Jak wpłynąć na podwyższenie własnej efektywności pracy?

Efektywność naszej pracy każdorazowo przekłada się na tryb realizowanych projektów, jakie znajdują się w naszych rękach. To zwykle od tego, w jaki sposób pracujemy, zależy, czy zadania zaplanowane na dany czasookres zostaną zrealizowane i to z zachowaniem wszelkich wytycznych. Menadżerowie wielkich firm, członkowie zespołów zadaniowych, a także właściciele przedsiębiorstw coraz częściej poszukują skutecznych metod na podwyższenie swojej efektywności pracy. Czasem nie radzą sobie ze swoimi codziennymi obowiązkami, dlatego też próbują znaleźć rozwiązanie tego problemu. Pragną sprawdzać się na gruncie zawodowym, działać jak najbardziej skutecznie i słusznie, co przekłada się na podwyższenie własnej efektywności. Zwykle to osobista efektywność w działaniach zależy od nabytych podczas pracy nawyków i sposób organizacji działań. Co ciekawe, złe nawyki utrudniają skuteczną pracę. Mogą one zaburzyć cały rytm dnia, powodując, że mamy wrażenie spiętrzenia się obowiązków. Nie ulega wątpliwości, że jest o przytłaczające i frustrujące. Nie mamy motywacji do podejmowania dalszej pracy. Nie można dopuścić, aby własne zniechęcenie rzutowało na tryb realizowanych przez nas projektów. Najwyższy więc czas na znalezienie najlepszych sposobów na walkę z własną niską efektywnością.

Istnieją uniwersalne zasady, które są w stanie zwiększyć osobistą efektywność – szybko i co najważniejsze – skutecznie.

• Zasada nr 1: Nie odkładaj niczego na później!

• Zasada nr 2: Ustalaj priorytety

(będziesz wiedzieć czym się zająć w pierwszej kolejności a co jest mniej ważne)

• Zasada nr 3: Dziel zadania na mniejsze (większe zadania warto podzielić na mniejsze)

• Zasada nr 4:Najważniejszy jest dobry plan

Najbardziej istotne jest to, aby wszystkie zadania, jakie mamy do wykonania, realizować od razu, a nie odkładać je na później. Wdrożenie takiej zasady w system pracy nad własną efektywnością jest jego podstawą. Zasada ta polega na zajęciu się danym zadaniem od razu, szczególnie, jeśli na jego załatwienie potrzebujemy mniej niż kwadransa. Jeśli jest ono bardziej czasochłonne, lub też z różnych przyczyn nie możemy go załatwić natychmiast, nie powinniśmy odkładać go na bliżej niesprecyzowany moment w przyszłości. Konieczne jest ustalenie konkretnego terminu wykonania danej czynności. W momencie, gdy taka zasada zostanie wdrożona w życie, zwykle okazuje się, że czas potrzebny do wykonania zadania jest zwykle dużo mniejszy, niż wydawało się nam na początku. W rezultacie, w czasie pracy jesteśmy w stanie wykonać więcej zadać, co przekłada się automatycznie na wzrost naszej efektywności.

Droga ku lepszej efektywności

Żadne obowiązki podczas wykonywania pracy zawodowej nie powinny być odkładane „na później”. Wykonanie zadania natychmiast i tylko raz jest pierwszym krokiem na drodze ku poprawie własnej efektywności. Nie można odkładać spraw na później, ponieważ można w ogóle zapomnieć, co też mieliśmy do zrobienia, chyba że jesteśmy na tyle systematyczni, aby wpisywać w system zarządzania projektami kolejne zadania do wykonania. Taki system, na marginesie, jest bardzo pożytecznym narzędziem przy realizacji jakichkolwiek projektów, nie tylko tych o charakterze zawodowym. Nie możemy dopuszczać do dublowania sobie pracy. Jeśli już za pierwszym razem doprowadzimy dane zadanie do szczęśliwego końca, to nie będziemy musieli później do nich wracać. Zyskamy czas na dokończenie innych zajęć. Taka zasada odnosi się w zasadzie do wszystkiego, nie tylko do czytania pism od kontrahentów, czy wysyłania odpowiedzi na emaile.

