Nie odkładaj niczego na później!

Wielu z nas ma niedobry zwyczaj odkładania pewnych spraw na później, na bliżej niesprecyzowaną przyszłość. Takie działanie jest niekorzystne dla nas samych, bowiem zawsze w pamięci mamy to, że jakaś sprawa nie jest zamknięta i nie doprowadziliśmy jej do końca. Najlepiej wszystkie obowiązki wykonywać sukcesywnie, zgodnie z wcześniej opracowanym harmonogramem zadań, a nie spychać je na sam koniec naszych planów tygodniowych, miesięcznych, a nawet rocznych. O wiele lepiej poczujemy się wówczas, kiedy trudne zadanie będziemy mieli już zrealizowane. W końcu będziemy mogli się odprężyć i zrelaksować. Rozwiązanie danej sprawy będziemy postrzegali jako sukces, po którym należy nam się nagroda, w postaci chociażby kilku dni wolnego.

Jak radzić sobie z odkładaniem spraw na później? Odpowiemy na to pytanie w toku niniejszego artykułu, podając siedem wskazówek do tego, jak najlepiej planować zadania. Wcale nie jest powiedziane, że wszystkie pojawiające się w pracy zawodowej czy w domu, problemy należy rozwiązywać od razu, tu i teraz. Najczęściej brakuje nam na to czasu i energii. Nie trzeba doskonalić sztuki wykonywania kilku rzeczy jednocześnie i zwiększać swoją wydajność. W końcu człowiek to nie maszyna. Należy dążyć do uzyskania równowagi pomiędzy tym, co musimy zrobić, czyli wykonaniem koniecznych obowiązków, a naszym wolnym czasem i przyjemnościami.

Odkładanie rzeczy na później nie zawsze jest złym postępowaniem. Jeśli nie są to ważne obowiązki, które koniecznie musimy wykonać, to nie ma przeciwwskazań ku temu. Trzeba wiedzieć, jakie są w życiu priorytety i do nich dostosowywać swoje harmonogramy prac. Jeśli w tym momencie mieliśmy zasiąść przed telewizorem, ale nasze dziecko prosi o pomoc w odrabianiu lekcji, lepiej odłożyć na później możliwość obejrzenia filmu czy programu telewizyjnego.

Porada 1 – Czerpanie wzorców z otoczenia

Prawdą jest, że przebywanie przez dłuższy czas z jednymi ludźmi powoduje, że czerpiemy od nich wzorce postępowania, niezależnie od tego, czy są one dobre, czy złe. Nawyki wchodzą „nam w krew”. Jeśli wiec otoczymy się ludźmi sumiennymi i odpowiedzialnymi, którzy nie lubią odkładać spraw, prędzej czy później zaczniemy wykonywać zadania tak jak i oni. Nie tylko w pracy sprawdza się ten schemat, ale także w życiu prywatnym. Jeśli znajdziemy kogoś, kto codziennie biega, na pewno zmotywuje nas do regularnych treningów. Podobnie jest z jeżdżeniem na rowerze, chodzeniem na siłownię, czy zmianą diety na bardziej zdrową. Jeśli mamy w kimś dobry przykład do naśladowania, łatwiej nam dążyć do wyznaczonych celów. Taka osoba może udzielić nam wsparcia w naszych dążeniach, stać się naszym „motorem napędowym”.

Przyjaźniąc się z ludźmi leniwymi i mało odpowiedzialnymi, nie będziemy mieć partnerów do podejmowania wspólnych wysiłków, choćby w formie spacerów po najbliższej okolicy. Zawsze łatwiej jest wykonywać coś we dwójkę, czy w większym towarzystwie, niż całkowicie samodzielnie.

Podobnie jest w pracy, jeśli zadajemy się z ludźmi, którzy wolą omijać trudne sprawy, odkładają wszystko na bliżej niesprecyzowane „później”, my sami też tacy będziemy, nawet jeśli początkowo mieliśmy inne plany.

Porada 2 – Ustalanie priorytetów

Codziennie powinniśmy podejmować się wykonywania rzeczy najważniejszych dla nas, które przynoszą nam satysfakcję z pracy, albo dają przyjemność. Ważna jest umiejętność ustalania priorytetów, tak w pracy, jak i w domu. Najczęściej priorytetowe zadania są trudne do wykonania, wymagają sporego zaangażowania od nas samych, z racji czego budzą w nas niechęć i jesteśmy skłonni odłożyć je w czasie. Jest to zachowanie całkowicie naturalne, aczkolwiek trzeba walczyć z takimi schematami. Jeśli mamy do wykonania trudny projekt, powinniśmy określić najistotniejsze w nim zadania.

