Zarządzanie projektami

TaskBeat do program do zarządzania projektami połączony z modułem zarządzania codziennymi zadaniami operacyjnymi, współdzielenia kalendarzy, dokumentów oraz dyskusjami w zespole. Wdrożenie programu do zarządzania projektami wyposażonym w funkcje zarządzania społecznością przedsiębiorstwa umożliwia podniesienie efektywności i skuteczności zespołów w ramach struktury określanej jako “Enterprise 2.0”

Enterprise 2.0

Terminem Enterprise 2.0 określamy zastosowanie w firmach rozwiązań znanych z mediów społecznościowych. W ostatnich latach zyskuje ono bardzo na znaczeniu zarówno w komunikacji między firmą a klientem, jak również w komunikacji wewnętrznej w firmach. Naturalne wydaje się zastosowanie tego typu rozwiązań w narzędziach, z których korzysta większość pracowników w codziennej pracy. TaskBeat został przygotowany od początku w celu spełnienia tych wymagań.

Głównym celem idei Enterprise 2.0 jest usprawnienie komunikacji i budowanie bazy wiedzy w firmie, w sposób naturalny i przyjazny zarówno tworzącym jak i korzystającym z informacji. Kolejne, nie mniej ważne cele, to wykorzystanie potencjału pracowników organizacji – zapewnienie obszaru do wymiany informacji projektowych, podglądów, zbierania pomysłów i informacji zwrotnej powstającej w całym cyklu zarządzania różnymi projektami w firmie.

Pracownicy Enterprise 2.0 mogą operować w ramach współdzielonych historii zleceń klientów czy ustaleń w projekcie. W przypadku urlopu innej osoby z zespołu czy rotacji pracowników – wszystkie dane zgromadzone są w jednym systemie, nie ma potrzeby przeszukiwania skrzynek mailowych innych osób czy przysyłania wiadomości z kopią do kilku osób.

Wdrożenie systemu Enterprise 2.0 przynosi ogromną wartość dla nowych pracowników, którzy dołączają do organizacji i często wymieniają informacje o przebiegu realizacji projektów i procesów, a także przejmują klientów lub projekty realizowane przez inne osoby. Zadaniem systemu TaskBeat jest łatwe wskazanie priorytetów oraz odpowiedzialności za realizację każdego projektu, procesu, zadania a także śledzenie bieżącego postępu i historii realizacji.

Dane i informacje, które gromadzimy w systemie TaskBeat dotyczą trzech głównych obszarów:
– dane dotyczące projektów, ogólnychterminów i budżetów
– dane dotyczące etapów i zadań w ramach projektów
– dane dotyczące klientów (obecnych lub potencjalnych),
– dane procesów sprzedaży (otwartych i zakończonych),

System TaskBeat pozwala na wielostopniowe organizowanie projektów oraz procesów. Prace projektowe zawierają ustaloną liczbę zadań i termin realizacji. Z kolei procesy pozwalają na rozbudowywanie banku informacji w miarę postępu prac operacyjnych. TaskBeat to program do zarządzania projektami jak i procesami. System pozwala na: śledzenie historii realizacji projektów, kontaktów z klientami, realizowanej sprzedaż, – zarządzanie wiedzą wygląda analogicznie.

W ten sposób TaskBeat staje się centralnym systemem organizacji i priorytetyzowania wszelkich prac przedsiębiorstwa – zapewniając przestrzeń, na której dodajemy notatki i dokumenty w sposób pozwalający na dowolną, wieloetapową organizację struktury. TaskBeat zapewnia również przestrzeń przeglądania postępu ujednolicając informacje o wykonanych czynnościach (zmiana danych kontaktowych, etapu sprzedaży itd.) czy danych pochodzące z innych narzędzi (np. maile czy wiadomości z systemów marketingowych).

TaskBeat pozwala na hierarchiczne organizowanie danych, tj. każde zadanie może występować w kontekscie jednego klienta w procesie lub etapu projektu. TaskBeat pozwala również na horyzontalne organizowanie danych według słów kluczowych (tzw. tagów) pozwalając na dowolne dodawanie etykiet do każdego projektu, etapu lub zadania, a także wyszukiwanie wszystkich zadań lub prac w ramach dowolnej etykiety jaką oznaczone może być każde zadanie.