Korzyści

TaskBeat to usługa która dzięki systemowi zadaniowemu pozwala na przyspieszenie zarządzania projektami, przyspieszenie procesów obsługi zleceń klientów, oraz przyspieszenie realizacji zadań sprzedażowych i posprzedażowych.

Profesjonaliści, freelancerzy, agencje kreatywne, biura projektowe zwiększają sprzedaż dzięki fachowej i sprawnej realizacji zleceń i zadań zlecanych przez klientów. TaskBeat pomaga naszym klientom skutecznie sprzedawać usługi zarządzać obiegiem projektów i zadań. Dzięki zadaniowemu systemowi pracy, firmy szybciej realizują projekty dla klientów popełniając mniej błędów, a jednocześnie mogą obciążać klientów tylko za faktycznie przepracowane godziny, naliczając opłaty proporcjonalnie do wszystkich ponoszonych nakładów pracy (zmiany, poprawki) i zakupionych materiałów (zakupy, paliwo). Dzięki szczegółowemu śledzeniu faktycznych kosztów możesz upewnić się, że zaoferujesz klientom najniższe stawki za swoje usługi, a jednocześnie zafakturujesz za wszystkie zadania jakie składają się na realizację zlecenia. Dzięki szczegółowej organizacji pracy w systemie zadaniowym klienci mają dokładny wgląd w to co zostało zrealizowane, ile zajęła realizacja poszczególnych prac, a także jakie koszty materiałowe zainwestowano w zlecenie.

TaskBeat to prosty system przypominający sieć społecznościową, w której pracownicy mogą błyskawicznie tworzyć własne zespoły i przestrzenie robocze. W ramach przestrzeni roboczych pracownicy mogą bezpiecznie wymieniać się pomysłami i dokumentami, szybko prowadzić ustalenia w zakresie różnych projektów. System tworzy centralną, zintegrowaną i uporządkowaną bazę informacji oraz dokumentów. System zapewnia sprawny dostęp do umów, procedur wewnętrznych, korespondencji itp., kontroluje obieg dokumentów, stan realizacji procesów i usprawnia obsługę klientów. TaskBeat pozwala również na włączenie klientów do śledzenia postępów i komentowania realizowanych zleceń, a także na precyzyjne rozliczenia z klientami na podstawie faktycznych nakładów pracy oraz poniesionych kosztów. Dzięki systemowi zadaniowemu nawet jednoosobowe firmy odnotowują korzyści z wdrożenia.

TaskBeat zapewnia każdej organizacji dostęp do informacji o postępie realizacji każdej sprawy oraz łatwe odnajdowanie ustaleń i dokumentów. TaskBeat zapewnia stały kontakt z zespołem, klientami, dostawcami i partnerami w dowolnym momencie i dowolnym miejscu. TaskBeat scala informacje o pracach, zadaniach i zleceniach, jednocześnie promując otwartą komunikację w zespole. Użytkownicy usługi TaskBeat najczęściej chwalą usługę za: oszczędność czasu, eliminację błędów, zwiększenie efektywności, utrzymywanie bliższych relacji z pracownikami, klientami i partnerami.

Lepsza współpraca z klientami

TaskBeat wspomaga zespołową realizację bieżących prac oraz projektów dzięki otwartej komunikacji. Dzięki TaskBeatowi możliwe jest realizowanie zleceń wspólnie z klientami, dostawcami, podwykonawcami poprzez określenie listy zadań. Pracownicy firmy i klienci logują się do wspólnego panelu, wprowadzają zadania, czas pracy i koszty oraz sprawdzają postęp realizacji zlecenia. Klienci Państwa firmy otrzymują doskonałe narzędzie do monitorowania postępu zleceń w czasie rzeczywistym. Firmy korzystające z TaskBeata fakturują klientów zgodnie z zadaniami, czasem pracy oraz kosztami. TaskBeat sprawdza się zarówno w małych, kilkuosobowych zespołach, jak również w organizacji pracy wewnątrz działów większych firm.

Lepsza współpraca w zespole

TaskBeat organizuje pracę zadaniowo wyznaczając cele pracownikom oraz przypominając o nadchodzących terminach. W ten sposób narzędzie oszczędza czas i pozwala działać szybciej i efektywniej. TaskBeat umożliwia prowadzenie otwartej komunikacji: niezwykle szybką i bezpieczną wymianę ustaleń, zadań i dokumentów w zespole bez konieczności załączania wszystkich do długich e-maili. Pracownicy oraz ich przełożeni nie muszą marnować czasu w oczekiwaniu na informację, wielogodzinne rozmowy telefoniczne, wymianę e-maili czy żmudne przeszukiwanie e-maili oraz dokumentów, ponieważ wszystkie materiały powiązane są z określonymi zadaniami. Dzięki centralnej tablicy postępów każdy pracownik w zespole ma możliwość śledzenia bieżących działań w ramach projektu lub grupy projektowej w której uczestniczy.

