Jak osiągnąć sukces w zarządzaniu projektem

Zarządzanie projektem możemy określić mianem: „ma być dobrze, tanio i szybko”, gdyż uwzględniamy takie parametry jak: wynik, koszt i czas. Każde przedsięwzięcie jest rezultatem etapów, których realizacja prowadzi do ukończenia projektu.

Nie istnieje jeden podział faz projektu, z reguły składa się z czterech do sześciu etapów. Należy pamiętać, iż sukces wzrasta wraz z ukończeniem poszczególnych faz. Poniżej zaprezentowano poszczególne etapy wraz z ich omówieniem.

Tworzenie koncepcji – faza idei

Zaczynamy od utworzenia podstawowej idei projektu, należy przeanalizować ewentualne problemy czy sprzeczności jakie mogą wystąpić, określić koncepcję, i zastanowić się nad możliwościami jakie możemy wykorzystać.

Definiowanie projektu

Na tym etapie należy wyznaczyć kierownika projektu oraz członków zespołu projektowego. Wstępnie oszacować koszt jak i wykonalność projektu. Skupić się na harmonogramie i przygotować misję projektu oraz jego opis.

Sporządzenie planu projektu

Należy określić zadania i działania, które są konieczne do zrealizowania projektu. Na tym etapie zatwierdzamy strukturę zarządzania, a także przydzielamy obowiązki. Opisujemy takie parametry jak czas, koszt i środki wymagane do realizacji przedsięwzięcia. Należy określić jakie są ograniczenia, ryzyko i cechy kontrolne.

Realizacja projektu

W tej części jest realizowany plan zgodnie z wcześniejszymi założeniami, monitorowanie wykonywalności oraz wprowadzanie ewentualnych poprawek.

Zakończenie projektu

Jest to etap oficjalnego zakończenia projektu, sporządzanie raportu, porównanie wyników ze wstępnymi założeniami oraz archiwizacja dokumentacji.

Wiele problemów, które pojawiają się po drodze realizacji projektu powstaje z powodu ich złego zdefiniowania. Aby przeanalizować występujący problem należy zastosować kilka kroków:

Opisać sytuacje w jakiej dany problem zaistniał,
Opisać pożądany stan przyszły,
Należy rozpoznać problem, oraz opisać jakie kroki należy przedsięwziąć aby zlikwidować rozbieżności,
Należy monitorować działanie, które zostało podjęte w celu rozwiązania problemu,
Sporządzić dokument opisujący oczekiwane wyniki realizacji projektu.

Należy pamiętać, iż nie tylko czynniki finansowe i organizacyjne przyczyniają się do sukcesu, a także czynniki związane z potencjałem kooperacyjnym, zaangażowaniem partnerów, doświadczeniem i dobrze zidentyfikowaniem potrzeb. Niezależnie przy jakich projektach pracujemy, należy zadbać o to, aby były dobrze przygotowane, przebiegały sprawnie oraz kończyły się sukcesem. Pozostaje się tylko zastanowić co należy zrobić, w jakim czasie i przy pomocy jakich zasobów.