Project Manager- czyli właściwie kto?

Project manager (ang. zarządzający projektem) to specjalista dowolnej dziedziny, prowadzący określone projekty w firmie, pracujący z reguły w systemie kontraktowym. Menedżerowie projektu, nie mający formalnego przygotowania do tej pracy, uczą się zarządzania projektem poprzez jego prowadzenie. Wiele mówi się o roli, jaką spełnia Project manager w każdym procesie biznesowym. Nie ulega wątpliwości, że bez jego pracy, żadne zadanie nie zostałoby doprowadzone do szczęśliwego końca, a jeśli już, to zespół projektowy przekroczyłby sam termin realizacji przedsięwzięcia, do czego żadna firma nie powinna dopuścić. Sprawny, dobrze zorganizowany Project manager to prawdziwy skarb dla przedsiębiorstwa, ale przyjrzyjmy się nieco bliżej rolom i zadaniom, jakie spełnia na co dzień, oraz jego charakterystycznym cechom i umiejętnościom.

Znaczenie zarządzania projektem

Realizując jakiekolwiek przedsięwzięcie zwykle na plan pierwszy wysuwają się kwestie wielkich kreacji i błyskotliwych pomysłów, budżetów, harmonogramów działań oraz prestiżowych realizacji, ale nie można niedoceniać najważniejszego procesu całego przedsięwzięcia, mianowicie zarządzania całym projektem. Zadanie to realizowane jest każdorazowo przez Project Managera. Jego obowiązkiem jest wykorzystywać w sposób maksymalny możliwości zespołu pracowniczego i organizacji. Dąży on do dostarczenia klientowi dokładnie tego, czego ten oczekuje, w terminie i za ściśle określoną cenę. Dba w wysokiej mierze oto, aby od chwili zlecenia projektu do jego finalizacji, wszystko przebiegało zgodnie z opracowanym planem i terminarzem. Mówiąc krótko, przeprowadza on przedsięwzięcie od punktu początkowego, do punktu, w którym projekt jest całkowicie gotowy i co najważniejsze – spełnia wszelkie oczekiwania inwestorów. Nie ulega wątpliwości, że Project Manager powinien wykazywać się odpowiednimi umiejętnościami, które są przypisywane do jego kompetencji. Co ciekawe, wszelkie umiejętności pomagające w optymalnej realizacji danego projektu można w dowolny sposób łączyć, generując w ten sposób swoisty system zarządzania, mający określone właściwości. Wypracowanie odpowiedniej systematyki realizacji projektów jest kluczowe dla zwiększenia efektywności realizacji projektów na gruncie biznesowym. Mówiąc prostym językiem, Project Manager powinien uczyć się na błędach, czerpać to, co najbardziej istotne ze swoich zawodowych doświadczeń. Dzięki temu będzie mógł tak pokierować swoim zespołem, aby wykonywane przez niego zadania przebiegały bez zakłóceń.

Czym zajmuje się Project Manager?

Project Manager zajmuje się zarządzaniem projektami, ale nie jest to jedyny jego obowiązek zawodowy. Podejmuje się on przede wszystkim zarządzania czasem, jakością, zespołami pracowniczymi, kosztami, komunikacją i ryzykiem. Łącząc wszystkie te funkcje tworzony jest system zarządzania, który decyduje, czy podejmowane przez Project Managera zadania są elastyczne czy też nie i czy zaspokajają one potrzeby inwestora. Przy rozważaniu efektywności pracy Project Managera należy określić, jakie zasoby ludzkie są mu potrzebne i jakie generuje koszty przy realizacji przedsięwzięć na polu biznesowym.

Wedle powszechnie przyjętych definicji, Project Manager, czyli właściwie na gruncie polskim – zarządzający projektem jest specjalistą w wybranej dziedzinie, pracuje w systemie kontraktowym lub na etacie i prowadzi określone projekty w swojej firmie. Do niedawna Project Managerem stawała się osoba zatrudniona na zupełnie innym stanowisku w danym przedsiębiorstwie. Przydzielano jej obowiązki kierowania projektem, a po jego zakończeniu osoba taka wracała do wcześniejszego stanowiska pracy i podejmowała rutynowe zadania. Jak dotychczas, menedżerowie projektów nie posiadają formalnych podstaw do swojej pracy, bazują na tym, czego nauczyli się w toku realizacji projektów. Podstawą jest tu bogate doświadczenie, ale Project Manager musi być elastyczny, dynamiczny i mieć świeże spojrzenie na realizowane projekty, o co nie jest łatwo.

Zrozumieć system zarządzania projektami

Każdy Project manager musi pracować w określonym środowisku, nie działa w sztucznie wygenerowanych warunkach, jest częścią większego systemu. Aby mógł on sprawnie poprowadzić swój projekt, koniecznością jest zrozumienie wspominanego systemu. W jego rękach prócz możliwości korzystania z oficjalnych uprawnień, powinny znajdować się określone, duże zdolności interpersonalne. Zrozumienie podwładnych, współpracowników i przełożonych, zawsze wiąże się z lepszą realizacją projektów zgodnie z ustalonym z klientem harmonogramem działań.

Na uwagę zasługuje fakt, że nieformalne relacje pomiędzy członkami zespołu projektowego mogą albo utrudniać, albo wręcz przeciwnie – ułatwiać powstawanie danego projektu. Z uwagi na to, jedną z najbardziej pożądanych umiejętności pracownika zajmującego stanowisko Project Managera jest zdolność do kreowania takich sytuacji, w których poprzez twórcze wykorzystanie konfliktów, nieładu, albo zgody i porządku, może zmusić do wykonania działania w pożądany przez niego sposób. Bywa i tak, że w innych okolicznościach podwładni w ogóle nie podjęliby się tych samych działań. Właściwe pokierowanie pracą zespołu jest kluczowe dla realizacji projektu z należytą starannością i w odpowiednim czasie.

