Jak zarządzać projektami unijnymi?

Projekt unijny to na ogół szeroko zakrojone przedsięwzięcie wymagające od menadżera wiedzy dotyczącej nie tylko stricte zarządzania projektami, ale również zarządzania kadrami, czy zarządzania finansami. Menedżer powinien znać się na tym, w jaki optymalny sposób prowadzić współpracę między partnerami i jak reagować w sytuacjach kryzysowych. Przed rozpoczęciem starania o przyznanie dotacji na projekt unijny, dana osoba powinna skonstruować dobrze przemyślany plan zarządzania przyszłym projektem, jak również poznać zasady dotyczące podejmowanej działalności w kontekście prawa unijnego, specyficznych uwarunkowań dotyczących założeń projektu, jak również organizacji dokumentacji i księgowości w projekcie.

Plan zarządzania projektem

Jeśli projekt unijny opiewa na kwoty miliona czy kilku milionów złotych, naturalne jest, że jeden menadżer, nawet solidnie wykształcony, kompetentny i doświadczony, nie poradzi sobie w odpowiedni sposób z zarządzaniem takim przedsięwzięciem. Nie powinien on podejmować się tego samodzielnie, ponieważ istnieje wysokie ryzyko, że nie podoła on stawianym przed nim zadaniom. Projekty unijne są specyficzne głównie z uwagi na fakt, że mają wiele aspektów funkcjonowania.

Tworzony plan zarządzania projektem powinien je wszystkie uwzględniać, zwłaszcza w obszarze zarządzania personelem, zarządzania finansami i zarządzania współpracą z partnerami.

Przedsiębiorcy podejmujący się realizacji projektów unijnych często nie są do końca świadomi tego, jak rozległe będą to działania. Plan zarządzania projektem tego rodzaju powinien obejmować wszystkie czynności i zadania, które rozpoczynają się wraz ze złożeniem wniosku o dotację, a kończą w momencie zakończenia inwestycji i rozliczenia jej. W sumie czasookres planu zarządzania projektem unijnym może nawet obejmować kilka lat.

Plan zarządzania projektem powinien zawierać:

• Harmonogram prac,

• Plan finansowy,

• Plan potrzeb w zakresie zasobów ludzkich,

• Opracowanie odrębnych scenariuszy zdarzeń

a) optymistycznych i

b) pesymistycznych.

Plan nie może zakładać, że wszystkie działania będą realizowane zgodnie z planem i harmonogramem projektu. Zawsze może zdarzyć się coś nieprzewidzianego, co opóźni wykonanie projektu. Należy uwzględniać więc margines czasowy na realizację nadspodziewanych prac.

Koordynator projektu unijnego

Najlepiej do zarządzania personelem pracującym nad projektem unijnym wyznaczyć koordynatora. To w jego gestii powinno leżeć zaplanowanie obowiązków dla każdego uczestnika projektu i nadzór nad wykonywanymi przez niego działaniami. Jeśli projekt ma szeroki zakres, koordynator powinien zatrudnić lub zaangażować do pracy z dotychczasowego zespołu pracowniczego, asystenta, który będzie pomocny w organizacji działań i nadzorze nad ich wykonywaniem. Pamiętać należy, że koordynator projektu, czyli de facto osoba zarządzająca nim, ma obowiązek przygotowywania sprawozdań do instytucji przyznających dotacje unijne.

Ważną funkcję zarządczą w projektach unijnych pełni kolegium kontrolujące postępy w realizacji poszczególnych zadań projektowych. Warto by było stworzyć je na takich zasadach, aby było ono całkowicie obiektywne. Czasem spojrzenie z zewnątrz na projekt jest bardzo cenne i pozwala wychwycić sprawy i niedociągnięcia, których uczestnicy projektu nie byliby w stanie zauważyć.

Koordynator projektu unijnego tworzy dla niego zespół pracowniczy, który będzie zatrudniony przy jego realizacji. W opisie części zarządzania projektem unijnym należy podać formę zatrudnienia w projekcie. Może być to umowa o pracę albo umowy cywilnoprawne.

Rola koordynatora projektu skupia się na następujących działaniach:

-rola interpersonalna( kontakty z innymi)

-rola informacyjna(przetwarzanie informacji)

-rola decyzyjna(podejmowanie decyzji i ponoszenie ich konsekwencji).”

rola koordynatora w projekcie przejawia się zwłaszcza przez:

-wypełnianie misji projektu- “niesienie” projektu,

-bycie osobą odpowiedzialną za komunikację,

-bycie przywódc��- liderem zespołu projektowego,

-rozwiązywanie problemów,

-podejmowanie decyzji,

-delegowanie odpowiedzialności wraz z niezbędnymi uprawnieniami,

-pomaganie w indywidualnym rozwoju członków zespołu- motywowanie zespołu

Planowanie współpracy

Nawet najlepszy zespół projektowy w wielu przypadkach nie podoła zadaniom zakrojonym na szeroką skalę, które niejednokrotnie wykraczają poza obręb kompetencji i kwalifikacji pracowników w organizacji. Wówczas koordynator projektu powinien zadbać o nawiązanie współpracy z podmiotami, które na zasadzie outsourcingu wykonają pewne prace na rzecz projektu. Powinno to być zaplanowane wcześniej, przed złożeniem wniosku o dotację unijną.

Z partnerami realizującymi projekt unijny można zawrzeć umowę partnerską, regulującą prawa i obowiązki obu stron.

