swojej pracy. Jeśli go nie otrzymamy, można zakładać, że wszystko będzie dobrze. Musi tylko informować, kiedy wystąpi wyjątek i ma problemu z wykonaniem zdania na czas.
Wybieraj najbardziej kompetentną osobę do wykonania danego zadania.
W zależności od charakteru pracy, który należy wykonać, nie zawsze musisz delegować w dół – dzielić się obowiązkami z podwładnymi z zespołu; możesz także delegować w górę, prosząc o pomoc przełożonego, bądź „równolegle”, korzystając z pomocy kolegi.
Przydatne w sytuacji delegowania zadań i ocenianiu postępów ich realizacji mogą okazać się programy i aplikacje do zarządzania zadaniami. Przejrzysta lista nazwisk, przypisanych do nich projektów i cała powiązana z nimi dokumentacja w formie załączonych dokumentów, nie tylko pomoże realnie ocenić postęp pracy, ale i usprawni komunikację na linii menadżer – podwładny.
Dzięki właściwemu delegowaniu zadań, możemy nie tylko dać szansę na wykazanie się swoim pracownikom, ale również w czasie, gdy wykonują oni powierzone przez nas obowiązki, skupić się na swoich projektach, aby efekt finalny był jak najlepszy. Nie tylko wzrasta wówczas motywacja, ale poprawia to jakość komunikacji w firmie.
Comments are closed.