Konfiguracja efektywnego zespołu pracowniczego

Zespół pracowniczy jest postrzegany jako grupa ludzi pracujących nad tym samym zadaniem, współdziałających ze sobą, dla uzyskania jak najlepszego efektu. Taka definicja zespołu jest jak najbardziej właściwa. W zespole najważniejsze jest prowadzenie efektywnej współpracy i nastawienie na osiągnięcie określonych, wspólnych dla wszystkich członków zespołu, celów. Bardzo często pojęcie zespołu jest stosowane zamiennie z pojęciem grupy, a przecież pomiędzy tymi dwoma terminami istnieją jednak zasadnicze różnice.

Grupa a zespół pracowniczy

Grupa to nic innego, jak pewna liczba osób, która łącznie charakteryzuje się wieloosobowością, zawiązywaniem pomiędzy sobą bezpośrednich kontaktów w dłuższej perspektywie czasu, jak i przestrzennym, czasowym oderwaniem od innych osób. Dodatkowo, grupa akceptuje wspólne normy i zasady postępowania. Każdy jej członek ma przypisaną rolę do spełnienia, a wszyscy odczuwają swego rodzaju wspólnotę. Z grupą będziemy mieli już do czynienia w przypadku dwóch osób, które są od siebie zależne i wzajemnie wpływają na swoje zachowania.

Z kolei, rzeczony na samym początku „zespół pracowniczy”, to również grupa. Nie każda grupa będzie jednak zespołem, ponieważ musi ona spełnić szereg wymogów. Dotyczą one m.in. skuteczności pracy członków zespołu i jego składu. Zespół zawsze składa się z niewielkiej liczby osób, które względem siebie się uzupełniają pod względem talentów, wiedzy i umiejętności. Wchodząc w skład zespołu zobowiązuje się do wspólnego działania i wypracowywania wspólnych celów. Każdy z członków zespołu powinien być silnie zaangażowany we wspólne wykonywanie przypisanych zadań. Co więcej, uczestnicy zespołu pracowniczego zawsze są wzajemnie za siebie odpowiedzialni i za to, co wykonują. Można więc śmiało powiedzieć, że zespół pracowniczy nie jest tylko pewną grupą osób, mających ten sam cel do spełnienia. Jest zbiorem ludzi polegających na wspólnej wiedzy i umiejętnościach każdego ze wzajemnie zależnych względem siebie członków.

Zespołem można określić wyłącznie osoby świadome istotnego charakteru ich zależnych ról i tego, jakie umiejętności posiadają. Tylko taka świadomość pozwala na efektywną pracę zespołu. Każdy zespół winien w swej pracy zawodowej i nie tylko, wykorzystywać do maksimum efekt synergii. Dzięki temu można w krótkim czasie generować przeróżne, mniej lub bardziej trafne, rozwiązania problemów. Na pewno szybciej znajdzie się wyjście z trudnej sytuacji, jeśli będzie nad tym pracowało kilka zdolnych osób, niż wyłącznie jedna.

Zasady działania zespołu

Każdy zespół powinien kierować się w swoim działaniu kilkoma zasadami, które można zawrzeć w kilku podpunktach:

Poczucie u członków zespołu swoistej zależności względem siebie,
Statut i misja zespołu, wyznaczające przyczynę podejmowania się wspólnej pracy,
Odpowiedzialność za wszystkie czyny zespołu jako całości i poszczególnych jego członków,
Udział w wypracowanych przez zespół korzyściach grupowego rozwiązywania problemu i podejmowania najważniejszych decyzji.

