Strukturyzacja pracy

Dobra organizacja czasu pracy na ogół jest kluczem do sukcesu, jeśli chodzi o uzyskanie jak największej efektywności łącznej pracy pracowników firmy. Dzięki zagospodarowaniu czasu pracy każdego pracownika z osobna, firma na pewno będzie działa o wiele sprawniej i szybciej osiągnie założone uprzednio efekty. Nie jest oczywiście powiedziane, że dobra strukturyzacja pracy, nazywana z języka angielskiego „work structurisation” będzie miała decydujący wpływ na powiększanie efektywności pracy, ale na pewno będzie miała dla niego bardzo duże znaczenie. Podejmiemy się omówienia zagadnienia dotyczącego strukturyzacji pracy – wyjaśnienia tego pojęcia, określenia, na czym to polega i jak wprowadzić w życie strukturyzację pracy w praktyce. Nie jest to na pewno łatwe, ale znając teoretyczne założenia o wiele prościej będzie nam opracować plan strukturyzacji pracy w naszym przedsiębiorstwie.

Czym jest ogólnie strukturyzacja?

Pod pojęciem „strukturyzacja pracy” należy rozumieć pewien całościowy proces, w ramach którego są wprowadzane zmiany w zakresie sposobu organizacji pracy. Strukturyzacja ma na celu głównie poprawę jakości gospodarowania zasobami ludzkimi, a wiec zarządzania pracownikami. Dobre przydzielanie obowiązków pracownikom i jasne wyznaczanie celów, do których mają dążyć, przyczynia się do powiększenia ich ogólnej efektywności. Przekłada się to naturalnie na uzyskiwanie przez przedsiębiorstwo lepszych i wyższych wyników finansowych. Te z kolei dają podstawę do podejmowania nowych inwestycji, także jeśli chodzi o uzyskiwanie optymalnej strukturyzacji pracy w firmie.

Strukturyzacja pracy polega przede wszystkim na kształtowaniu zakresu czynności, jak również wszelkich warunków ich wykonywania w taki sposób, aby w pełni odpowiadały one potrzebom zgłaszanym przez poszczególnych pracowników. Dodatkowym celem takiego działania jest stworzenie warunków sprzyjających rozwojowi pracownika. Czynności podejmowane na gruncie przedsiębiorstwa winny odznaczać się wysokim poziomem urozmaicenia, pewną kompleksowością, aby za ich pośrednictwem możliwe było porozumiewanie się i współdziałanie z otoczeniem. Takie środowisko w firmie jednocześnie generuje możliwość pewnego eksperymentowania przez pracowników, szukania własnych rozwiązań problemów pojawiających się w pracy zawodowej, ale tylko i wyłącznie w granicach zapewniających pracownikom maksymalny poziom bezpieczeństwa.

Strukturyzacja może dotyczyć także pojedynczych stanowisk pracy, dlatego też można w odniesieniu do takich czynności mówić równie dobrze o projektowaniu stanowisk pracy. Z drugiej strony, strukturyzować można całe grupy stanowisk pracy i wtedy mamy do czynienia z ich zbiorowym projektowaniem.

Zakres strukturyzacji

Znając już samo pojęcie strukturyzacji pracy, czy jak kto woli projektowania stanowisk pracy, można powiedzieć o zakresie tego procesu. Obejmuje on między innymi:

Proces projektowania i kształtowania nowych struktur pracy,
Modyfikację istniejących struktur pracy w przedsiębiorstwie,
Rozwój poprzez odpowiednie kształtowanie warunków wykorzystania potencjału pracowników i pracy jako takiej,
Celowe kształtowanie treści i warunków pracy na poziomie określonego jej stanowiska bądź też niekiedy grup stanowisk,
Tworzenie pewnych struktur, które charakteryzowałyby się pewną kompleksowością i urozmaicaniem dokonywanych przez pracowników czynności,
Tworzenie struktur pracy dających szersze możliwości komunikowania się pracowników i wszechstronne kompetencje w odniesieniu do wykonywanych zadań.

