Jak zorganizować konferencję?

Organizacja konferencji może nastręczyć nie lada trudności, jeśli podejdziemy do tego przedsięwzięcia w niezbyt odpowiedni sposób. Przede wszystkim, należy gruntownie zaplanować wszystkie najważniejsze kwestie związane z konferencją, między innymi jej budżet, miejsce, listę uczestników czy atrakcje towarzyszące. Tylko dobry plan konferencji może zapewnić nam sukces w postaci odpowiedniej organizacji takiej imprezy branżowej. Dzięki niemu można przygotować się na każdą ewentualność, nawet na najbardziej niecodzienne niespodzianki. Dobra organizacja konferencji polega na tym, aby we wprawny sposób połączyć ze sobą kilkanaście elementów składowych, w najbardziej harmonijną i spójną całość. Nie ulega wątpliwości, że idealna konferencja może być wynikiem pracy wyłącznie całego zespołu, który dąży do tego samego celu, a jego członkowie pomagają sobie nawzajem. Co jeszcze należy wiedzieć na temat drobiazgowego planowania konferencji? O tym szerzej w niniejszym artykule.

Kontakt z potencjalnymi uczestnikami

Na konferencji najważniejsi są w zasadzie jej uczestnicy, dlatego tak bardzo istotne jest utrzymywanie z nimi jak najlepszego kontaktu. Należy wypracować taki kanał komunikacyjny, aby przekazywać informacje o konferencji na bieżąco i jednocześnie otrzymywać informację zwrotną. Kanałem tym może być specjalnie stworzona dla danej konferencji strona internetowa, na której będą pojawiały się najświeższe informacje związane z samą konferencją. To od organizatorów zależy, czy uczestnicy imprezy będą informowani o jakichkolwiek zmianach na bieżąco.

Kwestie finansowe

Budżet konferencji może znacząco zawężać zakres organizowanych działań. Należy więc powiedzieć, że kwestie finansowe w sposób jednoznaczny determinują podejmowane przez nas kroki na drodze ku realizacji idealnej konferencji. Wielu specjalistów twierdzi, że są w stanie zorganizować konferencje za każde niemalże pieniądze. Mówią oni, że budżet, nawet najmniejszy, nie może przeszkodzić w organizacji doskonałej konferencji. Liczy się tu przecież przekazywanie informacji i dzielenie się wiedzą, nie zaś warunki hotelowe i jakość podawanych w czasie przerwy pomiędzy panelami dyskusyjnymi, posiłków. Jeśli skupimy się na tym, co rzeczywiście najważniejsze, okaże się, że bez wielkiego budżetu jesteśmy w stanie zorganizować konferencję z prawdziwego zdarzenia.

Z drugiej strony, niewielki budżet przeznaczony na konferencję przełoży się na utrzymanie tylko niezbędnego poziomu organizacyjnego. Będzie to minimum, poniżej którego nie można zejść. Duży budżet daje większe pole manewru. Dzięki niemu można na przykład zorganizować obok samej konferencji, tzw. imprezy towarzyszące, np. koncert czy wystawę. Można zarezerwować wysokiej klasy hotel oraz miejsca noclegowe dla wszystkich uczestników konferencji, czy też wyśmienity catering. Są to jednak wyłącznie dodatkowe atrakcje dla uczestników i całkowicie można się bez nich obyć.

Duże fundusze na organizację konferencji są pomocne przy przygotowaniu wszystkich materiałów konferencyjnych, a także materiałów promujących ją wśród docelowej grupy klientów. Dzięki nim organizator główny konferencji ma większą swobodę planowania i ma pewien margines błędu. Jeśli tylko istnieje cień szansy na otrzymanie większego dofinansowania konferencji, powinniśmy zrobić wszystko, aby wsparcie finansowe w wyższej wysokości uzyskać.

