Jak osiągnąć perfekcję w komunikacji?

Perfekcja w kontaktach z innymi w organizacji jest niezbędna dla zapewnienia jej efektywności działania. Jedynie dobrze porozumiewający się ze sobą ludzie potrafią współdziałać w dążeniu do celu. Z tego względu menadżerowie powinni dążyć w firmach do wypracowania jak najlepszych systemów komunikacji pracowniczej i doskonalić je w toku działalności. Dzięki temu można choćby przybliżyć się do osiągnięcia perfekcji w komunikacji. Potrzeba jednak ku temu wiele doświadczenia i pracy, a także zaangażowania wszystkich pracowników, nie tylko wysokich szczebli, ale i tych najniższych również.

Komunikacja firmowa

Umiejętność komunikowania się z innymi jest niezbędna do zawiązywania odpowiednich kontaktów z ludźmi. Jest to swoiste narzędzie, dzięki któremu można osiągać zamierzone cele. Co prawda, porozumiewanie się jest rzeczą oczywistą i wiele osób ma wrażenie, albo wręcz jest przekonanych o tym, że opanowało tą sztukę do perfekcji. Większość z nich jest jednak w błędzie. To, że umiemy „dogadać się”, kolokwialnie rzecz ujmując, z kolegami z zespołu, to jeszcze nie wszystko. Perfekcyjna komunikacja obejmuje również umiejętności przekonywania, negocjacji, sugestii itp. Jeśli potrafimy rzeczywiście się nią posługiwać, wówczas będziemy w stanie załatwić każdą, nawet bardzo skomplikowaną sprawę, która na pierwszy rzut oka jest niemożliwa do wykonania. Osoby idealnie rozumiejące narzędzia komunikacji potrafią dotrzeć ze swoim komunikatem do każdego, a co więcej – umieją go przekonać może nie do swoich racji, ale do wzięcia pod uwagę ich stanowiska w danej kwestii. Nie można mylić procesów komunikacji z procesami perswazji, ponieważ są to dwie zupełnie inne umiejętności.

Na gruncie działalności gospodarczej, jak i w życiu prywatnym, większość ludzi nie potrafi posługiwać się narzędziami komunikacji w sposób bezbłędny. Problematyczne może być i to, że nie tylko nie wykorzystujemy dobrych narzędzi porozumiewania się, ale i potrafimy stwarzać ułomne systemy komunikacyjne, które nigdy nie doprowadzą nas do sukcesu.

Problemy komunikacyjne

W osiąganiu czy też dążeniu do perfekcji w komunikacji przeszkadza nam wiele czynników, wśród których wymienia się:

• Brak czasu,

• Przeszkody o charakterze zewnętrznym,

• Zmęczenie i znużenie,

• Przeszkody stwarzane przez innych ludzi,

• Indywidualne bariery.

Ten ostatni z czynników jest największym problemem w systemach komunikacyjnych. Jeśli człowiek stawia zdecydowany opór w posługiwaniu się nowymi narzędziami porozumiewania się, na przykład komputerowym systemem komunikacyjnym, proces ten nie będzie mógł przebiegać tak, jak z góry to zakładaliśmy. Powinniśmy być więc otwarci na zmiany, które mogą oznaczać dla nas polepszenie warunków pracy.

Warto powiedzieć także i to, że często nie zdajemy sobie sprawy z faktu, że przeszkodą w sprawnej komunikacji jesteśmy my sami i stawiane przez nas bariery na drodze komunikacji. Bariery te mogą mieć odmienną specyfikę, mogą być nader złożone i być zależne od wielu kwestii. Nie oznacza to, że nie jesteśmy świadomi istnienia tych przeszkód. Wręcz przeciwnie, w toku niezliczonych kursów i szkoleń, prowadzonych rozmów firmowych, już dawno nauczyliśmy się, jak wyglądają i na czym polegają bariery w porozumiewaniu się. Niemniej jednak, ten stan rzeczy nie jest jednoznaczny z możliwością ich eliminacji w praktyce. Poznanie wroga nie jest jeszcze aktem jego pokonania.

