Jak podnieść efektywność komunikacji w miejscu pracy?

O komunikowaniu się w strukturach firmowych powiedziano już wiele, ale warto jeszcze raz podjąć ten temat, zwracając uwagę na procesy i czynniki, które mogą wpłynąć na znaczące podniesienie efektywności komunikacji w miejscu pracy. Należy przy tym pamiętać, że efektywna, a co za tym idzie – także skuteczna komunikacja, pozwala na sprawne osiąganie celów przez całe przedsiębiorstwo i poszczególnych jego pracowników. Można więc powiedzieć, że dobrze zorganizowane procesy porozumiewania się stanowią o przewadze konkurencyjnej firmy na rynku, dlatego też trzeba dążyć do ich ukształtowania także i w naszej firmie. Przede wszystkim, na sprawność komunikacji w miejscu pracy wpływa wytworzona atmosfera, o której zwykle decyduje właściciel przedsiębiorstwa lub poszczególni menadżerowie. W niniejszym artykule podejmiemy tematykę podnoszenia efektywności komunikacji w miejscu pracy. Wskażemy czynniki, którymi należy zająć się w pierwszej kolejności, aby osiągnąć zamierzone cele komunikacyjne.

Waga skutecznego porozumiewania się

Umiejętność mówienia jest dla większości dorosłych ludzi całkowicie naturalna i mało kto zastanawia się nad tym faktem. Niemniej jednak, należy rozgraniczyć mówienie od komunikowania informacji. Mówić można cokolwiek i komukolwiek, natomiast jeśli chcemy przekazać drugiej osobie konkretny komunikat, musimy nabyć umiejętność porozumiewania się. Jest ona bardzo ważna nie tylko w życiu zawodowym, w miejscu pracy, ale także w życiu prywatnym. Złe przekazanie informacji, dobór niewłaściwych słów, sprzeczne komunikaty niewerbalne, to tylko niektóre problemy, powodujące niezrozumienie komunikatu i załamanie się całego procesu porozumiewania się.

Nie zdajemy sobie sprawy z tego, że komunikacja prowadzona w sposób jak najbardziej umiejętny i sprawny, decyduje o naszym sukcesie zawodowym i zadowoleniu z wykonanej pracy. Nawiązywanie kontaktów, prowadzenie rozmów i ogólnie rzecz ujmując – komunikacja z innymi pozwala na osiąganie celów, ale też może być powodem poniesionej porażki i stresu.

Komunikacja ma ogromne znaczenie dla wielu aspektów życia ludzkiego. Dzięki nawiązywaniu kontaktów z innymi ludźmi – przyjaciółmi, członkami rodziny, czy po prostu ze swoimi współpracownikami, zaspokajamy szereg ważnych dla nas potrzeb, m.in.:

Poczucia bezpieczeństwa,
Akceptacji,
Przyjaźni i miłości,
Uznania,
Przynależności do konkretnej grupy społecznej,
Dominacji i uzależnienia.

To tylko niektóre potrzeby, jakie mogą zostać zrealizowane dzięki skorzystaniu z procesów sprawnej komunikacji. Trzeba powiedzieć, że w miejscu pracy wiele celów cząstkowych można realizować lepiej i bardziej efektywnie, jeśli będzie się współdziałało z innymi i siłą rzeczy – komunikowało z nimi. Nie ulega wątpliwości, że otwarta komunikacja wpływa na polepszenie relacji między ludźmi i na ich wzmocnienie. Jak wskazują eksperci z zakresu komunikacji w organizacjach, zdecydowana większość podejmowanych przez nas działań nakierowanych jest na proces komunikowania się.