Istnieje zasada, że 20% działania, odpowiada za 80% rezultatów. Dlatego trzeba trafnie zidentyfikować owe 20%, aby wiedzieć, na czym skupić się przy wykonywaniu zadań. Na ogół są to działania, które najchętniej odsunęlibyśmy jak najbardziej w czasie, ale jeśli od razu zabierzemy się do ich wykonania, uzyskamy natychmiastowy rezultat i to w dużym zakresie. Sprawi nam to na pewno satysfakcję i będziemy z siebie po prostu zadowoleni. Powinniśmy zawsze rozpoczynać dzień od realizacji priorytetów, na dodatek, taki tryb działania powinien stać się naszym nawykiem.

Porada 3 – Dziel zadania na mniejsze

Postrzegając duży projekt jako całość zadania do wykonania, rozrasta się on przed nami jak góra lodowa i nie potrafimy się nim należycie zająć. Automatycznie, robimy wszystko, byleby nie zacząć wykonywać go. Tymczasem, jeśli podzielimy przedsięwzięcie na szereg mniejszych, łatwych do wykonania na przykład jednego dnia, góra lodowa rozbije się na niewielkie kry, z którymi szybko sobie poradzimy. Tak samo jest z mniejszymi sprawami do załatwienia. Nie rozrastają się one przed nami do niebotycznych rozmiarów i śmiało możemy stawić im czoła. Możemy je podzielić na odpowiednie podzadania i rozplanować je w czasie. Oczywiście, nie jest to proste działanie, ale jeśli nauczymy się rozbijać zadania na mniejsze, będzie to krok w dobrą stronę.

Porada 4 – Nie bądź perfekcjonistą

Perfekcjoniści na ogół panicznie boją się poniesienia klęski i w obawie przed niepowodzeniem wolą w ogóle nie podejmować się wykonywania pewnych zadań. Oczywiście, należy z dużą dozą samokontroli i dokładności wykonywać obowiązki. Trzeba być należycie przygotowanym na każdy dzień pracy, ale trzeba śmiało podejmować się kolejnych przedsięwzięć, choćby nie miały one zakończyć się spektakularnym sukcesem. Odkładanie spraw na później nie spowoduje, że lepiej się do nich przygotujemy, jeśli nasze nastawienie jest dokładnie takie, jak opisane powyżej. Lepiej od razu podjąć decyzję o działaniu i najnormalniej w świecie mieć to „z głowy”. Jeśli coś się nie uda teraz, będziemy mogli to poprawić.

Jeśli jesteśmy świadomi tego, że podejmując się realizacji zadania przybliżamy się do jego perfekcyjnego wykonania, to dobre postępowanie. Jesteśmy tylko ludźmi i mamy prawo do popełniania pomyłek. Warto tylko, abyśmy potrafili uczyć się na własnych błędach. Lepiej żałować, że coś nam nie wyszło, niż żałować, że w ogóle się tego czegoś nie podjęliśmy.

Często nie wykonujemy zadań do końca, ale tylko mały krok dzieli nas od sukcesu. Jeśli niedokończonych spraw mamy więcej, powinniśmy jak najszybciej wziąć je we własne ręce i doprowadzić do szczęśliwego zakończenia, nawet jeśli zadania te były trudne i wymagały dużych nakładów pracy i czasu. Najlepiej jak najszybciej doprowadzić wszystkie podjęte przedsięwzięcia do finalizacji i więcej nie zawracać sobie nimi głowy.

Porada 5 – Najważniejszy jest dobry plan

Powinniśmy wytyczać plany działania na dane horyzonty czasowe, abyśmy zdawali sobie sprawę z tego, co nas dzisiaj czeka, jakie sprawy musimy załatwić i jakie są przy tym nasze zadania priorytetowe. Harmonogram działań na każdy dzień wcale nie musi być zbyt skomplikowany, tak naprawdę wystarczy nam prosta lista spraw wykonana na papierze, choć możemy przy tym pokusić się o skorzystanie ze specjalnego programu komputerowego do sporządzania harmonogramów działań.

Lista zadań pozwala na przyśpieszenie podejmowanych działań i zwiększenie własnej efektywności. Jest drogowskazem, który pozwala na skupienie się na zadaniach najważniejszych w danym czasie. Dobrze jest realizować zadania od początku do końca, zgodnie z listą chyba, że nastąpią okoliczności nieprzewidziane. W takim wypadku zadania niewykonane wczoraj, należy w pierwszej kolejności podjąć dzisiaj. Planowanie pozwala na lepsze rozłożenie czasu pracy i na zaoszczędzenie dodatkowego czasu na przerwy pozwalające na „naładowanie się” energią niezbędną do dalszego działania.