Najważniejszym utrudnieniem w pracy nad sprawną komunikacją, jest nasza własna osobowość i nastawienie do proponowanych zmian. Zarazem, jest to najpotężniejsze utrudnienie w komunikacji. Każdy z nas posiada pewne nawyki, które są głęboko zakorzenione w naszej świadomości. Możemy mówić, że jesteśmy otwarci na wszystko co nowe, ale nasze zachowanie może jednocześnie temu całkowicie przeczyć. Jeśli będziemy na tyle silni, aby dokonać zmiany naszych stereotypów, czy przekonań, możemy doprowadzić do wyrobienia perfekcji w komunikowaniu się z innymi.

Od czego zacząć pracę nad perfekcją w komunikacji?

Praca nad doskonaleniem procesów komunikacji w życiu zawodowym, jak również w życiu całkowicie prywatnym, wymaga wielu poświęceń. Pierwszym krokiem na drodze do całkowitego sukcesu, a więc perfekcyjnej komunikacji, jest zmiana naszego nastawienia. Na indywidualny sposób naszego porozumiewania się z innymi wpływa:

• Nastrój,

• Stan psychofizyczny,

• Psychika.

Zły humor może skutecznie zniweczyć pracę nad sprawną komunikacją. Jeśli jesteśmy przygnębieni, smutni, lub nosimy w sobie ładunek negatywnych emocji, będziemy niechętnie rozmawiać z innymi. W takich przypadkach najłatwiej jest doprowadzić do powstania sytuacji konfliktowych, czy nieprzyjemnych nieporozumień, których już nazajutrz będziemy żałować. Jak należy rozumieć owe nastawienie? Otóż, jest to zestaw cech, z którymi podchodzimy do świata i ludzi. Obejmuje ono sposoby rozmowy z ludźmi, tryb ich postrzegania itp. Wielu z nas będzie trudno się wyzbyć wszelkich uprzedzeń czy stereotypów, ale tylko takie działanie może doprowadzić do perfekcyjnej komunikacji.

Dobrze by było również słuchać, nie tylko słyszeć.

Słuchanie i słyszenie to dwie różne sprawy!!!! Słuchanie jest procesem aktywnym, słyszenie biernym.

Umiejętność dobrego słuchania polega na:

• zwróceniu się w stronę mówiącego

• utrzymywanie z nim kontaktu wzrokowego

• delikatne zachęcanie do kontynuowania

• nie przeszkadzanie i nie rozpraszanie kiedy on mówi

Nastawienie to również „przypinanie” innym etykiet, biorąc pod uwagę zwykle zupełnie powierzchowne zachowania, czy nawet cechy wyglądu. Powinniśmy podchodzić do rozmowy z innymi w sposób otwarty, bez przewidywania przebiegu procesu komunikacji. Jeśli zbudujemy uprzednio scenariusz rozmowy, przygotujemy się na odparcie argumentów innej osoby, nie doprowadzimy do sprawnej, a co najważniejsze – efektywnej komunikacji. Takie nasze działanie wyłącznie utrudni prowadzenie dyskusji. Nasze uprzedzenia powodują, że zupełnie inaczej, całkowicie bezwiednie zwracamy się do osób, które lubimy, a inaczej do osób, których na przykład się boimy lub nie lubimy z innego powodu. Dobra wola w rozmowach z ludźmi okazuje się być naprawdę bardzo ważna. Jeśli zwrócimy się do kogoś uprzejmie, prawdopodobnie odpowie nam tym samym. Automatycznie, agresywne, aroganckie zachowania podczas rozmowy, generują podobne wrażenia i odpowiedzi u rozmówcy. Pamiętać należy, że lustrzanym odbiciem naszych reakcji, są reakcje innych osób z naszego otoczenia. Dlatego też, dla uzyskania perfekcyjnej komunikacji, należy pozytywnie i optymistycznie podchodzić do życia i ludzi.

Wiemy już, że błędne przekonania na temat innych są dla nich krzywdzące i na dodatek przeszkadzają w komunikacji. Podobnie dzieje się w przypadku, gdy na własny temat mamy złe zdanie i jesteśmy na przykład przekonani o własnej niekompetencji w danym temacie. Problematyczne dla dobrej komunikacji są takie cechy osobowościowe jak:

• Brak pewności siebie,

• Nieśmiałość,

• Niskie poczucie własnej wartości,

• Bariery psychiczne innego rodzaju,

• Kompleksy.

