Outsourcing – kiedy i dlaczego?

Outsourcing od angielskich słów “out” (na zewnątrz) “source” (źródło) oznacza w terminologii biznesowej wykorzystywanie innych podmiotów do wykonywania określonych zadań. Nowoczesne trendy w ekonomii i zarządzaniu przedsiębiorstwem zalecają “wyprowadzanie” zadań nie stanowiących statutowej działalności firmy.

Outsourcing się opłaca

Outsourcing stał się niesłychanie popularny w ostatnich latach ze względu na ewidentne oszczędności i zwiększenie jakości usług. Outsourcing stał się wyraźnym trendem, gdy rozwój sieci Internet i komputerów osobistych umożliwił integrowanie systemów informatycznych przedsiębiorstwa z zewnętrznymi podmiotami. W szczególności branże takie jak IT (informatyka i telekomunikacja), logistyka, consulting, obsługa prawna i księgowa, ochrona, sprzątanie są niemal w całości outsourcingowe.

Dzięki outsourcingowi firma zyskuje:

– Niższe koszty operacyjne i krótszy czas wykonania – zazwyczaj ceny usług świadczonych przez podmioty specjalizujące się w jakiejś działalności są tańsze, ponieważ koszty rozwoju i koszty stałe rozkładane są na wiele podmiotów. Firma specjalizowana lepiej wykorzystuje kadry i infrastrukturę.
– Większą elastyczność i kontrolę kosztów – w przypadku outsourcingu podmioty łączy umowa zawarta na z góry ustalonych zasadach.

Idea outsourcingu polega na przekazywaniu zadań, funkcji i procesów do realizacji przez firmę zewnętrzną wyspecjalizowaną w danej dziedzinie. Pozwala to organizacji skupić się na celach strategicznych oraz realizowaniu misji. Outsourcing ma charakter długoterminowy i wpływa na funkcjonowanie całej organizacji.

W przeciwieństwie do umowy zlecenia, outsourcing tworzy zupełnie nowy rodzaj więzi pomiędzy firmami. Nie jest to relacja dostawca – odbiorca, lecz układ partnerski, w którym obie strony mają wygrać. W rzeczywistości outsourcing polega na budowaniu strategicznego partnerstwa na okres 10 lub przynajmniej 3-5 lat. Outsourcing jest naturalną konsekwencją globalizacji i wzrostu konkurencyjności rynków.

Wielkie koncerny międzynarodowe, rozbudowując swoją działalność na wszystkie kontynenty, stworzyły struktury zbudowane z tysięcy drobnych partnerów – same zaś skoncentrowały się na głównych funkcjach strategicznych swojego biznesu. W coraz bardziej konkurencyjnym otoczeniu niemożliwym okazuje się – ”być dobrym we wszystkim”. „Trudno wyobrazić sobie obecnie, by firma we własnym zakresie sprzątała, zatrudniała własną ochronę czy wywoziła śmieci.”

Outsourcing stał się rozwiązaniem wspomagającym realizację strategii najwyższej jakości. Outsourcing całych obszarów działalności czy procesów biznesowych związanych z zarządzaniem musi być świadomą decyzją jego zarządu, a także elementem strategii biznesowej.

Strategia ta polega na tym, że firma winna zajmować się jedynie tym, co najlepiej potrafi robić i uznaje za najwalniejsze w swoim sektorze działania (zdobywanie klientów, modernizacja istniejących rozwiązań, opracowanie nowych produktów). Resztę powierza się partnerom – czyli zewnętrznym i wyspecjalizowanym firmom usługowym, pamiętając jednak, że outsourcing jest działalnością z zakresu zarządzania prowadzącą docelowo do unowocześnienia przedsiębiorstwa (przez wzrost efektywności zarządzania), a nie prostym zlecaniem wykonania usługi na zewnątrz firmy.

Jakie są zalety?

– Możliwość korzystania z najnowszych rozwiązań technicznych.
– Wzrost zadowolenia kadry operacyjnej i kierowniczej
– Skrócenie czasu reakcji działań na potrzeby osób zainteresowanych,
– Zwiększenie elastyczności i rzetelności
– Eliminacja ryzyk organizacyjnych czy finansowych
– Przyjmowanie najlepszych praktyk
– Doskonalenie procesów biznesowych
– Wdrażanie najlepszych kompetencji w struktury własnej firmy
– Wzmożona kontrola

Outsourcing ma także wady:

– Potrzeba dodatkowego nakładu pracy, w celu określenia wymagań funkcji outsourcingowych.
– Ryzyko niskiego poziomu świadczonych usług przez partnera outsourcingowego.
– Ryzyko ”nieoptymalnego” doboru firmy partnerskiej w relacji Outsourcingu.
– Poziom ryzyka związany z wyciekiem informacji poufnych.
– Niepewność funkcjonowania partnera w Outsourcingu w niedalekiej przyszłości.
– Obawy związane z problemami w momencie gdy partner Outsourcingowy popada w problemy.
– Ryzyko złego kanału przepływu informacji czy informacji zwrotnej.
– Potrzeba dodatkowego nakładu pracy, w celu poznania swojej organizacji.