Po co wdrażać system zarządzania zadaniami

Po co wdrażać kolejny system zarządzania zadaniami, jeśli jedyne co dzięki temu osiągniemy to katalog niewykonanych rzeczy, które z czasem jedynie zwiększają objętość i które coraz trudniej zrozumieć? Coraz więcej firm doskonali wdrażane systemy zarządzania zadaniami wnosząc mierzalność wartość dodaną w obsłudze zamówień i zgłoszeń klientów, ale nadal wiele mniejszych firm kwestionuje ogólną przydatność takich systemów.

Systemy zarządzania zadaniami nie sprawdzają się w każdym rodzaju biznesu, szczególnie tam gdzie system zarządzania zadaniami wdrożony jest jakby obok istniejących procesów, lub w miejsce gdzie ich po prostu nie ma. Typowe systemy zarządzania zadaniami zbudowane są według koncepcji, w której zadania i ich przepływ pomiędzy pracownikami odwzorowuje istniejący proces przepływu danych. Innymi słowy systemy te sprawdzają się tam, gdzie pracownicy już wdrożyli jakiś system pracy zadanianiowej – niekoniecznie w postaci elektronicznej.

Wiele elektronicznych systemów zarządzania zadaniami tworzonych jest wokół jednej i tej samej koncepcji. Typowa koncepcja systemu zarządzania zadaniami skupia się na łatwości obsługi zarządzania rzeczami do zrobienia, a nie na ukazaniu konkretnych informacji i wniosków jakie wynikają z projektów i danych wprowadzonych do systemu. Innymi słowy, przeciętny system zarządzania zadaniami nie różni się wiele od notatnika lub karteczek które każdy z nas przywykł przylepiać do minitora.

Przeciętny system służy jedynie wąskiej grupie osób, które tworzą notatki związane z przebiegiem realizacji zadań i z góry wiedzą gdzie znajdują się rzeczy które są im potrzebne. Typowy system zarządzania zadaniami z punktu widzenia użytkowników jest tylko przydatny w takim zakresie, w jakim obecnie korzystają z systemu karteczek i notatników. Systemy zarządzania zadaniami wdrażane na potrzeby indywidualnych użytkowników nie przynoszą zatem realnej wartości i bardzo często nie są wykorzystywane w pełni ich potencjału, co prowadzi że po wczesnej fali entuzjazmu, najczęściej przepadają w zapomnienie w dłuższym okresie.

Użyteczność biznesowa to jeden z głównych punktów jakie postawiliśmy zatem przed zespołem tworząc TaskBeat. Oprócz typowego zarządzania zadaniami produkt świetnie nadaje się do prezentowania postępów, kosztów i czasu realizacji projektów, poszczególnych etapów – nie tylko zadań. Co ciekawe, raportowanie postępów na poziomie projektu czy etapu odbywa się automatycznie i nie wymaga dodatkowej administracji i aktualizowania postępów.

Informacje użyteczne dla biznesu takie jak ogólny postęp, ogólny koszt i ogólny czas trwania projektów kalkulowane są automatycznie na podstawie poszczególnych zadań jakie realizowane są przez każdy z zespołów. Dodatkowo w kolejnych wersjach systemu dopracowujemy moduł Raporty który pokazuje m.in stosunek zadań zrealizowanych do zadań pozostałych do realizacji, co użytkownikom biznesowym znacznie ułatwia oszacowanie pracy pozostałej do wykonania w projektach.