Jak zarządzać sobą w czasie

W ciągu dnia wykonujemy mnóstwo różnych czynności o różnym znaczeniu dla naszych celów kluczowych. Poniżej przestawiamy kilka technik, które mogą podnieść naszą skuteczność i efektywność i pomogą nam w zaplanowaniu czasu, porządkując go priorytetom.

Zasada Pareto
Vilfredo Federigo Damasio Pareto (1848–1923) był włoskim ekonomista i socjologiem. Zasada Pareto to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Nie wszystkie zadania, które wykonujemy są tak samo ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując Zasadę Pareto możemy się skupić tylko na tych 20% zadań przynoszących nam największą korzyść.

Analiza ABC

Analiza ABC ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Jest najlepsza, kiedy chcemy zacząć od zadań, które przyniosą nam najwięcej efektów. W ten sposób najmniejszym nakładem czasu wykonamy najistotniejsze zadania. To zadania typu A. Stanowią one około 15% liczby wszystkich zadań. Kiedy jednak wykonamy te 15% zadań, to będziemy mieli osiągnięte aż 65% rezultatów. Zadania tego typu nie mogą być delegowane. Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy. Są dla nas znaczące, ale mogą być delegowane. Ostatnie co do ważności są zadania typu C, są one najmniej ważne lecz zajmują aż 65% czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Dają nam niestety tylko 15% całości efektów. Te zadania powinniśmy wykonywać na samym końcu, można je również delegować.

Matryca Eisenhowera

Praktycznym narzędziem do uporządkowania naszego czasu jest Matryca Eisenhowera. Składa się ona z czterech ćwiartek. Jest to popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie, ułatwiają ustalanie tego, co jest naprawdę ważne i wymaga pełnego zaangażowania. Na nasze decyzje dotyczące wykorzystania czasu, którym dysponujemy wpływają dwie zmienne: pilność i ważność. Wielu ludzi przypisuje rangę ważności do zbyt dużej liczby zadań. Właściwe wyznaczanie priorytetów polega na uświadomieniu sobie, co jest najwyżej w naszej hierarchii wartości, a nie tylko reagować na rzeczy pilne. Pilność to kryterium związane z czasem. Zwraca uwagę na termin wykonania zadania. Termin ten może być mniej lub bardziej oddalony w czasie, w związku z tym dzieli naszą aktywność na mniej lub bardziej pilne.

Zadania pilne i ważne można krótko nazwać „zarządzanie kryzysem”. Są to działania o ważnym znaczeniu strategicznym. Paradoksalnie, im więcej czasu poświęcamy na czynności należące do tej ćwiartki, tym więcej tego czasu, który nam zostaje spędzamy w ćwiartce czwartej. Dzieje się tak dlatego, że aktywności obu ćwiartek sprawiają, że nie skupiamy się na teraźniejszości, tylko myślimy o tym, co stanie się za chwilę.

Zadania ważne, ale niepilne można krótko nazwać „Zarządzanie samym sobą”. To ćwiartka, w której planujemy, zajmujemy się własnym rozwojem, kreatywnie rozwiązujemy pojawiające się problemy, czytamy, pogłębiamy wiedzę, poświęcamy czas na ćwiczenia fizyczne i regeneracje, a także spędzamy czas z innymi ludźmi. Poświęcanie czasu na czynności z tej ćwiartki pozwala nam utrzymywać stabilne i głębokie więzi z innymi oraz umożliwia utrzymanie równowagi w aspekcie duchowym, fizycznym, społecznym i intelektualnym.

Trzecia ćwiartka to zadania pilnie, ale nieważne. Można ją nazwać w skrócie „Zarządzanie cudzymi priorytetami”. Czynności z tej ćwiartki nie wnoszą ważnych treści do naszych wartości ani najważniejszych celów. Często wykonując czynności z tej ćwiartki możemy odnieść wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednak na koniec okazuje się, że jest to istotne dla kogoś innego. O ile to możliwe powinniśmy się maksymalnie dzielić z innymi czynnościami z tej ćwiartki. W ten sposób zyskamy dodatkowy czas potrzebny na realizację istotnych zadań.

Zadania nieważne i niepilne to „pożeracze czasu”. Warto zminimalizować czas poświęcony na zadania znajdujące się w tej ćwiartce. W ten sposób przestaniemy tracić czas na rzeczy nieistotne, a znajdziemy czas na rzeczy naprawdę ważne.

Istnieje jeszcze jeden wymiar, który jest ważny dla skutecznego zarządzania sobą w czasie. To wymiar aktywności. Jedynie druga ćwiartka pozwala nam na planowanie proaktywne, czyli takie, które wyprzedza bieg wydarzeń, powoduje podejmowanie inicjatywy i poszukiwanie nowych dziedzin, w których można rozpoczynać działania. W przeciwieństwie do planowania proaktywnego, planowanie reaktywne cechuje się planowaniem działań na skutek nieprzewidzianych wydarzeń, koncentracja na spełnianiu cudzych próśb i poleceń oraz rozwiązywaniu problemów innych.

Praca wymaga zarówno planowania proaktywnego, jak i reaktywnego. Jednak skuteczne zarządzanie sobą w czasie opiera się przede wszystkim na planowaniu proaktywnym oraz na konsekwentnym realizowaniu tego planu.

W powyższej części artykułu zajmowaliśmy się ustalaniem priorytetów naszego działania, teraz przejdziemy do zasad i reguł planowania.

Nasze planowanie będzie efektywne jedynie wtedy, gdy będziemy umieli dobrze określać cele.