Konfiguracja zespołu

Jednym ze sposobów efektywnego konfigurowania zespołu pracowniczego, jest przekształcenie dowolnej grupy osób pracujących w firmie w ustrukturyzowany zespół. Należy przede wszystkim stworzyć dla takiego zespołu tzw. akt powołania, aby mógł on podjąć wspólną pracę. Jego członkowie, którzy dotychczas tworzyli wyłącznie luźną w strukturze, grupę, powinni dostrzec i uświadomić sobie, że potrzebują wzajemnie swoich doświadczeń i talentów, po to, aby osiągnąć lepsze efekty pracy i wyznaczone uprzednio cele. Grupa przekształcana w zespół pracowniczy musi być całkowicie przekonana do idei, że jedynie wspólna praca w zespole prowadzi do lepszego podejmowania decyzji, które są trafniejsze, niż w przypadku indywidualnego działania.

Każdy z członków zespołu powinien być wdrożony w pełnienie zupełnie nowej roli, która dotychczas była dla niego nieznana. Polecane jest, aby brał on jak największy udział w planowaniu i podejmowaniu wszelkich decyzji dotyczących zespołu. Można powiedzieć, że zespół tworzy się, ponieważ jego członkowie ciężko pracują nad jego odpowiednią konfiguracją. Wszyscy członkowie zespołu muszą być traktowani z uwzględnieniem przypisanych specjalnych zdolności, jakie wnoszą do zespołu. Lider zespołu pracowniczego spełnia w nim bardzo ważną rolę, ponieważ zachęca wszystkich jego członków do podejmowania zwiększonego wysiłku i do aktywnej współpracy. Członkowie zespołu z pomocą lidera na wstępnym etapie kształtowania zespołu, powinni rozpoznać swoje specyficzne role i pełnione funkcje w obrębie jego struktury. Kolejnym etapem jest uzyskanie u każdego z członków zespołu pracowniczego przeświadczenia, że poprzez daleko idącą integrację swoich ról mogą szybko i sprawnie osiągnąć cele, jakie przypisywane są do konkretnego projektu.

Bardzo ważnym czynnikiem w konfiguracji zespołu pracowniczego jest wypracowanie najbardziej efektywnej komunikacji, opartej na szczerości i wzajemnym zaufaniu członków zespołu. Powinno w niej każdorazowo istnieć sprzężenie zwrotne, ale dotyczące wyłącznie działań zespołu, a nie charakteru poszczególnych osób. Warto podkreślić, że w tego rodzaju zespole celem podejmowania słuchania zawsze jest zrozumienie drugiej osoby. Jest to nasz partner, a więc wykluczone jest atakowanie go lub bronienie się przed jego argumentami. Zawsze członkowie zespołu pracowniczego powinni pamiętać, że działają wspólnie i demonstrują solidarność względem świata zewnętrznego, na przykład otoczenia, w którym przyszło działać samej firmie.

Zła konfiguracja zespołu pracowniczego

Nie każda konfiguracja, a więc budowa zespołu pracowniczego kończy się sukcesem. Bywa i to nawet w dużych, prężnie działających firmach, że zespół ponosi porażkę. Dlaczego tak się dzieje? Przyczyny takiej sytuacji na ogół tkwią w ludziach i ich charakterach. Nie każda osoba może stać się dobrym członkiem zespołu, ponieważ na przykład może nie umieć współdziałać z innymi. Innymi powodami niepowodzenia pracy zespołu są:

Problem z niedokładnością i nieumiejętnością realizacji projektów,
Nieefektywna komunikacja w zespole projektowym.

Sukces zespołu pracowniczego

Aby zespół pracowniczy mógł osiągać spektakularne sukcesy, powinien on zostać odpowiednio skonfigurowany, najlepiej przez liderów, którzy widzą, jakich cech i umiejętności szukają wśród swoich pracowników. W zasadzie, to w umiejętnym doborze osób do zespołu, uwzględniającym posiadane przez nich kompetencje i style pracy, tkwi sukces zespołu. Oczywiście, bardzo ważna w jego skutecznym funkcjonowaniu jest praca lidera, inaczej nazywanego kierownikiem zespołu, bowiem to na nim spoczywa odpowiedzialność za dobór osób do zespołu. W jego gestii leży efektywne zarządzanie pracą całego zespołu i każdego, pojedynczego jego członka. Lider powinien umiejętnie wprowadzać w życie systemy motywujące, nie tylko opierające się na czynnikach płacowych, ale i pozapłacowych. Aby móc nimi operować, musi on poznać charakter i potrzeby członków zespołu. Jednych motywują bowiem coraz to większe wyzwania, a inni wolą brać na siebie całą odpowiedzialność za dane zadanie, nie dzieląc się nią z nikim innym. Lider musi również skutecznie komunikować się z członkami swojego zespołu. Bez tego dokonywanie przez niego zadań będzie niemożliwe, a już na pewno – mało efektywne.

