Optymalne prowadzenie spotkania

Prowadząc własną firmę lub też pełniąc rolę menadżera do spraw kontaktów z klientami, nieuchronne są spotkania biznesowe. Trzeba się jednak nauczyć, w jaki sposób je prowadzić, aby za każdym razem osiągać zamierzony cel. Nie jest to oczywiście proste i nie każdy od razu wie, jak tego dokonać. Oczywiście, optymalne prowadzenie spotkania jest możliwe nawet dla młodych menadżerów czy przedsiębiorców, ale muszą mieć oni albo wrodzony dar ku temu, albo też musieli oni uprzednio zapoznać się z publikacjami takimi jak ta. Postaramy się Wam przybliżyć, na czym polega prowadzenie spotkania w sposób jak najbardziej efektywny. Na czym polega optymalne prowadzenie rozmów z kontrahentami i klientami? Odpowiemy i na to pytanie.

Spotkania nieodłącznym elementem biznesu

W celu zawarcia jakiegokolwiek kontraktu handlowego, czy nawiązania owocnej współpracy, trzeba koniecznie organizować i przeprowadzać spotkania. Spotykamy się z klientami, parterami biznesowymi, dostawcami czy kooperantami. Słowem, ze wszystkimi osobami i podmiotami, które są związane w pewien sposób z naszym biznesem. Każde spotkanie ma pewien cel, do którego powinniśmy dążyć. Niestety, ale z perspektywy naszej i naszych rozmówców, cel spotkania może być zdecydowanie odmienny. Ranga spotkania też może być różna. Czasem spotkanie może zaważyć nad całym istnieniem firmy, a innym razem będzie to tylko obowiązek, którego spełnienia wymagają od nas na przykład przełożeni, ale sama rozmowa z klientem czy kontrahentem, nie wniesie niczego nowego do firmy.

Organizacja optymalnego spotkania

Jak można się domyślać, takie działanie nie jest proste. Trzeba przemyśleć naprawdę wiele spraw, aby ostatecznie doprowadzić do idealnego spotkania, które na dodatek przebiegnie dokładnie tak, jak uprzednio zakładaliśmy. Najlepiej jest postępować według pewnych kroków, wyznaczających „kamienie milowe” w organizacji idealnego spotkania. Przygotowanie spotkania to bardzo ważna funkcja menadżera czy przedsiębiorcy. Jeśli zignoruje on albo zbagatelizuje ten etap, wówczas nie będzie mógł w sposób najbardziej efektywny przeprowadzić całego spotkania. Równie dobrze, może je odwołać. Efekty będą w zasadzie podobne.

Pierwszy krok – plan spotkania

Scenariusz spotkania, które chcemy odbyć w niedalekiej przyszłości, musi być przygotowany z należytą starannością. Trzeba przewidzieć wypowiedzi i ruchy naszego rozmówcy. Najlepiej założyć kilka wersji wydarzeń, aby być przygotowanym w zasadzie na każdą ewentualność. Podczas spotkania nasi rozmówcy nigdy nie mogą mieć wrażenia, że jest ono zwykłą stratą czasu. Trzeba ich zainteresować, zaciekawić świetną prezentacją, albo ofertą, aby całe spotkanie na długo zapadło w ich pamięć.

Kiedy przystępujemy do planowania spotkania, musimy odpowiedzieć sobie na jedno, niezwykle istotne pytanie, a mianowicie – jaki jest jego cel i co też chcemy przez niego osiągnąć – dla nas samych i dla naszej firmy. Spotkanie może mieć na celu przekazanie nowych wiadomości, zakomunikowanie ważnych informacji, przedstawienie oferty, przedstawienie listu intencyjnego dotyczącego współpracy, negocjacje umowy itp. Zupełnie inną formę będzie miało spotkanie, które polegać będzie na skłonieniu partnerów biznesowych do zawiązania współpracy, a zupełnie inny charakter będzie miało spotkanie, podczas którego negocjowane będą warunki umowy z klientem. Dlatego też do planowania spotkania należy podchodzić całkowicie indywidualnie. Nie ma uniwersalnych scenariuszy spotkań biznesowych, ponieważ byłyby one tak naprawdę zupełnie bezużyteczne. Ludzie są nieprzewidywalni, a więc również spotkania biznesowe także takie będą. Tu również pojawia się problem z optymalnym prowadzeniem spotkania, obojętnie przy tym, czego będzie ono dotyczyło.

