Tak, ale jak my to zrobimy?

A teraz konkretnie – co dokladnie chcesz osiagnac poprzez swój projekt? Jakiekolwiek dzialania zdecydujesz sie podjac, powinny byc zgodne z naszymi celami. Jezeli wiesz co chcesz osiagnac i czego dokonac w okreslonym czasie, pojawia sie pytanie – tak, ale jak my to zrobimy?

I tu pojawia sie METODOLOGIA. Metodologia jest bardzo istotna, gdyz wplywa na planowanie i organizowanie. Metodologia jest niewidoczna, mimo iz jest jasno okreslona.

Metodologia jest procesem wdrazania sposobu jak rózne dazenia przyczynia sie do osiagniecia celu.
Jesli twoim dazeniem jest kupno samochodu, mozesz zastosowac kilka metodologii, takich jak: zakup w komisie, przez Internet, lub tez zaczac jezdzic rowerem.

Istotne jest, aby strategia czy tez metodologia zostaly bardzo dokladnie wyjasnione i zrozumiane przez wszystkich uczestników projektu. Tylko wtedy mozemy czerpac z niej korzysci.

Najwazniejsze elementy kiedy mówimy o metodologii to:

• Spójnosc – niezalezne jakie elementy wystepuja w projekcie, musza skladac sie na logiczna calosc, jak równiez miec na uwadze nasze cele i dazenia.

• Efektywnosc – musisz jak najlepiej uzyc potencjal, a takze zasoby. Wszystko na co sie decydujesz musi miec na celu efektywnosc.

• Zgodnosc – nasz projekt powinien byc zgodny z naszymi wartosciami. Pamietaj o zgodnosci pomiedzy slowami a praktyka.

Metodologia powinna przyczynic sie do promowania wspólpracy, do osiagania wspólnych celów.

Niektórzy myla pojecie metodologii z metodami pracy, wazne jest aby chociaz próbowac rozróznic te dwa znaczenia. Pamietaj aby nie ograniczac sie tylko do przygotowywania dzialan i nie bój sie, ze twój plan jest zbyt skomplikowany. Wystarczy, sie tylko upewnic, ze jest sensowny i potrafisz go wyjasnic.

Tylko projekty doskonale przygotowane pozwola na skuteczna aplikacje i prawidlowe rozliczenie, a wiec zasilenie konta przedsiebiorstwa z zewnetrznego zródla finansowania.

Merytorycznie ogól przygotowan do realizacji inwestycji podzielic mozna na 5 etapów:

1. Zdefiniowanie Projektu,

2. Planowanie,

3. Realizacja,

4. Kontrola Projektu,

5. Zakonczenie.

Zdefiniowanie projektu

To wlasnie w tym etapie pojawia sie pomysl na stworzenie i wykonanie projektu. Pojawiaja sie najrózniejsze koncepcje jak ten projekt wykonac. Do przelozonego nalezy zweryfikowanie tych pomyslów i wybranie tego, który jest najlepszy. Nieraz zdarza sie, ze pracownicy nie maja pojecia jak zaczac tworzenie koncepcji projektu. Prawdopodobnie sa juz zmeczeni. Nalezy pamietac, ze ciagla praca umyslowa jest bardzo ciezka. Jesli nie jest przerywana innymi zadaniami lub przerwa jest po prostu nieefektywna, a chyba kazdy chce aby jego pracownicy byli efektywni.

Zdefiniowanie projektu mozna podzielic na podetapy:

· okreslenie potrzeb,(czyli co jest potrzebne do wykonania produktu)

· zbieranie danych,( Informacji do zebrania i przetworzenia jest bardzo duzo. Trzeba pamietac, aby byly to informacje sprawdzone.)

· wybór narzedzia, który pozwoli zaspokoic potrzebe,(jest to prosty etap. Obecnie narzedzi jest bardzo duzo, wiec nie powinno byc z tym problemu)

· wyznaczenie celów strategicznych,(Ustalenie kilku glównych celów. Sa one bardzo wazne. Dzieki nim pracownicy beda mieli jasno postawiony cel do którego beda dazyc)

· wyznaczenie poziomu ryzyka i jego identyfikacja,(stwierdzenie co moze pójsc nie tak projekcie oraz identyfikacja powstalych problemów)

· szacowanie zasobów i wyznaczenie potencjalnego zespolu,(koncowa faza pierwszego etapu. Szacowanie ile oraz czego bedzie potrzebne do zrealizowania projektu. Podczas tej fazy wyznacza sie tez potencjalny zespól, który bedzie zajmowal sie projektem w jego dalszych etapach.)

