Jak organizować efektywne spotkania?

Jak zorganizować efektywne spotkaniaAby móc organizować efektywne spotkania na wstępie trzeba zrozumieć, co należy w takim przypadku ujmować pod pojęciem „efektywne”. Wcale nie oznacza to, że spotkanie powinno zakończyć się sukcesem w postaci zawarcia korzystnej umowy czy transakcji sprzedaży. Najważniejsze podczas spotkania jest nawiązanie nici porozumienia z rozmówcą lub osobami obecnymi na spotkaniu. Wspólna płaszczyzna komunikacji i jej opracowanie podczas spotkania, będzie postrzegane jako efektywne przeprowadzenie dialogu.

Jak nawiązywać kontakty?

Niezależnie od tego, jaki jest temat spotkania, zawsze powinno się dążyć do nawiązania kontaktu ze wszystkimi jego uczestnikami. Nikt nie powinien zostać przy tym pominięty, ponieważ prowadzić może to do powstania frustracji czy innych negatywnych emocji.

Kontakt nie musi być rozumiany wyłącznie jako rozmowa. Może to być nawet wymiana spojrzeń, potakujące ruchy głową, czy gesty wyrażające aprobatę dla tego, co ludzie słyszą i widzą. Taki „niemy” kontakt również jest bardzo ważny w czasie każdego spotkania. Nie każdy człowiek biorący udział w spotkaniu będzie na tyle komunikatywny, że będzie przedstawiał własny punkt widzenia. Jeśli ktoś jest nieśmiały, a chcielibyśmy poznać jego zdanie, poprośmy go o rozmowę osobistą. Być może wówczas łatwiej będzie mu się wypowiedzieć, niż występując na większym forum.

Organizacja spotkania

Kiedy już wiemy, co jest najważniejszym celem spotkania – efektywna komunikacja, możemy przystąpić do jego organizacji. Przede wszystkim, musimy wiedzieć, kto ma wziąć w nim udział. Jeśli są to kontrahenci, należy uzgodnić z nimi – w formie telefonicznej lub mailowej, dogodny termin spotkania. Jeśli na gruncie firmowym przeprowadza się wiele takich spotkań, można wpisać je w harmonogram pracy.

W przypadku organizowania spotkania z zespołem projektowym lub pracownikami, którzy w przyszłości mają taki zespół utworzyć, warto przeprowadzić spotkanie w czasie ich pracy. Zajmowanie czasu wolnego nie jest dobrze odbierane przez podwładnych. Jeśli spotkań w czasie tygodnia lub miesiąca pracy jest dużo, można je umieścić w grafikach pracy, do których każdy pracownik ma dostęp. W tym celu można posłużyć się aplikacjami komputerowymi do zarządzania czasem pracy i tworzenia harmonogramów.

Spotkanie powinno mieć ściśle wskazane miejsce i godzinę. Jeśli organizujemy je w sali konferencyjnej w biurze firmowym, zadbajmy, aby pomieszczenie było posprzątane i wyposażono je w niezbędne elementy techniczne, np. komputer i rzutnik, który ułatwi nam przeprowadzenie prezentacji.

Przebieg spotkania

Jako prowadzący spotkanie powinniśmy mieć skonstruowany jego ramowy plan. Opracowując go musimy uwzględnić maksymalny czas spotkania. Nie powinno trwać ono dłużej niż godzinę do półtorej godziny. Dłuższe spotkania są męczące i nieefektywne, ponieważ ich uczestnicy pod koniec narady są już zmęczeni i nie potrafią zwykle skupić się na podejmowanym temacie.

Dla sprawnego przeprowadzenia spotkania można sporządzić jego plan, ze wskazaniem najważniejszych punktów, jakie należy poruszyć na spotkaniu. Taki plan sprawi, że o niczym nie zapomnimy. Po przeprowadzonym spotkaniu warto podsumować płynące z niego wnioski, jeszcze podczas obecności uczestników spotkania.