Jak stworzyć plan pracy w zadaniowym systemie pracy?

W przypadku pewnych zawodów, takich jak copywriter, programista, grafik, adwokat, czy architekt, możliwy jest do zastosowania zadaniowy czas pracy. Dzięki temu pracownik pracuje na rzecz pracodawcy w takich godzinach, jakie mu odpowiadają. Musi jedynie wykonać pracę i zadania, które są na niego nałożone przez pracodawcę. Z Kodeksu pracy wynika, że przełożony nie ewidencjonuje godzin pracy pracowników, w stosunku do których zastosowany został zadaniowy czas pracy, co nie oznacza, że nie sprawdza on, czy wykonują oni w ogóle swoją pracę.
Pracownik sam planuje swoją pracę
Jeśli pracodawca daje swojemu pracownikowi możliwość wykonywania pracy w zadaniowym systemie pracy, nie narzuca mu godzin wykonywania obowiązków zawodowych. W praktyce wygląda to w ten sposób, że pracownik musi wykonać pewne zadania i zakończyć ich realizację w pewnym czasookresie. Dla pracodawcy nie jest przy tym istotne to, czy pracownik poświęcać będzie na realizację przedsięwzięcia po 8 godzin dziennie, czy też raz będzie pracował 12 godzin na dobę, a w drugim dniu zrobi sobie wolne. Liczy się tu tak naprawdę efekt końcowy, zadowalający pracodawcę.
Korzyścią dla pracownika jest to, że ma on większą swobodę pracy. Jest to szczególnie potrzebne przy realizacji pracy poza zakładem pracy, albo wówczas, gdy praca ma charakter twórczy. Pracownik dzięki temu nie jest on zobowiązany do przestrzegania istniejącego w zakładzie pracy rozkładu czasu pracy. Z perspektywy pracodawcy, znika konieczność ścisłego ewidencjonowania godzin pracy pracownika. Ma on jednak nadane uprawnienia do kontroli wykonania i wykonywania pracy przez pracowników. Może też wpływać na czas wykonywania złożonych na ręce pracownika obowiązków, na przykład zobowiązując podwładnego do nawiązywania kontaktów z klientami w wyznaczonych godzinach, czy do składania raportu z wykonanej pracy do danej godziny w każdym dniu.
Brak samodyscypliny
Bardzo często bywa tak, że pracownicy nie są na tyle zdyscyplinowani, aby samodzielnie planować swoją pracę. Nie będą więc pracować efektywnie w zadaniowym systemie czasu pracy. Będą odkładać „na później” zadania do realizacji, a pod koniec założonego okresu ich wykonania będą pracować całą dobę, aby tylko doprowadzić projekt do zakończenia. Trudno wymagać, aby zrealizowane zadania były wykonane z należytą dbałością o szczegóły, rzetelnie i zgodnie z wszelkimi wytycznymi, skoro są one robione w ostatnim momencie. Czasem wykonanie danego projektu wymaga czasu na przemyślenie, jak najlepiej go zrealizować, aby uzyskać najbardziej pożądane efekty. Jeśli się przystąpi do jego realizacji bez jakiegokolwiek planu, można być pewnym, że najprawdopodobniej cały projekt będzie zrealizowany niedbale lub okaże się niekompletny. To może narazić na straty pracodawcę, a pracownika – na zwolnienie z pracy. Dlatego też bardzo ważne jest optymalne rozplanowanie projektu i przyporządkowanie każdemu punktowi zadaniowemu czasu na jego realizację.
Przemyślany plan pracy pracownika
Plan pracy pracownika, który pracuje w zadaniowym systemie pracy, powinien być opracowywany zgodnie z założeniami projektu. W etapie planowania wykonania zadań przez pracownika może wziąć udział jego pracodawca, który może służyć pomocą i wsparciem dla swojego podwładnego. Pozwoli to na optymalne zaplanowanie wszelkich zadań i czynności, jakie mają zostać zrealizowane w ramach projektu.
Pierwszym etapem konstruowania planu pracy pracownika będzie rozbicie projektu na mniejsze zadania i pojedyncze czynności, które następnie umieszcza się w harmonogramie prac. Warto poświęcić nawet cały dzień na planowanie pracy, ponieważ dzięki temu stanie się ona usystematyzowana, a pracownik o niczym nie zapomni w toku wykonywania swoich obowiązków. Bardzo ważne jest i to, aby plan pracy zakładał nieprzewidziane sytuacje, które mogą opóźnić wykonanie zadań – na przykład chorobę pracownika.
Aby efektywnie planować pracę w zadaniowym systemie pracy warto posłużyć się ku temu nowoczesnymi aplikacjami komputerowymi, takimi jak Taskbeat.pl. Aplikacja ta pozwala na planowanie wszystkich projektów w jednym miejscu. Można w niej zawrzeć wszystkie zadania w projekcie wraz z przypisanym czasem na ich realizację. W późniejszym czasie aplikacja Taskbeat.pl daje pracownikom możliwość śledzenia postępów w realizacji zadań, jeśli oczywiście są one na bieżąco wprowadzane do systemu. Użytkownik może zobaczyć, ile dni czy godzin zostało mu do wyznaczonej daty ostatecznej realizacji zadania. Może wyznaczać kolejność zadań realizowanych w projekcie, albo nanosić zmiany, które automatycznie są uwzględniane w całym projekcie.
Takie planowanie zadań pracowniczych zwiększa efektywność realizacji projektów i powoduje, że pracownik wykonuje swoje obowiązki lepiej i z większym zaangażowaniem. Uporządkowanie jego pracy jest korzystne dla pracodawcy, który ostatecznie uzyskuje efekty pracy o założonym poziomie jakościowym.