Realistyczne planowanie projektów

Przy prowadzeniu jakichkolwiek przedsięwzięć biznesowych w formie projektowej konieczne jest opracowywanie jak najbardziej realistycznych planów, które są narzędziem pomocnym w osiąganiu uprzednio określonych celów dla całej organizacji. Plany należy traktować w przedsiębiorstwie jako motor działania. Dzięki nim wszyscy pracownicy doskonale wiedzą, co mają zrobić i do jakich celów dążą. Dają one aktywność, wprawiającą w ruch całą organizacyjną machinę. Bez uprzedniego zaplanowania realizacji projektu najczęściej dochodzi do przekroczenia terminów, niespełnienia oczekiwań klientów, albo ważnych zaniedbań, rzutujących na odbiór całego przedsięwzięcia przez osoby zlecające je.

Wszechobecne projekty

Bez względu na to, z jaką dziedziną działalności mamy w danym momencie do czynienia, za każdym razem jej pracownicy mają do zrealizowania pewne projekty, choć może nie są one w ten właśnie sposób identyfikowane. Projekty to nic innego, jak praca, która pogrupowana jest w pewne kategorie tematyczne. Duże zadania, czy jak kto woli – przedsięwzięcia, są rozbijane na mniejsze czynności, które nanosi się na plany projektowe, wraz z przypisaniem osób odpowiedzialnych za nie. Dzięki temu każdy z pracowników otrzymuje określone kompetencje do realizacji swojej części większego projektu, wiedząc jednocześnie, na czym w zasadzie on polega.

Generalnie, projekt definiowany bywa jako każda praca – w mniejszym bądź większym zakresie angażująca pracowników danej firmy, czy działu, która realizowana jest z myślą o dążeniu do celu w ograniczonym, założonym czasie przy skończonych kosztach. Zmieniając sposób pracy podwładnych, menadżerowie, czy też właściciele firmy wpływają na zmiany planów projektowych, a więc dokonują zarządzania projektem.

Projekty mogą dotyczyć realizacji zleceń otrzymanych od klientów, wprowadzania nowego produktu lub usługi na rynek, wydarzeń, procesów i innych działań, które są ważne z punktu widzenia całej organizacji. Zasadniczo, projektem może być wszystko to, co dąży do rozwoju firmy, albo do spełniania jej podstawowych funkcji rynkowych. Również jej wewnętrzne działania mogą być realizowane w formie projektowej, np. ustalanie rocznego budżetu.

Znaczenie planów projektowych w praktyce

Zarządzanie projektami to kluczowa zdolność menadżerów i całych przedsiębiorstw w zakresie spełniania oczekiwań klientów i kontrahentów. Umiejętne zarządzanie planami projektowymi powoduje, że uzyskujemy satysfakcjonujące wyniki na czas, na dodatek mieszcząc się idealnie w ramach ustalonego uprzednio budżetu. Dobry plan wykonania projektu jest najważniejszym narzędziem sukcesu dla firmy. Bez niego realizacja dobrych projektów byłaby niemożliwa, albo bardzo trudna do osiągnięcia. Wymagałaby też większego wysiłku i zaangażowania nie tylko od samych zarządzających projektem, ale jednocześnie od wszystkich pracowników, którzy byliby w niego zaangażowani. Lepsze zarządzanie projektami jest możliwe do osiągnięcia wyłącznie poprzez realistyczne planowanie ich wykonania. Pozwala to na zaspokojenie w najszerszym zakresie potrzeb klientów, czy też akcjonariuszy firmy.

Do sukcesu przedsięwzięcia wiedza techniczna, fachowość i ciężka praca nie są wystarczające. Nawet włożenie wzmożonego zaangażowania w pracę nie jest gwarantem tego, że projekt zostanie zrealizowany zgodnie z oczekiwaniami zainteresowanych nim osób. Taka sytuacja niestety dotychczas prowadziła i w wielu przypadkach nadal prowadzi, do powstania sytuacji stresujących. Projekty w takich warunkach wymagają wprowadzania wielu poprawek i zmian, co z kolei wywołuje konflikty w załodze pracowniczej, która nad nimi pracuje. Zaplanowanie wszystkiego zawczasu likwiduje takie sytuacje i sprawia, że praca rzeczywiście może stać się przyjemnością dla wykonujących ją osób.

Realistyczne plany pozwalają na wytworzenie komfortu pacy. Wszystko realizowane jest zgodnie z harmonogramem, który powinien dodatkowo uwzględniać sytuacje nieprzewidywalne. Zawsze może coś pójść nie po myśli zarządzającego projektem i w planach takie momenty powinny zostać w pewien sposób zaznaczone.

Zarządzanie intuicyjne projektami rzadko sprawdza się w praktyce. Jest to porównywalne do „rosyjskiej ruletki” – raz się uda, ale w wielu innych przypadkach projekt legnie w gruzach i trzeba będzie wiele wysiłku i pracy w godzinach nadliczbowych, aby doprowadzić go do szczęśliwego końca. Lepiej od razu zaplanować wszystko, zgodnie z realiami, w których przyszło nam się poruszać, niż na koniec martwić się o to, jak wykonać projekt, aby w jakimkolwiek stopniu odpowiadał on założeniom przekazanym przez klientów.

Wielu projektów po prostu nie da się zrealizować tak na szybko, bez przeanalizowania problemu, przydzielenia zespołowi projektowemu zadań i tym podobnych działań. Ustrukturyzowane i przemyślane metody zarządzania projektami, do których zalicza się naturalnie realistyczne planowanie pozwalają na wypracowanie jak najlepszych wyników zespołom projektowym.