Efektywność i skuteczność komunikacji

Komunikacja firmowa nie jest z założenia efektywna. Aby taką się stała, potrzeba wiele pracy i dobrych chęci ze strony zespołu pracowniczego, kierownika, menadżera czy też właściciela firmy. Skuteczność komunikacji to główny cel dążenia menadżerów w firmach. Co należy rozumieć pod tym pojęciem? Otóż, skuteczność oznacza relację uzyskanych wyników do zamierzonych uprzednio celów. Jeśli zostaną one spełnione, można uznać podjęte działania za w pełni skuteczne. Komunikacja jest skuteczną tylko wówczas, gdy informacje zostaną wysłane przez nadawcę określonym kanałem komunikacyjnym i trafią do odbiorcy w dokładnie takim samym stanie, jak zostały nadane. Interpretacja odbiorcy powinna być tożsama z interpretacją nadawcy, a reakcja tego pierwszego musi być w sprawnej komunikacji zbieżna z zamiarami nadawcy. Tylko w takich warunkach komunikacja jest efektywna.

Oznacza to więc, że pierwszym z czynników, które wpływają na podniesienie efektywności komunikacji w miejscu pracy, jest praca nad ukształtowaniem skutecznych systemów porozumiewania się. Do tego potrzebne jest współdziałanie w konkretnym celu wszystkich pracowników danego przedsiębiorstwa.

Należy rozgraniczyć pojęcie skuteczności od efektywności komunikacji. Efektywność utożsamiana jest ze stosunkiem korzyści otrzymanych dzięki komunikacji, do poniesionych w związku z nią kosztów. Efektywność tym różni się od skuteczności, że uwzględnia ona ponoszone nakłady na jej wypracowanie. Nakładem może być czas albo środki finansowe, które zostały poświęcone dla uzyskania odpowiedniej reakcji odbiorcy na wysłany komunikat.

Czynniki wpływające na podniesienie efektywności komunikacji

Podniesienie efektywności procesów komunikacyjnych w miejscu pracy powinno być priorytetem dla menadżerów, bowiem dzięki temu uzyskuje się optymalne warunki do realizacji projektów i dążenia do osiągnięcia strategicznych celów przedsiębiorstwa.

Istnieje szereg czynników, które mogą być pomocne w pracy nad uzyskaniem większej efektywności komunikacji, należą do nich:

Wiarygodność nadawcy,
Stopień kontroli nadawcy nad odbiorcą komunikatu,
Zachowania partnerów komunikacyjnych,
Rodzaj kodu, jakim posługują się uczestnicy procesu komunikacji,
Spójność poglądów nadawcy i odbiorcy,
Niezgodność komunikatów werbalnych i niewerbalnych,
Wewnętrzny stan odbiorcy,
Treść przekazu,
Rodzaj argumentacji,
Oddziaływanie na emocje,
Powtarzalność treści,
Kanał komunikacji,
Sprzężenie zwrotne.

Wiarygodność nadawcy

Jest ona składową jego osobowości, moralności i prezentowanych kompetencji. Wiarygodność nadawcy wzrośnie, jeśli odbiorca nie przypisuje mu chęci manipulowania nim, a także jeśli nie ma on bezpośredniego związku z przekazywanymi treściami. Im bardziej kompetentny jest nadawca i im bardziej jest on bezstronny, tym większa szansa, aby był on wiarygodny w oczach odbiorcy. Wówczas przekaz komunikacyjny będzie jak najbardziej skuteczny.

Stopień kontroli nadawcy nad odbiorcą komunikatu

Mowa tu o tzw. sile źródła, która decyduje o możliwości dowolnego przekazu pewnych treści jednostce lub grupie. Jeśli nadawca potrafi kontrolować zachowania odbiorców komunikatu, może on bardziej skutecznie wywierać presję na ich wartości i postawy. Tym sposobem większa staje się efektywność komunikacji. Taką siłę powinien mieć menadżer czy kierownik zespołu projektowego.

Zachowania partnerów komunikacyjnych

Partnerzy w komunikacji mogą przyjąć zachowania obronne lub podtrzymujące. Reakcje obronne hamują komunikację, a podtrzymujące ułatwiają ją.