Dodatkowe środki finansowe na organizację konferencji można pozyskać z licznych funduszy unijnych bądź od sponsorów, w pewien sposób związanych z tematem konferencji czy branżą, w której jest ona organizowana. Dzięki temu będzie to dla nich dobra reklama i chętnie przystaną na jej dofinansowanie.

Jeśli jednak nasz budżet na przygotowanie konferencji jest ograniczony, należy poszukiwać możliwości cięć kosztów. Na przykład, zamawiając salę konferencyjną nie bierzmy pierwszej lepszej, która spełnia nasze wymagania, a postarajmy się o kilka ofert podobnych miejsc. Dzięki temu wybierzemy najbardziej korzystną cenowo opcję.

Dobrym pomysłem na cięcie kosztów jest organizacja konferencji poza sezonem letnim i zimowym. W tym czasie ceny w hotelach są dużo wyższe. Lepiej zorganizować konferencję jesienią czy wiosną. Przecież pogoda nie ma tu większego znaczenia.

Posiłki dla uczestników konferencji

Jako organizatorzy konferencji powinniśmy zapewnić jej wszystkim uczestnikom posiłki w całym okresie jej odbywania. Impreza trwająca kilka dni wymaga dodatkowo zapewnienia miejsc noclegowych dla uczestników.

Dobrze by było wybrać jak najlepszą firmę cateringową, która przygotowuje smaczne posiłki dla wszystkich osób, które zjawią się na konferencji. Potrawy powinny odpowiadać charakterowi konferencji. Jeśli jest to poranna sesja dyskusyjna, nie podawajmy pieczeni i bigosu, tylko lekkostrawne posiłki. Angażując ostatecznie restaurację czy firmę cateringową, która ma dostarczyć posiłki na konferencję, koniecznie zróbmy wywiad środowiskowy na jej temat i spróbujmy serwowanych tam potraw. Będziemy mieć pewność, że dokonaliśmy trafnego wyboru.

Rejestracja uczestników konferencji

W dzisiejszych czasach, kiedy wiele osób aktywnie korzysta z Internetu, a w zasadzie wszyscy mają do niego dostęp, rejestracja chętnych do udziału w konferencji może się śmiało odbywać za pośrednictwem strony internetowej. Powinna być ona ogłoszona na kilka tygodni przed organizowaną konferencją, co pozwoli nam rozeznać się, jak wiele osób jest zainteresowanych wzięciem w niej udziału.

Wstępna rezerwacja miejsc jest bardzo dobrym pomysłem. Z drugiej strony, nasi potencjalni uczestnicy mogą nie spieszyć się ze wstępną rejestracją, dlatego też trzeba ich zmobilizować do takiego działania. Niezdecydowane osoby mogą pogrążyć organizację całej konferencji, dlatego też nie można rejestracji uczestników pozostawiać na ostatnią chwilę. Może się wtedy okazać, że mamy albo za mało, albo wręcz przeciwnie – zbyt wielu gości na konferencji, którym nie jesteśmy w stanie zapewnić odpowiednich warunków do uczestnictwa w niej. Najlepiej, aby rejestracja zakończyła się na minimum 2 tygodnie przed planowaną datą konferencji.

Koszty udziału w konferencji

Na ogół uczestnicy konferencji płacą za udział w niej. Należy w precyzyjny sposób wyliczyć koszty takiej imprezy przypadające na osobę, aby nie zawyżyć ich – jednocześnie zniechęcając do uczestnictwa potencjalnych zainteresowanych; ani nie zaniżyć, aby nie dokładać do imprezy z własnej kieszeni.

Organizacja przyjmowania wpłat i opłacania wszelkich usług, np. noclegowych, związanych z imprezą, musi być zgodna z istniejącym stanem prawnym. Dlatego też przed rozpoczęciem takich działań najlepiej posiąść taką wiedzę, albo poradzić się w tej kwestii radcy prawnego. Dzięki temu nie będziemy walczyć z kontrolą skarbową i tym podobnymi organami kontrolnymi.