Drugim, ważnym krokiem, który przyczynia się do poprawy efektywności osobistej, jest poprawa własnej koncentracji. Na ogół podczas realizacji ważnych, skomplikowanych projektów w pracy, menadżer, członek zespołu czy też każdy inny pracownik, ma do wykonania szereg ważnych i mniej istotnych spraw do załatwienia. Ich prawidłowe uporządkowanie pozwala na poprawę własnej koncentracji. Dzięki temu nie mamy uczucia zbytniego obciążenia pracą. Warto jest zawsze sporządzać listę spraw do załatwienia oraz zaplanować, jaki czas jest nam potrzebny na ich wykonanie. Można to robić w formie tradycyjnej – na kartce, z zaznaczeniem najważniejszych spraw, a także można nanosić plan działania na każdy dzień do aplikacji komputerowej. Trzeba powiedzieć, że jej bieżące uaktualnianie jest o wiele prostsze w wersji elektronicznej, niż kartkowej. Dzięki tworzeniu listy zadań nie obciążamy własnej pamięci i nie rozpraszamy się. Warto jest dążyć do jak największej optymalizacji pracy, za pośrednictwem wykonywania kilku rzeczy na raz, jeśli oczywiście jest to możliwe. Jeśli nie, lepiej brać jedną sprawę w ręce, doprowadzać ją do końca i dopiero później zajmować się kolejną.

Zasadniczo, podejmując się wykonywania codziennych obowiązków, większość osób bezwiednie bierze się za sprawy łatwe i względnie miłe, co jest działaniem nie do końca właściwym. Nie powinniśmy bowiem odkładać na później zadań, które są trudne i których po prostu nie lubimy. Odłożenie ich na później powoduje, że przez cały dzień ciążą nam one „na sumieniu”. Jeśli wykonamy je wcześniej, najlepiej na początku dnia, będziemy mieć je po prostu „z głowy”. Po wykonaniu trudnych, najbardziej skomplikowanych zadań każdy pracownik odczuwa swoistą satysfakcję i może skupić się na wykonywaniu bieżących zadań. Dzięki temu można skutecznie uniknąć stresu związanego z oczekiwaniem na moment, w którym w końcu przyjdzie nam zająć się niemiłymi sprawami. Z resztą, bardzo często jest tak, że postrzegane jako trudne sprawy, w rzeczywistości okazują się być dużo łatwiejsze w realizacji.

Zadania mogą urosnąć do rangi niewykonalnych, jeśli nie weźmiemy się za nie od razu. Drobne problemy są łatwe do rozwiązania osobno, ale w całości składają się na poważny kłopot, którego rozwikłanie będzie wymagać dużych nakładów czasu i energii. Należy dążyć do zapobiegania takim sytuacjom kryzysowym.

Jednocześnie, nie można doprowadzać do powstania opóźnień w wykonywaniu zadania, jeśli jest ono ważne dla kogoś innego. Może to spowodować zadawanie przez niego pytań dotyczących terminu wykonania zadania. W ten sposób tracimy czas na zbędne tłumaczenia, których moglibyśmy uniknąć, ograniczając zakłócenia w trybie wykonywania zadań. Z drugiej strony, jako menadżerowie projektów powinniśmy wysyłać czytelne, łatwe do zrozumienia dla wszystkich instrukcje zadań do wykonania przez innych. Unikniemy przez to konieczności tłumaczenia innym, cofają robić. Można przy tym używać różnych kanałów komunikacji, choć najlepsza będzie poczta elektroniczna, która nie będzie zakłócała pracy całego zespołu. Telefonu używajmy jedynie w sprawach pilnych. Każda rozmowa może wybić z rytmu osobę pracującą nad danym zadaniem. Warto jest grupować zadania o podobnym charakterze w tematyczne bloki. Łatwiej będzie je wykonać.

