Metodyki zarządzania projektem – część 2

W drugiej części skupimy się na przybliżeniu metodyki PMBOK. Standard PMBOK Guide jest to zbiór powszechnie uznanych praktyk znajdujących zastosowanie w zarządzaniu projektami. Pierwsza wersja PMBPOK została oficjalnie wydana przez PMI w 1996r.

W PMBOK właściwie zupełnie nie ma zaleceń dotyczących procesów, które powinny być wykonywane w firmach realizujących projekty. Metoda opisuje 9 obszarów „wiedzy” w zarządzaniu projektami, 2 rodzaje procesów (zarządzania i wykonawcze), 5 grup procesów zarządzania (rozpoczęcia, planowania, realizacji, monitorowania i kontroli, zakończenia). Zgodnie z założeniami, zakres wykorzystania metodyki PMBOK w konkretnym projekcie zależy od decyzji (podejścia) zespołu zarządzającego lub managera projektu.

PMBOK niewiele mówi o strukturze organizacyjnej projektów – wspomina się o kilku podstawowych rolach oraz o konieczności określenia tych struktur. Także bardzo niedużo jest powiedziane o tworzonym produkcie: w procesie planowania zakresu nakazuje się zdefiniować produkty projektu. Metodyka nie odnosi się do dalszych fazy cyklu życia produktu. Opis obszaru społecznego zawiera wyłącznie omówienie charakterystyk osobowościowych kierownika projektu, pomijając inne osoby uczestniczące w projektach. Zarządzanie konfiguracją jest wspomniane jako jedno z narzędzi (sztucznego) obszaru zarządzania integralnością.

Obszarem (złożonym), który w PMBOK jest szczególnie dobrze opracowany jest zarządzanie pracą, czyli zarządzanie zakresem, kosztem i czasem. W tym zakresie PMBOK przedstawia pełny zestaw sprawdzonych, uznanych technik.

W standardzie PMBOK ryzyko jest to niepewne wydarzenie, które, jeśli zajdzie, może mieć negatywny albo pozytywny wpływ na projekt. Ryzyka są dzielone na:

Techniczne, związane z tworzeniem produktu projektu, jego możliwościami technicznymi, jakością, efektywnością itp.
Zarządcze, odnoszące się do wszystkich czynności związanych z procesem zarządzania, a więc planowaniem, monitorowaniem planów, mechanizmami zlecania i rozliczania prac itp.
Organizacyjne, związane np. z brakiem właściwego finansowania, nieokreślonymi zależnościami pomiędzy projektami w realizujących je organizacjach czy konfliktami wykorzystania zasobów w tych organizacjach
Zewnętrzne, odnoszące się do zmian w środowisku, w którym działa projekt lub mają być wykorzystywane jego produkty. Najczęściej spotykanym przykładem ryzyka zewnętrznego jest zmiana potrzeb klienta, ale można tu także zaliczyć problemy z zatrudnieniem czy zmianą warunków rynkowych. Ryzyka zewnętrzne trudno poddają się minimalizacji.

PMBOK dzieli wiedzę niezbędną dla menedżera na 9 obszarów. Są to:

1. Zarządzanie integracją projektu (działania zapewniające spójność projektu podczas jego trwania)
2. Zarządzanie zakresem projektu
3. Zarządzanie czasem w projekcie
4. Zarządzanie kosztem projektu
5. Zarządzanie jakością w projekcie
6. Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie
7. Zarządzanie komunikacją w projekcie
8. Zarządzanie ryzykiem w projekcie
9. Zarządzanie zamówieniami w projekcie

Techniki w standardzie PMBOK są rozumiane szeroko. Pierwsza grupa to techniki mające postać technik i modeli formalnych. Przykładami mogą tu być Analiza Wartości Uzyskanej wykorzystywana jako metoda oceny postępu prac, analiza wrażliwości czy symulacje stosowane w trakcie ilościowej oceny ryzyka. W obszarze zarządzania jakością wskazywane są techniki oparte na graficznej analizie lub prezentacji danych – np. diagramy Ishikawy i diagramy Pareto. Następna grupa to opisy czynności, które muszą być wykonane, aby procesy były zrealizowane Na przykład jako technika wyszukiwania dostawców wskazywane są konferencje i ogłoszenia. Jako technika zarządzania personelem wskazywane są czynności budujące zespół (krótkie spotkania, imprezy wyjazdowe). Inna grupa to narzędzia „proceduralne”, czyli np. system zarządzania zmianami czy sposób odbioru prac projektu.

PMBOK często odwołuje się do narzędzi komputerowych. Do narzędzi zaliczane są też oceny ekspertów. Można odnieść wrażenie, że ta ostatnia kategoria została dodana głównie po to, żeby zestaw narzędzi był pełny: jeżeli zupełnie nie można podać konkretnej techniki, to należy spytać się mądrego, doświadczonego człowieka, który po prostu wie o co chodzi.