Jeśli uznamy, że samemu nie damy sobie rady ze sprawami finansowymi konferencji, najlepiej będzie zawiązać współpracę z doradcą podatkowym, który przejmie na siebie tą odpowiedzialność.

Przygotuj się na niespodzianki

Nigdy nie można zakładać, że przebieg konferencji będzie w pełni zgodny z planem. Zawsze mogą zdarzyć się pewne odstępstwa, wypadki losowe czy nieprzyjemne niespodzianki, na które jako organizatorzy nie mamy żadnego wpływu. Nawet najlepszym organizatorom ogromnych konferencji, o międzynarodowym rozmachu, zdarzają się wpadki, ale ci potrafią wyjść z takiej sytuacji obronną ręką. Dlaczego? Otóż, wszystko opiera się na przygotowaniu na to, co niespodziewane.

Grunt, to żeby najważniejsze punkty konferencji i jej organizacji zostały spełnione. Wtedy to nawet wiele drobnych niedopatrzeń nie pogrążą organizacji imprezy.

Obsługa techniczna konferencji

W dzisiejszych czasach na konferencjach wszelkie materiały i prezentacje są przedstawiane uczestnikom w formie multimedialnej. Z tego względu cały sprzęt komputerowy musi działać bez zarzutów. Na wypadek awarii warto zaangażować do obsługi konferencji wprawnych informatyków, którzy zadbają o komputery, a także cały sprzęt audiowizualny, niezbędny na każdej konferencji.

Planowanie konferencji

Jak przy organizacji każdego innego przedsięwzięcia, także w przypadku konferencji dobry plan jest kluczowym czynnikiem sukcesu. To od jego formuły i drobiazgowości zależą wszystkie podejmowane przez nas działania. Planując konferencję należy przede wszystkim określić jej wszystkie cele i zadbać, aby były one zrealizowane w 100%. W planie należy ująć najważniejsze kwestie, takie jak:

Budżet,
Miejsce konferencji,
Termin,
Tryb rejestracji uczestników,
Atrakcje towarzyszące,
Catering,
Promocja konferencji,
Koszta konferencji dla uczestników itp.

Plan powinien mieć charakter wariantowy, zakładający różne scenariusze. Dzięki temu przewidujemy, jak potoczy się organizacja przedsięwzięcia i jesteśmy w stanie przeprowadzić je jak najlepiej w danych warunkach otoczenia.

Promowanie konferencji

Wypromowanie konferencji wśród docelowej grupy odbiorców, którzy mają stać się jej uczestnikami jest ważną kwestią. Jeśli zaniedbamy działania promocyjne, może się okazać, że na konferencję przybędzie tylko kilka osób. Takiemu przedsięwzięciu trzeba nadać odpowiedni prestiż. Słowem, należy zrobić wszystko, aby konferencja zyskała jak największy rozgłos, a ludzie samodzielnie interesowali się możliwością wzięcia w niej udziału. Dobrze jest znaleźć patronów wydarzenia, zwłaszcza tych pochodzących z miasta, w którym konferencja ma mieć miejsce. Do tego konieczne będą działania promocyjne polegające na wykorzystaniu plakatów, ulotek itp. Można zwołać też konferencję prasową na temat wydarzenia. Dzięki temu zadbamy o skuteczną promocję organizowanej przez nas konferencji.

Korzystając z zawartych w niniejszym artykule porad bez większych trudów zorganizujesz konferencję, która będzie nie tylko dochodowa dla Twojej firmy, ale na długo zapadnie w pamięć jej uczestników. Dzięki temu w kolejnych konferencjach organizowanych przez Ciebie więcej niż chętnie wezmą oni udział. W czasie realizacji kolejnych podobnych przedsięwzięć będziesz miał poza tym większe doświadczenie i łatwiej przyjdzie Ci przeprowadzenie całej imprezy w sposób perfekcyjny.