Planowanie

Gdy wybieramy projekt mozemy stworzyc plan dzialan oraz zorganizowac wykonywanie projektu. W pierwszej kolejnosci ustala sie plan poczatkowy, który zawiera wszystkie wymagania opisujace realizacje projektu , a takze pozytek jaki ten projekt przyniesie firmie. W nastepnej kolejnosci tworzy sie szczególowy plan okreslajacy kamienie milowy, podzial obowiazków oraz ilosc zasobów koniecznych do realizacji projektu.

Plan projektu jest uzywany w celu:

· kierowania realizacja prac na projektem,

· udokumentowania zalozen planistycznych,

· udokumentowania decyzji planistycznych dotyczacych wybranych alternatyw,

· ulatwiania komunikacji pomiedzy stronami zainteresowanymi projektem,

· zdefiniowania tresci, zakresu i czasu ocen realizacji projektu przez zarzad oraz

okreslenia wymogów dla pomiaru i oceny stanu zaawansowania realizacji prac nad projektem i osiagnietych wyników.

Planowanie projektu mozna podzielic na podetapy:

· Szczególowa analiza danych,

· Okreslenie zakresu:

o produktów koncowych,

o norm jakosci,

o zasobów,

o dzialan,

· Stworzenie ogólnego planu dzialania,

· Zaplanowanie budzetu i wydatków,

· Okreslenie struktury pracy,

· Powolanie zespolu projektowego,

· Okreslenie procedur komunikacji i jakosci,

· Szacowanie ryzyka,

· Okreslenie uwarunkowan projektu,

· Zatwierdzenie lub odrzucenie projektu.

Realizacja

Podczas realizacji projektu wykonuje sie zaplanowane wczesniej zadania. Szczególowy sposób jego realizacji zalezy od specyfiki projektu. Podczas tworzenia projektu trzeba caly czas kontrolowac oraz koordynowac wszystkie wykonywane prace. Bardzo wazne jest aby pracownicy czuli, ze sprawuje sie nad nimi kontrole, a nie moga robic co chca. To doprowadzilo by do chaosu i przerwania tworzenia projektu. Pomimo kontroli musi byc takze mila atmosfera, aby pracownicy byli pozytywnie nastawieni do pracy. Jak widac realizacja projektu jest bardzo trudnym etapem.

Realizacje projektu mozna podzielic na podetapy:

· Pozyskanie zasobów,

· Motywowanie zespolu,

· Aktualizacja planów,

· Realizacja zaplanowanych prac.

Kontrola Projektu

Kontrola projektu trwa tak naprawde caly czas. Od rozpoczecia do zakonczenia wszystkich prac. Nie mozna przeciez zostawic pracowników bez kontroli. Trzeba dopilnowac aby wszystkie cele projektu zostaly zrealizowane. Do tej fazy zalicza sie weryfikacje, czyli kontrolowanie postepów oraz postepowanie w wyniku powstalych odchylen od oryginalnego planu.

Procesy kontroli obejmuja:

· kontrole kompleksowa – koordynowanie zmian w przekroju calego projektu,

· kontrole zmiany zakresu – kontrolowanie zmian zakresu projektu,

· kontrole harmonogramu – kontrolowanie zmian w harmonogramie realizacji operacji lub dzialan projektu,

· kontrole kosztu – kontrolowanie zmian w budzecie projektu i jego realizacji,

· kontrole jakosci – monitorowanie specyficznych wyników projektu w celu okreslenia, w jakim stopniu spelniaja one wymogi standardów jakosciowych i okreslenie sposobów eliminacji ewentualnych przyczyn oraz dyfuzje wyników – gromadzenie i przekazywanie informacji o stanie zaawansowania i osiaganych wynikach.