Można powiedzieć, że takie kolokwialnie rzecz ujmując – „załatwianie spraw” powinno stanowić kluczową kompetencję dobrego Project Managera.

Na drodze realizacji określonych zadań przez Project Managera może wystąpić wiele przeszkód, wśród których można mówić o:

– Zasadach organizacyjno-biznesowych klienta,
– Roli klienta w procesie realizacji projektu,
– Środowisku makroekonomicznym organizacji, tj. przepisach prawnych, normach społecznych, różnicach kulturowych itp.,
– Niewłaściwym zrozumieniu roli i kompetencji.

Bez zrozumienia podstawowych zasad współpracy na linii Project Manager- zespół pracowniczy – klient, niemożliwe jest spełnienie poprzez projekt pokładanych w nim oczekiwań.

Obecnie wiele działań w firmach realizowanych jest na zasadach projektów. Są one sposobem do osiągania różnorodnych celów operacyjnych i strategicznych. Coraz większą więc wagę przedsiębiorstwa przywiązują do systematycznego kształcenia swoich pracowników w dziedzinie zarządzania projektami.

Formalne uprawnienia Project Managera

Project Manager wybierany jest przez właściciela przedsiębiorstwa spośród pracowników określonego działu bądź zespołu pracowniczego. Jego zadaniem jest generalnie zarządzanie pracownikami innych działów. Rzadko bywa tak, że styl owego zarządzania i tryb realizacji projektu jest narzucany Project Managerowi. Ma on po prostu wykonać powierzone zadania dla klienta, wedle określonej specyfikacji i harmonogramu, natomiast w jaki sposób tego dokona, to już zupełnie inna, odrębna kwestia.

Na ogół, pracownik występujący w roli Project Managera jest zatrudniony w jednym dziale, ale zarządza pracownikami innego działu, bowiem w takim układzie oficjalne jego kompetencje znajdują się na poziomie średnim, co w zupełności wystarcza do wywierania wpływu na organizację i jej pracowników.

Project Manager powinien mieć kompetencje decyzyjne, które nadawane mogą być mu równie dobrze wyłącznie na okres realizacji projektu. Ważne jest, aby miał on dowolność w dokonywaniu kolejnych posunięć na drodze do finalizacji zlecenia dla klienta i aby ponosił za swoje działania pełną odpowiedzialność. Złożenie w jego ręce szerokich kompetencji formalnych na ogół zmotywuje go do jeszcze lepszej pracy, a na tym zależy każdej firmie. Ważna jest sprawna wymiana informacji pomiędzy Project Managerem, jego przełożonymi i klientem. Często należy szybko podejmować decyzje, znajdować inne rozwiązania problemów. Dynamika zmian w projektach może być bardzo duża i musi jej podołać przede wszystkim Project Manager.

Zdolności wrodzone

Nie każdy może zostać dobrym i cennym dla firmy Project Managerem. Trzeba posiadać ku temu określone zdolności i talenty. Nie wszystkiego bowiem można się wyuczyć. Dobry Project Manager musi mieć zdolność analitycznego myślenia, i planowania, musi umieć zarządzać ludźmi, ale na zasadach współpracy, być komunikatywnym i kreatywnym. Oprócz tego, powinien chłonąć wciąż wiedzę, być odpornym na stres, dyspozycyjnym i nade wszystko – systematycznym i odpowiedzialnym.

Jak zorganizować pracę Project Managera?

Project Manager ma wiele obowiązków w swojej pracy zawodowej, które są nieszablonowe i wymagają od niego wysokich umiejętności interpersonalnych, a także znajomości specyfiki zarządzania jako takiego. Musi on więc w sposób najbardziej optymalny dla siebie, zespołu i dla dobra projektu, wypracować system swej pracy, aby projekt był realizowany w sposób możliwie efektywny. Koordynacja wszystkich działań w ramach projektu bywa tym trudniejsza, im szersze i bardziej skomplikowane zadania on obejmuje. Dlatego też warto na gruncie pracy Project Managera wdrożyć komputerowy system zarządzania projektem, w którym Project Manager mógłby prowadzić na bieżąco postęp prac. Dostęp do takiego systemu ze strony wszystkich członków zespołu projektowego, przełożonych Project Managera, a niekiedy również samego klienta, umożliwia sprawne wykonywanie kolejnych zadań i dostosowanie pracy do zmieniających się warunków otoczenia. Dzięki temu można również uniknąć, albo choćby ograniczyć negatywne konsekwencje zaistnienia nieprzewidzianych sytuacji, burzących uporządkowany harmonogram realizacji projektu. Ryzyko niedopełnienia ustalonych uprzednio z klientem terminów jest wówczas mniejsze. Na bieżąco Project Manager ma możliwość wprowadzania i planowania strategii działania na kolejne dni czy tygodnie, w których trwa projekt. Uporządkowanie w ten sposób pracy pomaga w efektywnej i co najważniejsze – łatwiejszej pracy zarządzającego projektem. System komputerowy pozwala mu na monitorowanie działań, czuwanie nad sprawnością wszelkich procesów, sporządzanie niezbędnych sprawozdań i raportów – zarówno w czasie trwania projektu, jak i na jego zakończenie. Taki program komputerowy przyda się już w trakcie planowania harmonogramu dla projektu.