Przewidywanie i zapobieganie błędom w projekcie

Człowiek nie jest maszyną i wielokrotnie popełnia w swoim życiu pewne błędy. Bywa, że specjaliści, posiadający bogate doświadczenie w danej branży mylą się. Pomyłki są rzeczą ludzką, ale niektóre z nich mogą nieść za sobą negatywne konsekwencje na szeroką skalę. Nawet niewielki błąd chirurga może spowodować śmierć pacjenta na stole operacyjnym. Jest to sytuacja skrajna, ale obrazuje, że pomyłki się zdarzają i ich skutki rzeczywiście mogą być tragiczne. Należy zawsze więc pozostawić dla siebie margines błędu i zadbać o to, aby mieć wsparcie przy realizacji pracy zawodowej czy innych przedsięwzięć. W przypadku lekarzy, podczas operacji przy stole operacyjnym powinno się znajdować dwóch chirurgów, aby przeprowadzić działania z jak najmniejszym prawdopodobieństwem błędu. Jak radzić sobie z pomyłkami w związku realizacją projektów biznesowych i inwestycyjnych? Przy nich również wsparcie jest wymagane, ale nie koniecznie w postaci objęcia kierownictwa nad projektem przez dwóch menadżerów. Mogą oni ustrzec się pomyłek, albo skutecznie przeprowadzać projekt pomimo popełnianych przez zespół projektowy błędów, jeśli wykorzystają wsparcie techniczne. Jakie? O tym w dalszej części niniejszego artykułu.

Pomyłki się zdarzają

Najważniejszą kwestią przy harmonijnej realizacji projektu inwestycyjnego czy biznesowego, będzie zaakceptowanie tego, że pomyłki się zdarzają. Nawet jeśli doświadczony, kompetentny menadżer będzie kierownikiem projektu, to błąd może popełnić każdy członek zespołu projektowego. Menadżer nie jest w stanie dopilnować w 100% każdego działania realizowanego przez podwładnych. Sprawuje on bowiem pieczę nad całością realizacji projektu. Poszczególne etapy przedsięwzięcia należą zaś do zespołu projektowego. Jeśli jest on duży i ma wiele zadań doz realizowania, istnieje większe prawdopodobieństwo zaistnienia pomyłki. Jeśli weźmiemy ją pod uwagę już na etapie planowania projektu i pozostawimy dla takich błędów pewien margines bezpieczeństwa, będziemy mogli realizować projekt bezstresowo.
Pomyłka czasem nie wynika z błędu popełnionego przez pracownika lub samego kierownika projektu. Może być ona niezależna od zespołu projektowego. Z taką sytuacją mamy do czynienia w momencie, gdy na przykład awarii ulega komputer, na którym pracę wykonywał dany członek zespołu, albo gdy drukarnia, której zlecono wydrukowanie materiałów do projektu nie wykona ich na czas.

Uwzględnij prawdopodobieństwo wystąpienia błędu

Można jednak przewidywać takie sytuacje i uwzględniać je w ramach czasowych projektu. Dobrą metodą jest tworzenie scenariuszy zdarzeń i brania pod uwagę tego scenariusza, który jest najbardziej prawdopodobny do wykonania. Scenariusze optymistyczne, najczęściej nie pozwalają na realizację założonego przedsięwzięcia w terminie, co powoduje przekroczenie deathline`u dla projektu i konieczność opłacenia kar umownych na rzecz zlecającego.
Oczywiście, trzeba robić wszystko, aby w czasie realizacji projektu występowało możliwie jak najmniej błędów, które wydłużają czas realizacji kolejnych działań lub mogą obniżać jakość wykonywanej przez zespół projektowy pracy. Ważna jest komunikacja pomiędzy członkami zespołu i szybkie poinformowanie o pojawiających się problemach. Pracownicy muszą wiedzieć, że szybkie przyznanie się do popełnionej pomyłki pomoże ją wspólnymi siłami naprawić w krótkim czasie. Często jednak pracownicy tego nie robią, ponieważ boją się kary ze strony przełożonego. Z takimi reakcjami trudno walczyć, ale to menadżer powinien postawić sprawę jasno w takiej sytuacji. Pomyłka rzutująca na projekt powinna być podstawą do rozmowy z pracownikiem i do jego pouczenia, a nie nałożenia na niego dotkliwej kary, która negatywnie wpłynie na projekt i jego wykonanie.

Taskbeat.pl pomoże w uwzględnianiu błędów w projekcie

Aplikacja do zarządzania projektami Taskbeat.pl pozwala na tworzenie spójnych harmonogramów działań w każdym przedsięwzięciu, nie tylko tym o charakterze biznesowym. Wykorzystywana przez menadżera do planowania i przeprowadzania projektu, pozwala na ciągły nadzór nad jego poszczególnymi etapami i na komunikację z członkami zespołu projektowego. Harmonogram prac stworzony w aplikacji Taskbeat.pl można w prosty sposób modyfikować. Każdy pracownik, który bierze udział w projekcie może mieć dostęp do takiego programu i uprawnienia do nanoszenia zmian w projekcie lub ich sugerowania. Dzięki temu można zapobiegać błędom, jeśli dostrzeże się w porę sytuację, która może doprowadzić do problemów na gruncie realizacji danego przedsięwzięcia.