Najczęściej spotykane problemy przy realizacji projektów

Rozpoczynając realizację jakiegokolwiek projektu, bez względu na jego typ i złożoność, nigdy jego kierownik nie powinien zakładać, że na pewno wszystko pójdzie zgodnie ze z góry ustalonym planem. Oczywiście, planowanie jest bardzo ważnym, jeśli nie najważniejszym, etapem realizacji każdego projektu, ale nie możemy sądzić, że projekt przebiegnie dokładnie tak, jak sobie to założyliśmy. Takie mniemanie może doprowadzić do negatywnych dla samego projektu sytuacji, w których zespół projektowy czy menadżer projektu nie będzie przygotowany na zaistnienie nieprzewidzianej sytuacji. Wówczas nawet niewielkie opóźnienie, np. spowodowane chorobą jednego z członków zespołu, może rzutować na wykonanie projektu terminowo, zgodnie z założeniami zlecającego. Dlatego też menedżer, nawet jeśli jest w życiu skrajnym optymistą, musi wziąć w planowaniu projektu poprawkę na to, że wszystko może się zdarzyć, a w realizacji projektu mogą pojawić się problemy, którym należy przeciwdziałać, a jeśli się pojawią – należy jak najszybciej je usuwać i rozwiązywać. Już na początku realizacji projektu z pierwszym problemem, z jakim może zetknąć się menedżer, jest skonstruowanie spójnego planu realizacji projektu i zespołu projektowego.

Pierwszy etap projektu i pierwsze problemy
Przy planowaniu projektu i planu jego realizacji, powinno się zawsze brać pod uwagę straty czasu i prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń nieprzewidzianych. Przy konstruowaniu harmonogramu prac menedżer może jednak nie mieć miejsca na taki margines błędu. Powinien taki problem rozwiązać w taki sposób, aby nie przedłużać terminu zakończenia projektu. Najlepszym sposobem jest wbudowanie pewnego marginesu przewidzianego na takie zdarzenia już na etapie planowania czasu trwania poszczególnych zadań w projekcie. W ten sposób jedno nieprzewidziane wydarzenie najczęściej kompensuje się z zakończeniem prac wcześniej w innych zadaniach. Dopiero w skrajnych przypadkach konieczne jest wydłużenie pracy członków zespołu, aby mieć pewność, że projekt zakończy się w terminie.

Planowanie realizacji projektu i tworzenie harmonogramu prac dobrze jest przeprowadzić w programie komputerowym, który w późniejszym czasie pozwoli na sprawną komunikację pomiędzy członkami zespołu realizującymi równolegle względem siebie pewne czynności kluczowe dla projektu. Takim programem jest na przykład aplikacja TaskBeat.pl, która umożliwia nie tylko samą komunikację, ale bieżący wgląd w plan projektu, w jego budżet i pozwala na nanoszenie zmian w tworzonym harmonogramie. Dzięki temu może on być zmieniany w sposób dynamiczny.

Formułowanie zespołu projektowego

Na tym etapie bardzo często definiowane są problemy, które mogą rzutować na ostateczny efekty projektu i na jakość jego wykonania. Jeśli zespół projektowy nie będzie spójny, a jego członkowie nie będą umieli ze sobą współpracować, będzie to działo się ze szkodą dla projektu. Największymi problemami spotykanymi w obrębie budowy zespołu projektowego, są:

• Brak ustalenia ról poszczególnych uczestników zespołu projektowego,
• Nieokreślenie w sposób szczegółowy zakresu kompetencji i odpowiedzialności w zespole zarządzania projektem,
• Brak ustalenia sankcji za niedotrzymanie terminów realizacji poszczególnych zadań składowych projektu,
• Nieustalenie zasad komunikacji w zespole lub też niespójne ich stosowanie (np. dokładanie zadań poza systemem),
• Brak wskazania osób odpowiedzialnych za przekazywanie informacji pomiędzy członkami zespołu.

Dobry zespół projektowy to połowa sukcesu dla każdego zadania. Projekt nie będzie ukończony terminowo, jeśli będą nad nim pracowały osoby, które się do tego nie nadają, albo nie mają określonych umiejętności niezbędnych do realizacji projektu.

Problematyczne jest także i to, kiedy na menadżera, którego zadaniem jest kierowanie i koordynowanie projektu, zostanie wybrana osoba, która po prostu nie ma cech lidera. Taki menadżer może zbyt ogólnie projektować wykonanie danych zadań. Ogólne plany nie umożliwiają efektywnego operacyjnego zarządzania projektem, przez co mogą powodować kolejne problemy na drodze ku ostatecznej realizacji projektu, zgodnie z założeniami uzyskanymi od zlecającego.