Cel spotkania wyznacza nam czasami jego uczestników. Jeśli chcemy potwierdzić warunki umowy, musimy spotkać się z przedstawicielem klienta, ale już prezentację oferty powinniśmy organizować z samym klientem, nie zaś jego wysłannikami. To klienta bowiem chcemy przekonać do oferty i to on w konsekwencji będzie pokrywał koszta całego interesu. Nikt nie podejmie za niego decyzji, dlatego też najlepiej od razu rozmawiać z osobą kompetentną. Generalnie, określenie celu naszego spotkania i tematyki, jaka będzie na nim podejmowana, powinno stanowić punkt wyjścia dla wszelkich dalszych działań, z docelowym prowadzeniem optymalnego spotkania włącznie.

Drugi krok – zebranie niezbędnych informacji i materiałów

Znając już cel spotkania, można śmiało przystąpić do zgromadzenia koniecznych do jego przeprowadzenia materiałów. Zakładając, że spotkanie dotyczy zaprezentowania oferty dla klienta, musimy ją stworzyć. Na ogół przedsiębiorcy stosują papierowe wersje oferty. Jest to krok w jak najlepszą stronę, ponieważ słowo pisane najlepiej dociera do docelowego odbiorcy. Tworząc ofertę, którą przekażemy klientowi podczas prowadzonego przez nas spotkania, pamiętajmy, aby najważniejsze kwestie wytłumić. Pogrubione powinny być atuty oferty, jak i ostateczna cena za usługę, czy dostawę konkretnych towarów. Wsparciem dla papierowej formy oferty może być krótka prezentacja multimedialna, wręczenie klientom próbek, czy prezentów. Najpierw jednak trzeba je zgromadzić, aby w odpowiednim momencie spotkania trafiły one do naszych rozmówców. Przygotowujmy materiały do spotkania z najwyższą starannością. Pamiętajmy bowiem, że klient tylko je tak naprawdę zatrzyma po spotkaniu. Mając przed oczami najważniejsze kwestie poruszane podczas spotkania biznesowego, łatwiej podejmie on szybką i trafną z naszej perspektywy, decyzję.

Oferta przedstawiana czy wręczana klientowi podczas spotkania powinna być schludna i przejrzysta, aby łatwo mógł on odnaleźć interesujące go informacje i ponadto wykonać notatki do kolejnych punktów oferty, omawianych podczas spotkania.

Trzeci krok – wybór terminu i miejsca spotkania

Wbrew pozorom, wybór terminu oraz miejsca spotkania może determinować to, czy będzie ono efektywne i owocne, czy też nie. Spotkanie z klientem najlepiej przeprowadzić we własnej firmie, lub ewentualnie w cichej restauracji lub kawiarni. Nie zaleca się umawianie spotkań biznesowych w restauracjach szybkiej obsługi. Na ogół panuje tam okropny harmider i trudno cokolwiek zrozumieć z wymiany zdań. Termin spotkania to również punkt zainteresowania każdej osoby, która zamierza w optymalny sposób prowadzić spotkanie biznesowe. Nie może być ono zorganizowane o wczesnej porze, ani zbyt późno. Najlepiej planować spotkania biznesowe w godzinach tzw. lunchu. Wtedy na ogółu przedsiębiorcy i przedstawiciele firm mają godziny pracy, które mogą poświęcić na spotkanie z nami.