Porada 6 – Sposób 30–10.

Bardzo dobra metoda została opisana przez Leo Babautę na jego bloguwww.zenhabits.net. Polega ona na tym, że najpierw określamy coś, co będzie nagrodą. Niech to będzie rzecz, bez której nie wyobrażamy sobie dnia. Czytanie newsów na jakimś portalu, czytanie ulubionej książki, przeglądanie Internetu, rozmowa telefoniczna. Następnie ustawiamy sobie budzika na 30 minut do przodu i zaczynamy wykonywania zadania, które pierwotnie chcieliśmy się odłożyć na później. Obiecujemy sobie, że będziemy się nim zajmować tylko i wyłącznie przez te 30 minut, po czym będziemy mogli zająć się jedną z określonych wcześniej przyjemności. Gdy budzik zadzwoni, dajemy się sobie nagrodę i ustawiamy budzik na 10 minut. Zajmujemy się tą rzeczą przez ten czas, po czym ponownie zabieramy się za wykonywane wcześniejszego zadania i znów nastawiamy budzik na 30 minut. Czyli 30 minut zadania — 10 minut przyjemności — 30 minut zadania — 10 minut przyjemności — … Aż do momentu, gdy ukończymy to co mieliśmy do zrobienia. Kluczem jest tutaj oparcie się wszelkiej chęci robienia czegoś innego do momentu, gdy upłynie czas 30 minut. Jest to bardzo prosta technika i jednocześnie niezwykle skuteczna.

Porada 7 – Urozmaicony plan dnia

Wykonywanie cały czas tych samych obowiązków jest nużące. Nie mamy w końcu ochoty na podejmowanie dokładnie tych samych działań wciąż i wciąż, na około. Potrzebujemy motywatora do dalszej pracy, stymulacji naszego umysłu. O wiele bardziej chce nam się podejmować nowe wyzwania, niż wykonywać rutynowe obowiązki. Mamy do nich więcej energii, jesteśmy zdecydowanie bardziej kreatywni i pozytywnie nastawieni do ich końcowego rezultatu, który majaczy gdzieś w przyszłości.

Urozmaicanie swojego planu dnia jest jak najbardziej wskazane, ponieważ pozwala na oderwanie myśli od rzeczy, które są naszymi obowiązkami. Pozwala to na świeże spojrzenie na naszą pracę czy obowiązki domowe. Nie możemy przy tym dopuścić, aby nowe zadania przysłoniły nam całkowicie stare przedsięwzięcia, których jeszcze nie dokończyliśmy. Znów powraca, niczym bumerang, kwestia ustalania i realizowania priorytetów w każdym aspekcie naszego życia.

Wiele osób ma poważne problemy z wywiązywaniem się ze wszystkich obowiązków w z góry założonym terminie. Jeśli mają oni coś do zrobienia, wyszukują ogrom innych zajęć, aby tylko odsunąć w czasie to co trudne i nieprzyjemne. Tymczasem, lepiej przecież wykonać takie zadanie od razu i później mieć „wolną głowę” do podejmowania nowych wyzwań. Dobre zarządzanie własnym czasem i pracą jest kluczem do sukcesu.

Najlepiej nie odkładać niczego na później, ponieważ nie uciekniemy przed naszymi obowiązkami. Zawsze będziemy mieć w perspektywie to, że coś musimy zrobić, coś przeprowadzić do końca itp.

Nie będziemy mogli się do końca odprężyć, zrelaksować się i oddać przyjemnością, dopóki nie zlikwidujemy w naszej głowie obowiązku do zrobienia „czegoś”. Warto jest rozbić trudne zadanie na szereg mniejszych, które o wiele łatwiej można wykonać. Najlepiej osadzić je w konkretnym harmonogramie i skrupulatnie go wypełniać. Dzięki temu będziemy bardziej efektywni i wypracujemy dla siebie więcej wolnego czasu, który będziemy mogli przeznaczyć wyłącznie na przyjemności. Praca zawodowa, czy obowiązki rodzinne nie mogą zajmować nam całego czasu. Musimy wygospodarować choćby parę chwil dla siebie, aby móc kolokwialnie rzecz ujmując „naładować baterie”, niezbędne do podejmowania coraz to nowych wyzwań.