Finanse pod kontrolą

Kwestie finansowe przy każdym przedsięwzięciu biznesowym są bardzo istotne, a zwłaszcza, jeśli chodzi tu o projekt unijny z dofinansowaniem lub dotacją. Za merytoryczną stronę wydatków związanych z projektem odpowiada koordynator projektu, ale już księgowy musi odpowiadać za ich zgodność z budżetem i przepisami. Im większy budżet ma projekt unijny, tym większe znaczenie ma zatrudnienie przy nim wykwalifikowanego księgowego. W planie realizacji projektu należy zaplanować budżet i środki na wynagrodzenia dla jego uczestników.

zarządzania finansami w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej skupia się wokół następujących działań:

a. stworzenie i nadzorowanie przepływów finansowych w projekcie,

b. monitorowanie zapotrzebowania na gotówkę,

c. zarządzanie zmianami w budżecie, klient otrzymuje bieżącą informację na temat wydatkowania z budżetu oraz propozycje możliwych zmian,

d. tworzenie dla klienta uzasadnienia do wniosków o zmiany, prowadzimy korespondencję z jednostkami wdrażającymi fundusze,

e. tworzenie pełnej dokumentacji do wyboru wykonawców (ogłoszenia, regulaminy, uzasadnienia, etc) a także doradztwo w tym zakresie,

f. realizacja zadań związanych z obowiązkową promocją projektu,

g. realizacja wszystkich innych działań z zakresu zarządzania.

Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem, to centralny element zarządzania projektem w działaniu każdego projektanta i realizatora. Jest to proces, w ramach którego, w sposób metodyczny rozwiązuje się problemy związane z ryzykiem, które, towarzyszy każdemu projektowi, w taki sposób, a by ta działalność – zarówno w poszczególnych dziedzinach jak i traktowana jako całość – przynosiła trwałe korzyści.

Przedmiotem prawidłowego zarządzania ryzykiem jest jego identyfikacja oraz właściwe działania względem niego, zaś celem zarządzania ryzykiem jest wyeliminowanie lub co najmniej ograniczenie jego negatywnych skutków. W projektach pomocowych U.E. niezależnie od wszystkich standardowych ryzyk, występuje ryzyko specyficzne, właściwe tylko tym projektom.

Oznacza to, konieczność udzielenie odpowiedzi, między innymi na następujące pytania:

– Jaki jest charakter tych ryzyk?

– W jakich występują obszarach?

– W jaki sposób dokonać ich identyfikacji i oceny płynących z nich zagrożeń?

– Jak zbudować „bariery ochronne” i jak zarządzać skutecznie tymi rodzajami ryzyka?

– To tylko część pytań, na jakie uczestnicy tego szkolenia otrzymają odpowiedź

Typowe problemy związane z realizacją projektów europejskich pokrywają realizację ryzyka w następujących obszarach:

– niezgodność z przepisami Komisji Europejskiej i prawem UE

– brak widocznych efektów projektu i podjętych działań

– nieprawidłowe zarządzanie środkami i projektem

– błędy w dokumentacji, nieprawidłowe przechowywanie dokumentów, brak kontroli

– niewłaściwe wykorzystanie środków projektu

– brak uznania zasadności finansowania projektu zgodnie z obowiązującym prawem UE

– niemożność wykazania, że działania w ramach projektu zostały podjęte

– brak informacji dotyczących kosztów związanych z projektem (wydatki)

– nieosiągnięcie celów projektu

– brak powiadomienia o znaczących zmianach w projekcie

– ujęcie nieodpowiednich lub niekwalifikowalnych wydatków

– wykazanie wydatków nieodpowiednich dla danego okresu

– koszty nie zostały poniesione lub nie pozostają w ścisłym związku z projektem

– niezgodne z harmonogramem projektu rozłożenie wydatków

Ułatwienia w zarządzaniu projektem unijnym

Pierwszy projekt unijny zawsze nastręcza trudności jego koordynatorom, którzy nigdy wcześniej nie zajmowali się podobnymi działaniami. Koordynator nie dość, że musi sprawnie zarządzać projektem i jego wykonaniem, to musi kontrolować poszczególne jego etapy i składać sprawozdanie instytucji unijnej, dofinansowującej projekt. Musi sprawdzać, na jakim etapie jest wniosek o dotację, czy rozpatrzony on został pozytywnie, a jeśli tak, to musi on przeprowadzić projekt dokładnie tak, jak zakładał to biznes plan zawarty we wniosku o dofinansowanie unijne.

Wielką pomocą w zarządzaniu projektem unijnym, poszczególnymi zadaniami wchodzącymi w jego zakres, ludźmi je wykonującymi oraz finansami projektu, jest profesjonalna aplikacja służąca do zarządzania projektami. Jej przykładem jest program Taskbeat, pozwalający nie tylko na zaplanowanie wszystkich działań w ramach danego projektu, ale również na tworzenie listy zadań i spójnego budżetu. Umożliwia on aktualizacje projektów i budżetów w czasie rzeczywistym. Dostęp do niego ze strony pracowników pracujących nad projektem pozwala na większe ich zaangażowanie w wykonywanie pracy. Projekt unijny wspomagany aplikacją Taskbeat będzie na pewno lepiej zarządzany i będzie przebiegał sprawnie, według wyznaczonego harmonogramu zadań.

Dla wszystkich firm prowadzących działalność nastawioną na zysk, a niemieszczącą się w zakresie wyjątków od reguły przyznawania dotacji, istnieje swoista “furtka”. Działając na zlecenie beneficjentów będących jednostkami publicznymi, mogą – wykonując różnorodną działalność – otrzymywać jednocześnie na ten cel dofinansowanie. Beneficjenci mogą przekazywać zaliczki wykonawcom, po ustanowieniu przez tych ostatnich odpowiedniego zabezpieczenia realizacji zlecenia. Koncepcja zaliczkowania projektów stanowi ogromne ułatwienie podczas realizacji projektów, których koncepcja finansowania polega na refinansowaniu wydaktów beneficjenta.