Każdy z członków zespołu, z uwagi na inną specyfikę pracy i odmienną osobowość, musi być w inny sposób zarządzany. Paradoksalnie, tylko takie podejście da zespołowi równość w traktowaniu. Sprawny lider zespołu to jego prawdziwy skarb. Musi on wiedzieć o podwładnych jak najwięcej, aby później móc rozwijać ich umiejętności i dobrze motywować do wytężonej, bardziej zaangażowanej pracy.

Pracownicy są rekrutowani do zespołów pracowniczych przez kierownika, który bierze pod uwagę ich umiejętności, nabytą wiedzę oraz cechy, które są zdecydowanie niezbędne do wykonywania danej pracy. Przykładowo, jeśli w zespole znajdą się wybitni specjaliści, ale nie nastawieni na indywidualny tryb pracy, to działania zespołu nie przyniosą oczekiwanych przez firmę i jej kierownictwo, rezultatów. Najważniejsza jest bowiem praca zespołowa, współdziałanie ze sobą pracowników.

Efektywny rozwój zespołu

Zespół pracowniczy raz skonfigurowany powinien funkcjonować w sposób odpowiedni przy realizacji każdego zadania. Tak jednak nie jest, a osoby wyrażające podobne poglądy są ignorantami, bowiem o efektywny rozwój zespołu należy w bezwzględny sposób zadbać i to z zachowaniem szczególnej staranności.

Najlepszym ku temu sposobem jest stworzenie dla wszystkich członków zespołu jak najbardziej bezpiecznego środowiska, w którym będą mogli skutecznie realizować kolejne stawiane przed nimi wyzwania. W takich warunkach zespół spokojnie może odkrywać własne mocne strony i obszary, które są jego najsłabszymi punktami. Słabe strony zespołu powinny być możliwie jak najszybciej wzmocnione, na ogół dzieje się to poprzez wprowadzenia do zespołu nowego członka.

Kierownik zespołu pracowniczego zawsze powinien dążyć do zbudowania wzajemnego zaufania poprzez pogłębienie zachodzących pomiędzy pracownikami nieformalnych relacji. Musi on stopniowo zwiększać współpracę i otwartość swoich podwładnych na komunikację. Ważne jest, aby w toku funkcjonowania zespołu sprawdzać, czy wszystkie kanały przepływu informacji pomiędzy uczestniczącymi w nim pracownikami, są drożne. Trzecim celem na drodze do efektywnego rozwoju zespołu jest pogłębianie świadomości współzależności i współodpowiedzialności wszystkich pracowników z zespołu, za realizowane przez nich cele.

Trzeba pamiętać przy budowaniu efektywnego zespołu pracowniczego, że efekt pracy współpracujących ze sobą pracowników, jest zdecydowanie większy niż suma efektów wytworzonych przez jednostki, działające całkowicie osobno. Nadrzędną zasadą przy konfiguracji zespołu pracowniczego jest to, że jego efektywne działanie zależne jest od właściwego rozdzielenia ról dla każdego z pracowników z osobna. Tylko w ten sposób zespół idealnie będzie spełniał przypisywane mu zadania. Praca w zespole stawia przed pracownikami zupełnie nowe cele, których osiągnięcie zdeterminowane jest efektywną współpracą członków całego zespołu.