Zaniżone przekonanie na własny temat przekłada się równocześnie na zaniżone przekonanie o tym, jakimi możliwościami dysponujemy. Odczuwamy wówczas lęk przed rozmowami z innymi, szczególnie, jeśli chodzi np. o załatwianie spraw urzędowych, czy rozmowy z przełożonymi o podwyżce. Lęk stanowi jeden z najsilniejszych hamulców dla systemu perfekcyjnej komunikacji. Nie bójmy się więc rozmawiać, zawsze w ten sposób możemy więcej uzyskać, niż pozostając w milczeniu.

Kolejnym krokiem w pracy nad perfekcyjną komunikacją, jest pokonywanie lęków przed publicznymi wystąpieniami. Wielu z nas obawia się ośmieszenia na szerokim forum, dlatego wolimy nie przemawiać na zebraniach firmowych, nawet wtedy, gdy mamy ciekawe i cenne informacje do przekazania. Lęk przed ośmieszeniem jest całkowicie naturalny, ale należy go przełamywać już w dzieciństwie. Tak czyni się chociażby w Stanach Zjednoczonych, gdzie dzieci są o wiele bardziej przebojowe, dzięki odpowiedniemu wychowaniu, niż najmłodsi w Polsce.

Polskie bariery w komunikacji

My, Polacy, wychowywani jesteśmy na prawdziwe „szare myszki”, które boją się wyrażać własnego zdania, są zanadto skromni i mają ogromne poczucie wstydu. Na takich podstawach trudno jest pracować nad perfekcyjną komunikacją. Wielu naszych rodaków wychodzi z założenia, że dobry pracownik, mający talent i wysokie kwalifikacje, prędzej czy później zostanie zauważony i doceniony przez pracodawców. Tymczasem, jeśli cały czas będzie pozostawał na uboczu, przez lata może nie doczekać się awansu czy podwyżki. Musimy być świadomi swej wartości i umieć ją w odpowiedni sposób zaakcentować. Powinniśmy pokazywać się innym z jak najlepszej strony. Wiąże się to na przykład z aktywnym uczestniczeniem w rozmowie. Jeśli mamy własne zdanie, wypowiedzmy je na głos. Być może zyskamy tym więcej, niż nam się wydawało. Siedzenie cicho podczas gdy inni prowadzą żywą dyskusję na interesujący nas temat, w przyszłości wywoła uzasadnioną frustrację i żal, ale sami będziemy sobie winni.

Perfekcyjna komunikacja jest zagrożona przede wszystkim przez bariery, które generujemy my sami – nasze cechy osobowościowe, jak i nastawienie do porozumiewania się z innymi. Generalnie, powinniśmy zawsze wypowiadać swoje zdanie i podawać rzeczowe argumentacje, nawet wówczas, gdy przyjdzie nam rozmawiać z przełożonym. Nie możemy dopuszczać do jakichkolwiek zaniechań komunikacyjnych, ponieważ to one w konsekwencji są źródłem naszego niezadowolenia z siebie i kulejącej komunikacji.

Jeśli chcemy, aby praca nad systemem komunikacji dała oczekiwane rezultaty, bądźmy otwarci na zmiany. Powinniśmy wyzbyć się stereotypów i dawnych nawyków, a otworzyć się na inne, zwykle o wiele lepsze rozwiązania. Bardzo ważne jest to, z jakim nastawieniem podchodzimy do komunikacji. Jeśli jesteśmy optymistami, dopuszczamy możliwość innego zdania naszych rozmówców, to już pierwszy krok ku sprawniejszej komunikacji. Przede wszystkim, nie możemy się obawiać mówienia. Pozostawanie na uboczu raczej nie popłaca, a tylko wyklucza nas z procesów komunikacyjnych. Tak być nie powinno. Jeśli zastosujecie się do rad zawartych w niniejszym artykule, wasza komunikacja prywatna czy zawodowa na pewno na tym skorzysta. Być może nabyte doświadczenia pozwolą na wykształcenie sprawnego, wręcz perfekcyjnego systemu porozumiewania się, nad którym jednak cały czas trzeba jeszcze pracować.