Wyższe zaangażowanie w pracy

TaskBeat pozwala na przypisanie odpowiedzialności za każde zadanie określonemu pracownikowi oraz wyznaczenie priorytetu i terminu jego realizacji, dzięki czemu pracownicy otrzymują przejrzystą listę obowiązków i są bardziej zaangażowani w realizację prac. System śledzi faktyczny postęp realizacji każdego zadania, powiadamia o istotnych postępach oraz terminach, a także umożliwia prowadzenie ustaleń w ramach chronologicznie ułożonych komunikatów i komentarzy, które dostępne są dla pracowników oraz przełożonych. Ponieważ każde zadanie posiada wyznaczonego pracownika, któremu delegowano zadanie, pracownicy wprowadzają informacje o postępach, raportują czas pracy oraz generowane koszty.

Wyższe wyniki sprzedaży

Aplikacja pozwala na rejestrowanie faktycznego czasu pracy i kosztów poniesionych w ramach każdego projektu, dzięki czemu możesz fakturować klientów na podstawie faktycznego nakładu pracy i poniesionych kosztów. Zarządzanie zleceniami w formie zarządzania projektami pozwala śledzić wszystkie koszty osobowe oraz koszty materiałowe poniesione w związku z realizacją każdego projektu. Dzięki temu małe firmy i zleceniobiorcy rozliczający się na podstawie godzin mogą fakturować klientów w oparciu o zarejestrowane koszty materiałowe i godziny pracy zainwestowane w projekt. Dzięki precyzyjnemu śledzeniu kosztów projektowych możesz dokładniej planować potencjalne zyski i osiągać lepsze wyniki sprzedaży.

Sprawna obsługa zleceń klientów

Program TaskBeat organizuje pracę i zarządza pracą każdej firmy w sposób zadaniowy, dzięki czemu obsługa każdego zamówienia oraz każdego zlecenia realizowana jest w sposób zorganizowany i przejrzysty dla każdego pracownika zaangażowanego w obsługę zleceń klientów. Klienci doceniają projektowe podejście do obsługi zleceń, dzięki czemu mogą łatwiej ustalić postęp realizacji zlecenia i częściej składają kolejne. TaskBeat pozwala każdej firmie szybko odnajdywać wszystkie ustalenia prowadzone z klientem, a dzięki temu popełniać mniej błędów i realizować zlecenia znacznie szybciej. Wielu użytkowników systemu przyznaje że TaskBeat jest kluczowym systemem poprawiającym jakość obsługi oraz utrzymanie klientów.

Sprawne zarządzanie projektami

TaskBeat to centralne miejsce przechowywania wszystkich projektów prowadzonych przez firmę. Program ułatwia sprawne rejestrowanie, priorytetyzowanie i delegowanie projektów zespołom roboczym. Aplikacja umożliwia rozbijanie (dekomponowania) projektów na poszczególne etapy i podzadania. Możliwość dekomponowania projektów na poszczególne prace sprawia, że pracownicy mają lepszy wgląd w konkretne kroki niezbędne do zrealizowania danego projektu, a kierownicy lepszy wgląd w całościowy postęp każdego projektu. Dzięki autorskiej koncepcji obliczania postępów na podstawie statusów zadań można z łatwością określić bieżący postęp każdego projektu, a także odnaleźć trwające i opóźnione etapy i zadania projektowe.

Sprawne zarządzanie budżetami

TaskBeat na bieżąco analizuje finanse firmy i pokazuje podsumowania za pomocą jednego i wygodnego ekranu. Aplikacja pokazuje budżet firmy na jednym ekranie wykorzystując dane o zaplanowanych oraz realnie poniesionych wydatków. W rachunku wyników TaskBeat pozwala mikro i małym przedsiębiorstwom dokonywać porównania osiągniętych przez formę przychodów i poniesionych kosztów ich uzyskania w ujęciu całej działalności, jak również poszczególnych projektów i zleceń. Aplikacja pozwala na sprawne opracowanie budżetu firmy, wprowadzanie kosztów w ujęciu projektowym lub w ujęciu budżetowym, a także na automatyczne importowanie płatności zarejestrowanych na kontach bankowych firmy. Dzięki kontroli budżetów aplikacja umożliwia przygotowanie biznes planu, a także zaplanowanie i zachowanie płynności finansowej.

