Proces realizacji projektów w firmie

Każda nowoczesna firma dąży do zwiększania efektywności, ale na ogół opiera się to wyłącznie o ocenę efektywności rozwoju pojedynczych pracowników. Tymczasem, priorytetem w każdym przypadku powinno być wzmacnianie i jednoczesne podtrzymywanie efektywności wykonywania projektów jako całości. Menedżerowie powinni więc dążyć do tego, aby efekty projektu przełożyły się w sposób niejako automatyczny na codzienna pracę każdego z członków zespołu projektowego. Bez względu na dziedzinę działalności, według najlepszych praktyk zarządzania projektami każdy projekt powinien być wpierw zaplanowany, na dodatek zgodnie z logiką działania i możliwościami klientów, nie zaś w zgodzie z teorią, która nie zawsze, albo prawie nigdy nie ma pokrycia w rzeczywistości. Niniejszy artykuł stanowi opis procesu realizacji modelowego projektu w firmie. Być może posłuży on menadżerom za wzór do naśladowania dla ich działania w przyszłości. Warto podkreślić, że dobre konstruowanie planu projektowego pozwala na poprawienie efektywności i jakości pracy nad nim.

3 kroki projektowe

Pierwszym krokiem na drodze do realizacji każdego projektu, jest zorganizowanie spotkania ze wszystkimi osobami, które są nim zainteresowane. Jest to niejako wstęp do planowania działań projektowych i wskazywania efektów, do jakich docelowo mają one doprowadzić. Na spotkaniu tego rodzaju należy szczegółowo omówić cele projektu i oczekiwania klientów. Trzeba jednocześnie wyznaczyć zespół projektowy wraz z liderem, który będzie czuwał nad należytym wykonaniem kolejnych zadań, składających się łącznie na projekt. Każdy z członków zespołu projektowego powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje i jakie ma kompetencje w ramach realizacji swoich zadań projektowych. Klient biorący udział w spotkaniu powinien wykazać, jakie ma oczekiwania związane z projektem. Jego postulaty powinny być w miarę jasne i konkretne, tak, aby nie pozostawiały zbyt dużego pola na swobodną interpretację. Cele, jakie opracowuje się na pierwszym spotkaniu projektowym, muszą być realne, czyli możliwe do osiągnięcia w zamierzonym czasie, przy zakładanym poziomie nakładów pracy i środków – zarówno ludzkich, jak i kapitałowych i materiałowych. Dobrze by było, aby osoby zlecające realizację projektu przynajmniej wstępnie określiły zasady jego realizacji i oczekiwania co do jakości efektów końcowych.

Drugim krokiem jest analiza oczekiwań klienta, która powinna być dokonana na forum zespołu projektowego. Menadżer nie powinien samodzielnie przydzielać zadań, ani opracowywać struktury realizacji projektu. Zaangażowanie w takie działania członków całego zespołu powoduje, że zaczną się oni utożsamiać z projektem. Świadomość celów, do których dążą wzbudza na ogół u pracowników chęć do jeszcze bardziej wytężonej pracy. Wykonywanie obowiązków zawodowych w całkowitej niewiedzy co do tego, czemu mają służyć, nie jest właściwe i nie motywuje ludzi do działania. Skonstruowany plan prac nad projektem powinien być cały czas dostępny dla wszystkich zainteresowanych nim osób. Najlepiej więc skonstruować go w programie komputerowym i udostępnienie go innym. Taki plan musi być naniesiony na założony uprzednio harmonogram. Aplikacje służące do planowania działań projektowych pozwalają na nanoszenie bieżących zmian w miarę postępowania prac. Wiadomo przecież, że zawsze może się zdarzyć coś nieprzewidzianego, co zachwieje całą strukturą projektu. Powinniśmy przewidywać takie sytuacje i natychmiast modyfikować plany, aby projekt został zrealizowany w terminie, z zachowaniem pewnych zasad jakości. Na tym etapie są wypełniane kolejne progi projektowe, aż do całkowitego jego wykonania.

Ostatnim etapem realizacji projektu jest ocena działań. Menadżer powinien określić kryteria i wskaźniki takiej oceny, aby móc wyznaczyć efektywność swojego zespołu. Weryfikacja efektywności jest ważna nie tylko z punktu widzenia samego, bieżącego projektu i rozliczenia pracy poszczególnych pracowników, ale również z uwagi na realizację następnych zadań. Jeśli będziemy wiedzieli, w jakich sferach popełniamy najwięcej błędów, w przyszłości być może postaramy się ich skutecznie unikać. Ocena efektywności zespołu może mieć charakter punktowy lub opisowy. Opisowość oceny zespołu wynika z tego, że ważne jest dostarczenie wykazu dobrych i słabych stron pracowników. Kolejne planowanie projektu powinno je uwzględniać, aby dążyć do zwiększania ogólnej efektywności całej firmy.

Tryb zarządzania projektem

Aby projekt był w sposób jak najbardziej efektywny realizowany w firmie, muszą zostać spełnione pewne zasady. Tylko ich przestrzeganie pozwala bowiem na finalizację zadań projektowych, pomimo pojawiających się niekiedy sytuacji nieprzewidywalnych i zarazem niekorzystnych dla samego projektu.

Teoretycy nie raz wspominali o zalecanym sposobie realizacji projektów w firmie, ale nie można przypuszczać, że sprawdzi się on w każdej sytuacji. Z drugiej strony, dobre zasady zarządzania projektem mogą stanowić stabilny fundament jego realizacji. Trzeba wyznaczyć takie reguły projektowe, które nie będą zależne od typu projektu czy też od doświadczenia i charakteru menadżera. Zasady te powinny być na tyle elastyczne i w zasadzie uniwersalne, aby można je było każdorazowo adaptować do zaistniałych okoliczności.

