Mierzalne zarządzanie projektami

Jednym z najważniejszych elementów skutecznego zarządzania projektami jest mierzalne zarządzanie postępem projektów, tj. bieżąca i aktualna wiedza o całościowym postępie realizowanych projektów. Wiele pakietów do zarządzania projektami pozwala na misterne układanie planu, eleganckie prezentowanie zadań, ale nie odpowiada na podstawowe pytanie: jaki obliczyć postęp wykonania całości projektu?

W projektach, w których znany jest budżet oraz termin oddania projektu, zastosowanie ma całościowe planowanie projektu, a zatem w tych projektach powinno mieć miejsce również całościowe badanie lub obliczanie wykonania (postępu) takich projektów. Większe projekty oczywiście warto rozbijać na etapy i kontrolować realizację każdego oddzielnie. Większość klientów notuje dobre rezultaty w przypadku etapów miesięcznych. Mniejszość klientów odnosi również dobre efekty ujmując prace w etapach tygodniowych. W każdym przypadku jednak znając zakres prac i oczekiwania inwestorów pod względem terminu oddania projektu – warto również śledzić całościowy postęp realizacji takich projektów, tj. postęp wszystkich zadań w ramach założonych estymatów czasowych i finansowych. W wielu projektach etapy nie są sobie równe, a zatem wykonanie określonego etapu nie gwarantuje, a nawet nie przybliża do odpowiedzi na ile realne jest wykonanie wszyskich założonych etapów.

Z kolei wiele tak zwanych zwinnych metod zarządzania projektami w ogóle nie stara się odpowiedzieć na pytanie o całościowy postęp realizacji projektu, a jedynie skupia się na postępie względem aktualnego etapu (sprintu). Jednakże w takich projektach deficyt informacji o poziomie wykonania etapu zupełnie nie odpowiada na pytanie o postęp wykonania całości planu (innych etapów). Wiele branż może pozwolić sobie na zwinne traktowanie projektów, które w takim przypadku bardzo często faktycznie są procesami (np. projekt podnoszenia jakości, rozwój oprogramowania). Z kolei wiele branż lub biznesów w ogóle nie znajduje zastosowania z zwinnych metodach wykonywania planu, co ma miejsce w projektach budżetowych, publicznych lub zleconych projektach budowlanych, gdzie z góry znany jest zakres lub wręcz założono maksymalny koszt realizacji takich projektów.

Wdrażając oprogramowanie do zarządzania projektami nasi klienci zwracają uwagę na możliwość nie tylko elastycznego dzielenia projektów na mniejsze etapy, ale przejrzystość procesu monitorowania postępu w każdym zadaniu, każdym etapie, a także etapach zbiorczych (np. w cyklach miesięcznych uwzględniających cykle tygodniowe). W zależności od branży klienci skupiają się na mierzeniu osiągnięcia wskaźnika terminowości, wskaźnika nakładów czasowych lub nakładów finansowych. Spora część klientów jest zainteresowana mierzeniem wszystkich trzech wskaźników jednocześnie na każdym etapie realizacji projektów. Przjerzystość względem planu pozwala na jego korygowanie w przypadku opóźnień lub zmianę planu w przypadku gdyby już na pewnym etapie realizacji okazał się on niewykonalny.

W końcu projekty realizowane na czas dają menedżerom swoisty spokój ducha, pokazują wielkość buforów, a także pozwalają na bieżące monitorowanie poniesionych kosztów finansowych i czasowych.