Kontrole projektu mozna podzielic na podetapy:

· Kierowanie, sledzenie, przewidywanie, kontrola:

o zakresu,

o jakosci,

o czasu,

o kosztów,

· Zarzadzanie ryzykiem,

· Weryfikacja zakresu projektu,

· Weryfikacja celu projektu,

· Audyt techniczny i finansowy.

Zakonczenie

Ostatnim etapem jest zakonczenie projektu. Podczas jego trwania ustalane jest czy wszystkie zadania zostaly pomyslnie zakonczone. Jesli nie, to jaka byla tego przyczyna i jak postepowac aby w przyszlosci takie bledy sie juz nie pojawialy. Sprawdza sie takze czy efekt finalny projektu odpowiada oczekiwaniom klienta, tworzy raport koncowy, a czesto nawet tworzy sie pomoc techniczna, która czuwa i caly czas jest gotowa pomóc klientowi.

· Czy rezultaty projektu byly zgodne z oczekiwaniami klienta?

· Czy rezultaty byly zgodne z oczekiwaniami kierownika projektu?

· Czy zespól projektowy wykonal poszczególne zadania zgodnie z planem?

· W jaki sposób zebrane informacje moga byc przydatne w realizacji kolejnych projektów?

· Czy metodologia zarzadzania projektami sprawdzila sie i czy zespól projektowy postepowal zgodnie z ta metodyka?

· Jakie wnioski mozna wyciagnac z realizacji projektu?

Po wykonaniu wszystkich prac mozna wreszcie produkt wprowadzic na rynek. Dzieki naszym wskazówkom zostal on stworzony jako spójna i klarowna calosc. Ciekawy temat projektu interesuje uzytkowników, a pieniadze plyna na budzet kolejnego projektu.
Do wykonania projektu moga byc pomocne rozmaite programy. Oto kilka z nich:

DotProject – Profesjonalne narzedzie zaprojektowane, aby pomóc zorganizowac i zaplanowac swoja prace. Istnieje forum, które jest dostepne ze strony glównej.
GanttProject – Darmowe narzedzie umozliwiajace tworzenie wykresów Gantta oraz PERT , przydzielanie zasobów i planu wspólpracy. Narzedzie posiada bardzo pomocne forum uzytkowników.
GroupCamp Projekt – Aplikacja umozliwia uzywanie wielu jezyków w ramach jednego konta i pozwala calemu zespolowi na posiadanie kalendarza zsynchronizowanego z zadaniami projektu. Jeszcze lepiej funkcjonuje przy uzyciu Gmaila lub Google Apps.
Project HQ – aplikacja do zarzadzania projektami i praca grupowa, rozwijana i udoskonalana. Udostepnia takie narzedzia, jak zintegrowane zarzadzania systemem odpowiadania na masowe zapytania (ticketing system), definiowane koncowych faz projektów (milestones), listy zadan itp…
ProjectPier – Ten program z otwartym kodem zródlowym pozwala zarzadzac wiadomosciami. Mozna dzieki niemu takze przesylac pliki oraz zarzadzac nimi. Na stronie internetowej znajduje sie pomocne forum i lista planowanych aktualizacji.
TaskJuggler – Ten otwarty pakiet zródlowy jest udostepniany na zasadach GNU GPL w wersji 2. Za pomoca tego narzedzia mozna zarzadzac zadaniami, zasobami oraz kosztami, które sa scisle powiazane z projektami. Program obsluguje tez analize ryzyka i elastyczne godziny pracy.
TaskBeat – Jest to rewolucyjnie prosta i sprawdzona aplikacja do zarzadzania firma. Aplikacja oferuje centralny panel zarzadzania najwazniejszymi funkcjami kazdej firmy: ulatwia planowanie prac, pozwala na kontrolowanie kosztów. Korzystanie z TaskBeata poprawia wymiane informacji, komunikacje w zespole. Dzieki TaskBeatowim mozesz zaplanowac zyski przedsiebiorstwa, a nastepnie kontrolowac realizacje wlasnych planów w czasie rzeczywistym. Aplikacja udowodnila skutecznosc angazowaniu zespolów poprzez zastosowania punktowania wyników pracowników.