Nieprawidłowe planowanie

Podczas planowania zarządzania projektem należy brać pod uwagę wszelkie zmienne, które w pewien sposób mogą na niego wpływać – zarówno w sposób negatywny, jak i pozytywny. Jest to bardzo istotne, bowiem im więcej rzeczy jesteśmy w stanie przewidzieć i uwzględnić w naszych planach projektowych, tym lepiej. Niemożna ustalać planów zbyt optymistycznie, ponieważ zawsze może pójść coś nie tak, jak zakładaliśmy. Trzeba pozostawić dla siebie „plan B”, który pozwoli na realizację projektu nawet w najbardziej niesprzyjających warunkach otoczenia.

Jeśli nie będziemy planować realistycznie, może to doprowadzić do niepotrzebnych przeróbek w projekcie, które pociągną za sobą zupełnie niepotrzebne i na dodatek nieprzewidziane w kosztorysie koszty. Pojawią się opóźnienia, które przełożą się na niezadowolenie klientów i zepsucie relacji pomiędzy przedsiębiorstwem a zleceniodawcą.

Opóźnienia w projekcie na ogół wynikają z nieprawidłowego planowania, które zakładało bardziej optymistyczne rezultaty realizacji kolejnych przedsięwzięć projektowych. Są one powodem powstania nieporozumień, a następnie chaosu projektowego, który może ostatecznie pogrążyć cały projekt i narazić firmę na poważne straty, przede wszystkim o charakterze finansowym. Lepsze planowanie pozwala na uniknięcie takich sytuacji, likwiduje konieczność dokonywania poprawek w projekcie. Wraz z realistycznym planowaniem powinna iść w parze ścisła kontrola nad projektem.

Właściwe planowanie i zarządzanie projektami

Dobry plan realizacji projektu w firmie powinien uwzględniać czas, wysiłek i koszty, które muszą być w niego włożone. Należy tak zarządzać realizacją projektu i relacjami z klientem, aby w optymalny sposób zrealizować przedsięwzięcie, które zostało zlecone firmie.

Właściwe planowanie projektu i zarządzanie nim daje nam większe prawdopodobieństwo tego, że osiągniemy sukces. Jeśli realnie podejdziemy do planowania kolejnych zadań w ramach projektu, na koniec nasz sukces może być nawet bardziej spektakularny, niż zakładaliśmy. Zgodnie z zasadą, że lepiej się miło zaskoczyć, niż negatywnie zawieźć, powinniśmy zawsze zakładać nieco gorsze warunki realizacji projektu. Zawsze może coś się stać, co całkowicie zmieni czynniki wpływające na nasze działania. Nie można doprowadzić do tego, aby otoczenie zewnętrzne, czy wewnętrzne firmy miały decydujący wpływ na projekt. Powinien on zostać zrealizowany pomimo wszystko.

Dzięki realistycznemu planowaniu projektów mamy lepsze wyniki, ponosimy niższe koszty i wkładamy w projekt o wiele mniej nakładów czasu i sił. Im bardziej doskonalimy na gruncie prowadzenia firmy planowanie projektów, tym w kolejnych latach osiągamy większą wydajność i jesteśmy bardziej efektywni pod względem projektowym. W zarządzaniu projektami, a więc również w ich planowaniu, należy przede wszystkim zachować równowagę pomiędzy dyscypliną a elastycznością zespołu projektowego.

Projekty powinny być prowadzone przez osoby ku temu kompetentne. Zarządzający projektem koniecznie musi posiadać pewne określone umiejętności, aby doprowadzić projekt do szczęśliwego końca i zadowolić klienta. Nie można powierzać zarządzania i planowania projektów osobom nie posiadającym wystarczających kompetencji, zdolności i doświadczenia w dziedzinie, którą obejmują zadania projektowe.

Realizm ponad wszystko

Osoby zarządzające projektami, które ustalają plany działania w związku z nimi, powinny kierować się jedną, bardzo prostą zasadą. Nie można dokonać rzeczy, które są po prostu niemożliwe. Realizm w podejściu do planowania projektów jest najważniejszą cechą, która pozwoli na doprowadzenie projektu do końca i spełnienie wszelkich oczekiwań klientów.

Wielu menadżerów zapomina o tych prostych wytycznych. Czasem niektóre działania tylko wydają się niemożliwe, a w rzeczywistości są one całkowicie możliwe do wykonania. Z drugiej strony, ktoś może twierdzić, że dane przedsięwzięcie można wykonać, ale nie bierze on pod uwagę wielu okoliczności, które sprawiają, że jednak jest ono zupełnie niemożliwe do zrealizowania. Efektywne, realistyczne planowanie pozwala na pierwszym etapie realizacji projektu przeanalizować wszelkie scenariusze zdarzeń, zakładając przy tym dużą dozę zdrowego rozsądku. Optymalny sposób postępowania powinien na koniec wytyczyć drogę, którą powinna podążać realizacja projektu. Zaleca się jednocześnie przetestowanie podczas planowania projektów, wykonalności i realności celów projektowych, określając przy tym oczekiwane przez nas warunki.

Realistyczny plan posłuży nam za miernik postępów i zmian w projekcie. Dzięki niemu będzie można kontrolować stan, na jakim znajduje się dane przedsięwzięcie.

Nierealistyczne plany prowadzą do tego, że firma nie jest w stanie wypełnić zobowiązań, których podjęła się względem klienta czy kontrahenta. W konsekwencji, mamy do czynienia z opóźnieniami projektowymi, które dają złe jakościowo rezultaty pracy zespołu projektowego. Wszystko to kosztuje i powoduje zniszczenie dobrych relacji z klientem. Traci on cierpliwość i zaufanie do firmy. Najprawdopodobniej, kolejny projekt nie zostanie powierzony w ręce takiego zespołu projektowego. Straci na tym cała firma. Stąd też realistyczne podejście do planowania projektów jest aż tak istotne.