Najlepsza wyszukiwarka

Dzięki autorskiemu systemowi wyszukiwania aplikacja pozwala na natychmiastowy dostęp do dowolnego zadania, kontaktu, arkusza, ustalenia lub notatki, które zostały zarejestrowane przez pracowników. Wyszukiwarka automatycznie zwraca rezultaty według priorytetu (na zapytania typu: wszystkie zadania Karola) lub według trafności (np. wszystkie zadania ze słowem: transport). Unikatowa funkcjonalność wyszukiwarki automatycznie sortuje znalezione sprawy i zadania od najważniejszych do najmniej ważnych, a jednocześnie od najbardziej do najmniej trafnych. Dzięki wyszukiwarce aplikacja oferuje natychmiastowy dostęp do wyników wyszukiwania pokazując ustalenia i dokumenty, których nigdy wcześniej nie doszukałbyś się w systemie plików i e-maili.

Szablony gotowych projektów

Naszym klientom oferujemy możliwość rozpoczęcia pracy w oparciu o szablony projektów dostosowane do indywidualnego profilu działalności każdej firmy. Dzięki szablonom projektów łatwiej rozpocząć prace z aplikacją, a także organizować prace w zgodzie z najlepszymi praktykami. Przygotowywane i stale aktualizowane szablony projektów sprawdzają się nie tylko w przypadku zarządzania określonym typem projektu, ale również zarządzania bieżącą pracą zadaniową. Dzięki szablonom projektów łatwiej realizować typowe projekty: budowlane, marketingowe czy rekrutacyjne, w zależności od potrzeb, które Państwa klienci przedstawiają w trakcie korzystania z systemu.

Wysoki poziom bezpieczeństwa

Aplikacja oferuje szyfrowanie danych, a także przechowywanie wszystkich informacji: decyzji, wiadomości oraz plików związanych z realizowanymi zleceniami i pracami na zabezpieczonym serwerze. Dane naszych klientów mogą być przechowywane są na serwerach w Polsce, Niemczech, podlegającym regularnym kopiom bezpieczeństwa chroniącą firmę przed utratą ważnych danych. W ten sposób aplikacja zapewnia zgodność z normami ISO 9001 oraz ISO 27001, chroniąc zasoby informacyjne przed rozproszeniem po różnych komputerach i nośnikach informacji, a także chroniąc dane klientów przed kradzieżą lub utratą związaną z awariami sprzętu biurowego.

Wygodny interfejs użytkownika

Aplikacja sprawdza się szczególnie tam, gdzie zespoły projektowe zarządzają dużą liczbą zadań prowadzonych jednocześnie zarówno w przypadku prowadzenia określonego projektu, jak również w przypadku prowadzenia bieżących prac zadaniowych w ramach bieżącej działalności firmy. Podczas gdy inne popularne aplikacje skalują się jedynie do kilkuset projektów i zadań, a po przekroczeniu tych limitów stają się niewygodne, tam TaskBeat został gruntownie przetestowany w środowiskach realnych przedsiębiorstw. Aplikacja sprawdziła się w środowiskach do 25 pracowników jednocześnie zarządzających nawet sześcioma tysiącami zadań w ramach jednej organizacji, nie odnotowując zmniejszenia wygody użytkowania.

Niskie koszty wdrożenia

Aplikacja oferowana jest jako usługa w modelu usługi rozliczanej miesięcznie (SaaS), co oznacza że możesz dowolnie zwiększać lub zmniejszać wykorzystanie usługi, płacąc jedynie za faktyczny czas i zakres dostępu do usługi. Dzięki możliwości wynajmu aplikacji nasi klienci ponoszą mniejsze ryzyko związane z zakupem aplikacji, a także mogą elastycznie dostosowywać wysokość opłat w miarę jak rozwijają się ich potrzeby. Dzięki wykorzystaniu oprogramowania jako usługi klienci mogą ograniczyć początkowe koszty wdrożenia nawet stukrotnie w stosunku do jednorazowej ceny zakupu licencji lub jednorazowego wdrożenia.

Otwarta technologia

TaskBeat wykorzystuje wydajną i otwartą technologię pozwalającą na instalacje dedykowane, integrację z wieloma systemami oraz dostosowanie szablonów graficznych do identyfikacji wizualnej Twojego przedsiębiorstwa. Klienci otrzymują możliwość zlecania integracji aplikacji ze wskazanym systemem, a w przypadku wdrożeń indywidualnych otrzumują dostęp do kodu źródłowego, co pozwala na wprowadzanie modyfikacji do aplikacji we własnym zakresie. Czytaj więcej na temat technologii zastosowanej w produkcie.

Rozwiązanie proekologiczne

Centralne zarządzanie projektami, zleceniami oraz indywidualnymi zadaniami pozwala na redukcję kopii danych funkcjonujących w firmie, a także na znaczną redukcję ilości materiałów występujących w formie drukowanej, a co za tym idzie znacznie zmniejsza się zużycie papieru i tonerów. Dodatkowo model wynajmu aplikacji jako usługi redukuje zapotrzebowanie na serwery w ramach firmy oraz zużycie energii elektrycznej. Warto również podkreślić, że wykorzystywane przez aplikację centra danych na terenie Niemiec utrzymywane są w większości z odnawialnych źródeł energii.