Cel strukturyzacji

Nadrzędnym celem dokonywania strukturyzacji pracy, jest doprowadzenie do znaczącej poprawy efektywności w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, istniejącymi w przedsiębiorstwie. W sposób celowy menadżerowie kształtują treści i warunki pracy dotyczące określonego stanowiska lub stanowisk grupowych pracy. Dzięki temu można stworzyć pracownikom warunki sprzyjające wykorzystaniu potencjału pracy. Tylko wtedy pracownicy mogą w ogóle się rozwijać. Należy pamiętać, że podstawową strukturą pracy jest pojedyncze stanowisko pracy. Mówiąc więc o strukturyzacji pracy powinno się rozpoczynać od projektowania lub modyfikacji jednego ze stanowisk pracy, a nie wszystkich na raz. Drugi tryb strukturyzacji niesie za sobą niebezpieczeństwo powstania swoistego chaosu. Zamiast uzyskać większą efektywność pracy można wówczas zniweczyć już to, co zarządzający zasobami ludzkimi menadżerowie, zdołali osiągnąć.

Tendencje w strukturyzacji pracy

Wiemy już, że elementarną strukturą pracy jest każde pojedyncze stanowisko pracy istniejące w przedsiębiorstwie. Generalnie, tendencją w strukturyzacji pracy w przedsiębiorstwie jest poczynanie od scalania pracy i obowiązków pracowniczych, a następnie zwiększanie pracownikom odpowiedzialności za wykonywaną pracę.

Podczas strukturyzacji pracy stanowiska powinny być tak projektowane, aby posiadać następujące cechy charakterystyczne:

Kompleksowość czynności,
Możliwość eksperymentowania i rozwoju umiejętności, a także wiedzy pracownika,
Wymagać szerokiego zakresu kompetencji od zajmującego je pracownika,
Możliwość komunikowania się ze współpracownikami,
Urozmaicenie czynności.

Modele strukturyzacji pracy

W teorii zarządzania zasobami ludzkimi wymienia się trzy różne modele, czy jak kto woli – podejścia do strukturyzacji pracy. Mowa tu o następujących typach strukturyzacji:

Strukturyzacja prewencyjna – jest ona podejmowana podczas planowania nowych struktur pracy i pozwala przewidywać ewentualne deficyty w zatrudnieniu pracowników, dzięki czemu można im niezwykle skutecznie i natychmiast zapobiegać, zatrudniając nowych.
Strukturyzacja prospektywna – jest ona realizowana na etapie planowania i projektowania stanowisk pracy. Pozwala na prognozowanie możliwości rozwoju firmy i jej kadry pracowniczej.
Strukturyzacja korygująca – mowa tu o likwidacji pojawiających się deficytów zatrudnienia, na stwierdzonych stanowiskach pracy. Może to dotyczyć zarówno deficytu w sensie czysto ergonomicznym, jak i głębszym – psychologicznym.

Dodatkowo, poszczególne strukturyzacje pracy dzielą się na kilka form działania. I tak, strukturyzacja prospektywna obejmuje następujące formy:

Kształtowanie treści pracy – polega ono na tym, aby dokonać zmian w zakresie ogółu czynności i funkcji spełnianych przez pracownika, bądź też przez grupę pracowników. Czynności te są powierzone pracownikom na konkretnych stanowiskach pracy. Ta forma strukturyzacji jest zaliczana do kategorii dynamicznych, z tego względu, iż ulega ona ciągłym przeobrażeniom. Generalnie jednak, kształtowanie treści pracy stawia na nowe wyzwania pod adresem poszczególnych wykonawców. Trzeba powiedzieć, że za każdym razem treść pracy powinniśmy rozumieć jako zakres działania pracownika, który obejmuje szereg wykonywanych czynności, jak również działania o charakterze decyzyjno-kontrolnym. Zmiany dotyczące zakresu czynności mają charakter ilościowy lub horyzontalny. Z kolei, zmiany zakresu decyzyjno-kontrolnego oznaczają zmiany jakościowe, lub wertykalno pionowe. Mają one tendencję albo pozmniejszania się, albo do zwiększania. Treść pracy można kształtować w sposób nowoczesny i innowacyjny, który polega na celowej i planowej rotacji stanowisk pracy. Takie działanie dąży między innymi do rozszerzenia zakresu zadań oraz wzbogacenia treści pracy. Istotą owego wzbogacenia jest jakościowe rozszerzanie treści pracy, która jest wykonywana na określonych stanowiskach pracy. Nie tylko obejmuje to zwiększanie zakresu wykonywanych czynności, ale też zwiększanie jednoczesne obszaru decyzyjno kontrolnego. Warto podkreślić, że takie zmiany w ramach strukturyzacji pracy mają bardzo duży, zdecydowany wpływ na motywację pracowników.

Grupowe formy pracy – samo sedno takiej formy pracy sprowadza się do przekazania przez menadżera określonej grupy pracowników, kompetencji do samodzielnego wykonywania zróżnicowanych zadań. Pracownicy otrzymują w swe ręce funkcje pracy o charakterze wykonawczym, planistycznym, a nawet kontrolnym. Istota grupowej formy pracy opiera się jednocześnie na delegowaniu na grupę pracowniczą odpowiedzialności za wykonanie zadań. Zazwyczaj grupowa forma pracy w ramach strukturyzacji pracy dotyczy wyłącznie niewielkich, liczących sobie maksymalnie 15 osób, grup pracowniczych. Można je podzielić na grupy zadaniowo-projektowe, funkcjonalne, rozwojowe i koleżeńskie. Cechy przypisywane do grup pracowniczych utworzonych podczas strukturyzacji pracy to:
Wspólne zadania,
Samoorganizacja grupy,
Elastyczne wykorzystanie poszczególnych osób,
Wspólny czas pracy,
Odpowiedzialność grupowa za uzyskane wyniki pracy.

Grupę pracowniczą na ogół reprezentuje tzw. rzecznik jej interesów, wybrany przez jej członków. Można spotkać grupy całkowicie lub tylko częściowo autonomiczne. Wszystko uzależnione jest od tego, jak rozumiana jest w przedsiębiorstwie koncepcja partycypacji.

Elastyczna organizacja czasu pracy –polega ona na ustaleniu chronologicznych wymiarów czasu, w którym pracownik jest w pełni do dyspozycji przedsiębiorstwa i wykorzystuje swój potencjał, aby dążyć do osiągnięcia przez firmę sukcesu. Elastyczne formy organizacji czasu pracy są ogółem przedsięwzięć oraz powstających w ich wyniku rozwiązań natury praktycznej, które odnoszą się do kształtowania wymiarów pracy. Powinny stanowić one swoisty kompromis, pomiędzy wymogami wynikającymi z celów przedsiębiorstwa, oraz oczekiwaniami i potrzebami pracowników. Oczywiście, z perspektywy pracodawcy najważniejsze jest zoptymalizowanie produkcyjne czasu pracy i jej wydajności, ale z badań wynika, że mieści się ono w granicach od 7 do 9 godzin pracy na dzień. Taka długość czasu pracy sprawia, że pracownik jest w stanie osiągnąć najwyższą jednostkową wydajność pracy. Medycyna pracy i fizjologowie określają, że dzienny czas pracy pracowników nie może być dłuższy niż 8,5 godziny, przy założeniu w tygodniu dwóch dni wolnego.

Strukturyzacja pracy pozwala na osiągnięcie optymalnych warunków do rozwoju nie tylko przedsiębiorstwa, ale i samych pracowników. Dzięki niej pracownicy zyskują większe kompetencje i odpowiedzialność, mogą się rozwijać i nabywać nowe umiejętności, a jednocześnie ich potencjał powoduje, że przedsiębiorstwo staje się bardziej efektywne w funkcjonowaniu.