Rodzaj kodu, jakim posługują się uczestnicy procesu komunikacji

Posługiwanie się tym samym, lub choćby podobnym kodem komunikacyjnym pozwala na podniesienie efektywności procesów porozumiewania się w miejscy pracy. Dzięki tym samym kodom współpracownicy porozumiewają się dokładnie i znacznie szybciej.

Spójność poglądów nadawcy i odbiorcy

Pokrewieństwo poglądów i zdań pomiędzy nadawcą i odbiorcą pozwala na szybsze porozumiewanie się. Generalnie, szybciej dogadają się zgodni partnerzy w komunikacji, niż osoby skonfliktowane ze sobą. Komunikacja w tym ostatnim przypadku jest mało efektywna, zwłaszcza jeśli nadawca i odbiorca nie przyjmują do wiadomości argumentów drugiej strony.

Niezgodność komunikatów werbalnych i niewerbalnych

Zwykle taka sytuacja jest niezamierzona, bowiem nadawca lub odbiorca nie mają umiejętności zapanowania nad komunikatami niewerbalnymi. Jeśli stoją one w opozycji do siebie, wydłuża się proces komunikacji i staje się on mniej efektywny. Wydłużeniu ulega czas konieczny do dekodowania informacji przesyłanych przez nadawcę w taki sposób, jaki był zamierzony przez niego.

Wewnętrzny stan odbiorcy

Złe samopoczucie, depresja, problemy osobiste itp. wpływają w sposób niekorzystny na procesy komunikacyjne. Może to powodować na przykład konieczność powtarzania tych samych komunikatów, co jest stratą czasu i obniża efektywność procesu porozumiewania się w miejscu pracy i poza nią.

Treść przekazu

Jeśli informacja przekazywana w komunikacji jest ważna dla odbiorcy, ma on większą motywację do uważnego jej odbioru. Staje się bardziej aktywny, jeśli wyczekuje na konkretny komunikat, dzięki czemu uzyskiwane jest lepsze zrozumienie dla partnera komunikacyjnego.

Rodzaj argumentacji

Rodzaj stosowanych argumentów w procesie komunikacji jest bardzo ważny dla efektywności jego przeprowadzenia. Obejmuje on stopień emocjonalności przedstawionych argumentów. Nieefektywne jest korzystanie np. z zastraszenia w procesie porozumiewania się.

Oddziaływanie na emocje

Jeśli przekaz oddziałuje na pozytywne emocje odbiorcy, na przykład wywołuje radość czy podziw, będzie on lepiej zrozumiany. Nadawca uczyni wszystko, aby w takim przypadku poprawić relacje komunikacyjne, co automatycznie wpłynie na poprawę efektywności komunikacji.

Powtarzalność treści

Powtarzanie pewnych elementów komunikatu jest wbrew pozorom wskazane dla poprawy efektywności porozumiewania się. Dopływające do odbiorcy treści są selektywnie przyswajane, dlatego też powtarzanie najważniejszych części komunikatu wpływa na lepsze zapamiętanie i zinterpretowanie tego, co chcemy przekazać.

Kanał komunikacji

Bardzo istotnym czynnikiem w procesie komunikacji jest przekazywanie informacji konkretną drogą. Nie jest obojętne tutaj, jaki kanał zostanie przy tym wykorzystany. Zależy to jednak od indywidualnych preferencji odbiorcy. Jedni wolą bezpośrednie, ustne kontakty, inni lepiej zapamiętują informacje pisane.

Sprzężenie zwrotne

Skuteczne komunikowanie jest możliwe do uzyskania przy zastosowaniu szybkiego sprzężenia zwrotnego, które na dodatek będzie zawierało wyłącznie informacje charakteryzujące się pożądanym stopniem szczegółowości, użyteczności dla odbiorcy i aktualności.

Podniesienie efektywności komunikacji w miejscu pracy nie jest zadaniem łatwym do realizacji, bowiem należy przy tym brać pod uwagę szereg czynników, dotyczących nadawcy i odbiorcy komunikatu, kanału, kodu i sprzężenia zwrotnego. Połączenie wszystkich działań daje jednak wymierne rezultaty.