Organizacja pracy

Praca nad własną efektywnością to nie jedynie wprowadzenie do swojego planu dnia kolejnych, wspominanych już zasad. To również dobra organizacja samej pracy, która uważana jest przez wielu specjalistów za kluczowy obszar w efektywności i jej systematycznym podwyższaniu.

Po pierwsze, powinniśmy przyjrzeć się organizacji swojego miejsca pracy oraz stosowanemu dotychczas rytmowi dnia. Następnie, warto pokusić się o wprowadzenie systemu, który poprawi organizację i ułatwi wykonywanie naszych obowiązków. W tym celu można podzielić wszystkie zasoby, zarówno te w tradycyjnej, papierowej formie, jak i elektroniczne, na dwa odrębne obszary: pasywny i aktywny. Aktywny obszar powinien obejmować wszystkie prace, które są realizowane. W części pasywnej zaś znajdą się sprawy zamknięte. Pod koniec dnia obszar „aktywny” powinien mieć mniej zasobów, niż wcześniej, ponieważ w toku dnia realizujemy przecież kolejne zadania. Nigdy nie pozostawiaj maili bez odpowiedzi, chyba że przyjdą one po skończonej pracy. Dodatkowo, przyda się dobra struktura katalogów i folderów na dysku twardym komputera oraz na poczcie elektronicznej, biorąc za podstawę mapę obowiązków zawodowych. Dzięki temu bez trudu znajdziesz w danej chwili potrzebne ci wiadomości lub dokumenty.

Realistyczny plan

Każdorazowo powinniśmy opracowywać realistyczny plan działania, który będzie obejmował dany czasookres. Może być to jedynie dzień pracy, albo tydzień, lub miesiąc, jeśli jesteśmy w stanie opracować tak długi plan drobiazgowych zadań.

Należy skoncentrować się na zadaniu, które jest ważne, ale nie jest jeszcze pilne. Nie można doprowadzać do sytuacji, w której przyjdzie nam pracować pod presją czasu, ponieważ wpływa to w sposób destrukcyjny na efekty pracy. Oczywiście, nie zawsze tak się dzieje, ponieważ niektórzy ludzie wręcz lepiej pracują pod presją, ale takich jest niewielu. Jeśli mamy za dużo spraw nagłych, awarii, czy niespodziewanych sytuacji, raczej nie będziemy mogli skoncentrować swoją energię na wykonaniu w sposób należyty konkretnych działań.

Warto jest przeprowadzić tzw. audyt czasowy. Na czym on polega? Otóż, wystarczy przeanalizować tydzień swojej pracy, spisując, jakie czynności zajmują najwięcej czasu. Po podsumowaniu wyników zobaczysz, jakie aktywności zawodowe możesz zminimalizować, a na jakie powinieneś poświęcić więcej czasu. Na podstawie dobrze opracowanego audytu czasowego będziesz mógł zadecydować, na co poświęcać najwięcej czasu w tygodniu, a co całkowicie wyeliminować.

Należy ustalać priorytety w pracy. Zgodnie z zasadą Pareto, powinniśmy koncentrować się na 20% swoich kluczowych działań, które przynoszą 80% efektów. Jeśli jasno zdefiniujesz cele, łatwiej będzie ci do nich dążyć. Kluczem do skutecznej realizacji zadań jest planowanie – zarówno w wymiarze krótkoterminowym, np. jednego dnia, jak i w długoterminowym. Plany powinny być dodatkowo regularnie weryfikowane.

Podwyższenie własnej efektywności pracy jest jak najbardziej możliwe, jeśli w sposób obiektywny podejdziemy do naszych obowiązków zawodowych i będziemy potrafili zoptymalizować swoje działania. Ważne jest mądre planowanie zadań i celów, a także ich weryfikacja. Jeśli zawsze będziemy wykonywać te zadania, które są zaplanowane na dany dzień i nic nie będziemy odkładać „na później”, mamy ogromne szanse na zwiększenie efektywności pracy.