Przede wszystkim cele powinny być tylko naszymi celami, a nie celami innych ludzi. Drugą ważną cechą dobrze wyznaczonego celu jest pozytywny sposób jego sformułowania. Warto zapisywać nasze cele, zanotowane będę bardziej motywowały. Warto spojrzeć na czas, jaki mamy do dyspozycji w ciągu całego życia, a więc bardziej perspektywicznie. Różne cele wymagają przygotowania różnych planów.

Reguła SMART

Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu swoich celów jest reguła SMART. Jej nazwa wzięła się z pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel.

SMART to pięć kryteriów, które ma spełniać dobrze sformułowany cel:

Specyficzny i konkretny (specific and clear) – Czego dokładnie chcemy? Kiedy dokładnie chcemy to uzyskać? Kiedy wyobrażamy sobie, że już to mamy, to co czujemy, słyszymy i widzimy?

Mierzalny (measurable) – Jakie wyznaczmy sobie kryterium, po którym poznamy, że cel został osiągnięty? W jaki sposób zmierzymy, czy cel został osiągnięty? Jak określimy, że jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia celu?

Osiągalny (achievable) – Cel, jaki sobie stawiamy, musi być wykonalny. Potrzebujemy do jego zrealizowania czasu i innych zasobów. Gdzie możemy znaleźć zasoby? Jak możemy wpłynąć na innych, by pomogli go osiągnąć? Od czego zaczniemy realizacje celu?

Odpowiedni dla mnie (relevant) – Jaką mamy motywacje do osiągnięcia tego celu? Dlaczego chcemy go osiągnąć? Dlaczego jest to dla nas ważne? Czy jest spójny z naszymi wartościami? Jak zmieni się nasze życie, kiedy już go zrealizujemy? Czy jest coś, co nas powstrzymuje przed jego osiągnięciem?

Osadzony w czasie (time dimensioned) – Kiedy zrealizujemy ostatecznie nasz cel? Kiedy mamy przestać go realizować? Jak często mamy wykonywać prace na rzecz jego realizacji? (konkretnie, np. 2 razy w miesiącu, a nie „często”). Kiedy wykonamy pierwszy krok, aby zacząć ten cel realizować?

Posiadając już umiejętność wyznaczania celów możemy przejść do reguł i zasad planowania.

Reguła 60:40 mówi, że nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a jedynie jego 60%. Pozostałe 40% naszego czasu przypada po równo na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. Czynności nieoczekiwane to nasza rezerwa czasu oraz czynności, które pojawiają się nagle. Czynności spontaniczne to czas na pracę twórcza.

Inna ważną regułą jest reguła Parkinsona. Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że potrwa. Reguła ta jednak dotyczy tylko tych czynności, które sami wykonujemy i/lub mamy na nie wpływ. Zdarzają się bowiem sytuacje nieprzewidziane, które od nas nie zależą. Wtedy właśnie zdarza się, że zaplanujemy, iż coś potrwa krócej, a trwa to niestety dłużej. Przydatna okazuje się w tym wypadku reguła 60:40, która zakłada zostawienie sobie dodatkowego czasu na nieprzewidziane czynności.

Metoda ALPEN. Ta metoda jest bardzo praktyczna przy planowaniu krótszych odcinków. Składa się z pięciu etapów. Zrób listę zadań – Na liście powinny się znaleźć zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, niezrealizowane czynności z poprzedniego dnia, czynności, które doszły dziś i są do załatwienia jutro oraz zadania rutynowe. Oszacuj czas trwania czynności – Zapisz szacunkowy czas trwania każdej czynności i zsumuj czas wszystkich czynności. Pamiętaj o regule 60:40 i zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane. Wyznacz priorytety i deleguj zadania – Aby wyznaczyć priorytety, możesz zastosować matryce Eisenhowera lub analizą ABC. Pamiętaj o delegowaniu zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne. Kontroluj realizacje działań. Jeżeli czegoś nie wykonasz w danym dniu to przenieś zadanie na kolejny dzień.

Poniżej opisujemy szczegółowe reguły, jakimi warto się kierować podczas planowania:

• Zapisywanie w rezultatach – Warto zapisywać czynności tak, jakby zostały już zrealizowane, np. „Umówić się na spotkanie z klientem” zamiast „Zadzwonić do klienta w sprawie spotkania”. Taki zapis motywuje do działania.

• Lista zadań na kolejny dzień – Warto zrobić sobie listę zajęć na dany dzień, aby orientować się, co mamy do zrobienia.

• Analiza liczby zadań i czasu ich trwania – Listę zadań należy przeanalizować pod względem ważności, pilności i czasu trwania poszczególnych czynności.

• Konsekwencja – Aby efektywnie zarządzać swoim czasem, warto być konsekwentnym w swoich działaniach. Należy regularnie sprawdzać postęp realizacji naszych zadań.

• Wyrównywanie straty czasu – Jeśli dziś nie udało Ci się zrealizować jakiegoś zadania, zacznij od niego jutro. Przyjdź do pracy wcześniej albo wyjdź po czasie. Nie pracuj jednak jednego dnia nieproporcjonalnie dużo, raczej rozłóż pracę po równo.

• Realność – Należy realnie wyznaczać cele. Nie warto planować zbyt wielu zadań na określoną jednostkę czasu bo to mało realne, że wszystkie je wykonamy.

• Elastyczność – Rozkłady czasu nie zostały stworzone dla samego rozkładania czasu, tylko po to, żeby służyły naszym celom.

• Terminy – Wyznaczanie dat zakończenia zadań powoduje wzrost dyscypliny i unikniecie opóźnień.

• Czas na planowanie – Konieczne jest wyznaczanie czasu na planowanie i na twórcze myślenie.

• Sprawdzanie realizacji planów – Sprawdzanie samego siebie będzie powodowało wzrost motywacji do zrealizowania zadań (o ile, oczywiście na naszej liście nie widnieje tysiąc zadań…).