Czwarty krok – rozpoczęcie spotkania

Kiedy w wyznaczonym miejscu i czasie zjawi się nasz rozmówca lub rozmówcy, możemy przystąpić do prowadzenia optymalnego spotkania. Można się od razu domyślić, że pierwsze wrażenie jest najbardziej istotne. Jeśli na pierwszy rzut oka zostaniemy postrzeżeni jako osoby niekompetentne czy choćby mało sympatyczne, spotkanie może nie potoczyć się tak, jakbyśmy sobie tego życzyli. Czasem wystarczy 5 minut rozmowy, pierwsza wymiana zmian z kontrahentem czy partnerem biznesowym, aby wiedzieć, czy interes dojdzie do skutku czy też nie. Trzeba więc dołożyć wszelkich starań wywarcia na naszych rozmówcach jak najlepszego wrażenia.

Przede wszystkim, na organizowane przez nas spotkanie za nic nie możemy się spóźnić. Nie można tego niczym wytłumaczyć. Należy więc przybyć w wyznaczone miejsce spotkania najlepiej dużo wcześniej, aby mieć pewność, że nikt nie będzie musiał na nas czekać.

Należy też odpowiednio ubrać się na spotkanie – profesjonalnie i schludnie. Wykluczone będą krótkie spodenki, choćby żar lał się z nieba. Najlepiej wybrać na taką okazję oficjalny strój, np. garnitur czy garsonkę.

Piąty krok – przebieg spotkania

Na spotkaniu biznesowym nie powinniśmy od razu przechodzić do sedna sprawy. Najpierw wymieńmy więc z rozmówcami wzajemne uprzejmości, porozmawiajmy na lekkie, niezwiązane z biznesem tematy. Możemy porozmawiać na temat lokalu, w którym się znaleźliśmy, czy nawet uniwersalnie – o pogodzie. Dopiero stopniowo powinniśmy przechodzić do bardziej skomplikowanych kwestii. Jeśli na początku podejmiemy się omawiania najtrudniejszych spraw, które mogą poróżnić nas z klientem lub partnerem, najprawdopodobniej spotkanie szybko zakończy się nienajlepszym rezultatem, a tego raczej wolelibyśmy uniknąć.

Optymalne prowadzenie spotkania zakłada pozostawienie trudnych, konfliktowych tematów na dalszy etap przebiegu spotkania. Natomiast, nie warto pozostawiać sobie ich na koniec rozmów. Dzieje się tak z tego względu, że nieprzyjemne kwestie powiedziane w tej fazie spotkania na długo zapadną w pamięć. O ile pierwsze wrażenie jest bardzo ważne, o tyle taką samą wagę ma ostatnie wrażenie wywarte na rozmówcy. Nie można dopuścić do tego, aby opuścił on spotkanie z niemiłym uczuciem. Trzeba zapisać się w jego pamięci jak najbardziej pozytywnie. Wtedy bowiem mamy szansę na korzystny kontrakt czy zawiązanie umowy o współpracy, tak ważnej dla naszej firmy.

Optymalne prowadzenie spotkania jest możliwe do osiągnięcia tylko, jeśli dobrze przygotujemy się do niego. Bez odpowiedniego planu rozmowy z klientem lub partnerem biznesowym nie będziemy w stanie osiągnąć założonych rezultatów. Musimy pamiętać o opracowaniu kilku scenariuszy zdarzeń. Nie zawsze rozmowa potoczy się dokładnie tak, jak oczekiwaliśmy. Nie dajmy się zaskoczyć, miejmy przygotowaną odpowiedź na każde, nawet najbardziej niewygodne pytanie zadane nam przez klienta.

Ważne jest też nie tylko to, co mówimy, ale też w jakiej kolejności podejmujemy kolejne wątki na naszym spotkaniu. Zróbmy dobre wrażenie na kliencie, a będzie nas pozytywnie wspominał. Wbrew pozorom, jest to ważne dla owoców spotkania, na przykład zawiązania umowy z klientem. Nigdy nie pozostawiajmy klienta z negatywnymi odczuciami dotyczącymi spotkania. Starajmy się rozwiać jego wątpliwości i doprowadzić do sytuacji, w której będzie on w pełni usatysfakcjonowany z przeprowadzonych rozmów.