Jeśli projekt jest realizowany bez wyznaczenia pewnych zasad, czyli bez solidnych podstaw, menadżerowie i członkowie zespołu na ogół napotykają wiele problemów na drodze ku jego finalizacji. Prawidłowe zaplanowanie zadań w korespondencji z dobrymi zasadami projektowymi pozwala na efektywne przeprowadzania projektów na gruncie firmowym.

Trzeba powiedzieć, że istnieje kilka takich stałych zasad, które stanowią zwykle fundament sukcesu projektowego. Należy się do nich stosować nie tylko w fazie realizacji zadań, ale również w fazie inicjowania, planowania czy też kontrolowania wyników wypracowanych przez zespół projektowy. Wszystkie zasady zarządzania projektem, a więc też jego realizacji, wzajemnie się przenikają i uzupełniają, przez co tworzą spójny katalog reguł postępowania przy projektach.

10 zasad efektywnej realizacji projektów

Sprawna realizacja jakichkolwiek działań w przedsiębiorstwie jest możliwa, jeśli realistycznie do nich podejdziemy. Obiektywna ocena sytuacji pozwala na efektywniejsze kształtowanie oczekiwań członków zespołu, menadżerów, a także samych klientów. Realne opisanie celów i efektów projektu pozwala na jego uprawdopodobnienie. Dzięki temu klient po otrzymaniu rezultatów działań zespołu będzie usatysfakcjonowany, a nie zawiedziony brakiem spełnienia nierealnych od początku obietnic menadżerów.

Zasada 1 -Patrz na wszystko z dużą dozą realizmu

Każdy projekt powinien być oparty na solidnym planie, którego należy przestrzegać, ale który jednocześnie całkowicie można zrealizować. Nierealne plany działań od początku skazują projekt na niepowodzenie. Jeśli cel projektu jest niemożliwy do osiągnięcia, pracownicy wiedząc o tym, nie będą pracować efektywnie i z zaangażowaniem. Takie dążenia nie będą na nich wpływać w sposób motywujący, a wręcz przeciwnie.

Zasada 2 – Efektywne planowanie

Należy zastosować zdyscyplinowane, ustrukturyzowane podejście do planowania przyszłych działań projektowych. Najlepiej postawić na efektywną komunikację i jak najlepsze relacje pomiędzy członkami zespołu, a także pomiędzy klientem a zespołem. Właściwe kształtowanie oczekiwań wszystkich uczestników projektu jest tu kluczowe.

Zasada 3 – Dobre zarządzanie relacjami

Krytycznym elementem projektu jest sam jego zespół, czyli ludzie, ponieważ trudno nimi efektywnie zarządzać i wiele zależy w tym względzie od ich indywidualnych preferencji i cech.

Zasada 4 – Efektywna komunikacja

Należy w taki sposób kształtować oczekiwania, zarządzać ryzkiem i pojawiającymi się problemami, aby konsekwentnie dążyć do realizacji projektu na odpowiednim poziomie.

Zasada 5 – Identyfikacja i akceptacja niepewności

Trzeba dopuszczać do siebie fakt, iż nic tak naprawdę nie jest w 100% pewne.

Zasada 6 – Przygotowanie do zmian

Projekty realizowane są w warunkach, które dynamicznie mogą się zmieniać, dlatego też należy w odpowiedni sposób naszykować się na wystąpienie pewnych nieprzewidzianych okoliczności, w przypadku których będzie trzeba wprowadzić zmiany w planach projektowych.

Zasada 7- Wpływ projektu na otoczenie

Realizując zadania projektowe koniecznie musimy brać pod uwagę inne prace, wpływ naszych działań na środowisko i na odwrót.

Zasada 8 – Obiektywizm

Każdorazowo należy opierać się na faktach, ponieważ tylko dzięki temu można uniknąć zupełnie zbędnych i nie przynoszących żadnych konstruktywnych wniosków, konfliktów.

Zasada 9 – Podejście sytuacyjne

Styl zarządzania zespołem projektowym czy też samym projektem powinniśmy dostosowywać do jego potrzeb. Nie zawsze wypracowane uprzednio schematy działania będą właściwe.

Zasada 10 – Uczenie się na błędach

Wykonane projekty i sytuacje, jakie napotkaliśmy na drodze do ich realizacji powinny stanowić podstawę do stałego ulepszania naszego stylu zarządzania projektem.

Bardzo ważne jest realistyczne podejście do realizacji projektów, ale zależne jest ono od efektywnego planowania. Ono z kolei powinno być wydatnie wspierane przez zarządzanie relacjami i oczekiwaniami. Stałe dążenie do bycia lepszym i uczenie się na błędach to droga do sukcesu przy doskonaleniu procesów realizacji projektów w firmie. Sukces każdego działania zależy od odpowiedniego podejścia do wykonania projektu.

Nie ulega wątpliwości, że zarządzanie projektami jest procesem nader skomplikowanym i trudnym, które wymaga czasu i wysiłku ze strony menadżerów, członków zespołu projektowego, a niekiedy nawet samych zlecających wykonanie danego projektu. Zaangażowanie tych wszystkich osób pozwala na efektywne realizowanie projektów, podobnie, jak dobre zarządzanie zdecydowanie zwiększa prawdopodobieństwo uzyskania w ostatecznym rozrachunku sukcesu. Proces realizacji projektu w firmie powinien być oparty na racjonalnych przesłankach, a nie na wielce optymistycznych życzeniach klientów lub menadżerów. Zawsze lepiej mile zaskoczyć danego klienta, niż go rozczarować wytyczając przy planowaniu projektu zbyt ambitne cele.