Time management w praktyce

Zarządzanie czasem od kilku lat nabiera na znaczeniu w przedsiębiorstwach, podobnie jak wszelkie kursy i szkolenia z tym związane. Należy powiedzieć, że tzw. time management, jak nazywane jest zarządzanie czasem z języka angielskiego, w literaturze fachowej, to narzędzie po które nader często sięgają dziś wielkie korporacje, a także mali przedsiębiorcy. Słowem, może z niego korzystać każdy podmiot gospodarczy, jak i osoby prywatne, które chciałyby wprowadzić nieco porządku do swojego codziennego planu dnia. W niniejszym artykule postaramy się pokazać, na czym polega time management w praktyce i jak stosować jego metody.

Na czym to polega?

Większości ludzi biznesu wydaje się, że zarządzanie czasem pozwala za pomocą wykorzystania kilku prostych chwytów, na pogodzenie wciąż rosnących oczekiwań zawodowych, towarzyskich i prywatnych człowieka. Czy jest to możliwe? Specjaliści z zakresu time management twierdzą, że jak najbardziej.

Można śmiało powiedzieć, że w światowym biznesie zapanowała prawdziwa moda na nabywanie umiejętności i doskonalenie ich w zakresie time management. Firmy masowo wysyłają swoich pracowników na tematyczne kursy i szkolenia, które docelowo mają sprawić, że staną się oni ekspertami od zarządzania czasem. Efektywne wykorzystanie czasu pracy jest jak najbardziej pożądane i to w przypadku każdej firmy, niezależnie od prezentowanej przez nią wielkości czy profilu działalności.

Błędy w zarządzaniu własnym czasem

Eksperci z zakresu time management twierdzą, że większość pracujących Polaków w ogóle nie zdaje sobie sprawy, na czym polega efektywne zarządzanie nie tylko czasem, który spędzamy w miejscu pracy, ale także czasem prywatnym. Brak harmonogramu pracy powoduje, że wykonujemy poszczególne zadania chaotycznie, skupiając się wyłącznie na tych, których termin zapadalności upływa w najbliższym czasie. Na bok są zaś odsuwane skomplikowane, długofalowe projekty, które jednak w końcu będą musiały zostać zrealizowane. Problem w tym, że może nam na nie braknąć po prostu czasu.

Idąc do pracy w poniedziałek przeciętny polski pracownik nie wie, jakie sprawy na niego czekają, z racji czego dzień zaczyna od porannej kawy i plotek ze współpracownikami. Później jest czas na sprawdzenie wiadomości w portalach informacyjnych i zalogowanie się do co najmniej kilku serwisów społecznościowych. W ten oto sposób powstają istotne straty czasu. Można by go wykorzystać o wiele bardziej efektywnie, jeśli mielibyśmy skonstruowany jasny plan działania, z wyznaczonym czasookresem na każdy projekt czy przedsięwzięcie, które musimy zrealizować.

W momencie, gdy w końcu pracownik zaczyna zajmować się stricte swoją pracą, pozostaje niewiele godzin na jej wykonanie, stąd też pojawiają się pierwsze opóźnienia. Sytuacji nie poprawia fakt, że szefowie dokładają każdego dnia coraz to kolejne zadania do wykonania, przez co pracownik jest nadmiernie obciążony. Aby wszystko wykonać, musi zostawać w pracy po godzinach, kosztem życia rodzinnego i prywatnych pasji. Jest wyczerpany, nic mu się tak naprawdę nie chce, staje się mało wydajny i skuteczny w pracy. Gdyby jednak na każdy dzień tygodnia miał plan i skrupulatnie go realizował, takie sytuacje najprawdopodobniej nie miałyby w ogóle miejsca.

Taka sytuacja skutkuje wypaleniem zawodowym, nerwicami, poczuciem permanentnego stresu i chorobami serca. Pojawiają się wrzody żołądka, problemy z bólami głowy i brzucha. Demotywacja pracowników w takich warunkach jest rzeczą oczywistą i nie można się przed nią skutecznie obronić. Jedynym pomysłem na zmianę takiego stanu rzeczy jest wprowadzenie narzędzi time management do firmy.

Nauka efektywnego wykorzystania czasu

Na szkoleniach i kursach z zakresu time management można dowiedzieć się, jak radzić sobie z nadmiarem obowiązków, jak nadawać priorytety poszczególnym zadaniom, a w końcu wypełniać je zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem. Szkoleniowcy, którzy są wybitnymi specjalistami w swojej dziedzinie uczą, w jaki sposób efektywnie zarządzać czasem. Takie szkolenia cieszą się powodzeniem wśród wyższej kadry menadżerskiej, ale nie tylko. Równie dobrze przedstawiciele wolnych zawodów, czy pracownicy niskiego szczebla zarządzania również stają się kursantami. Tak naprawdę, to każdemu z nas przyda się wiedza z zakresu time management.

Większość firm funkcjonujących w Polsce ma problemy z zarządzaniem czasem. Jest więcej zadań do wykonania, niż ludzi, którzy mogliby je zrealizować. Tak pojawia się chaos. Pracodawcy nie potrafią szanować czasu pracy pracowników, a oni sami nie umieją go efektywnie wykorzystywać. W momencie, gdy czas pracy pracowników przekracza 12-14 godzin na dobę, pojawia się nagląca potrzeba zmian. Nie można dopuścić do przepracowania. Z resztą, osoba która dzień w dzień pracuje tyle godzin bynajmniej nie jest efektywnym pracownikiem. Nie ma motywacji do pracy, ponieważ cokolwiek by nie zrobiła, to i tak nie spełni w 100% oczekiwań pracodawców.

Czas jako kapitał

Nie ulega żadnym wątpliwościom, że czas jest jednym z najcenniejszych kapitałów dla firmy, który jednak jest w niewłaściwy sposób wykorzystywany na co dzień. Brakuje osób, które potrafiłyby tak zaplanować dzień pracy i wykonywanie obowiązków, aby czas stał się sprzymierzeńcem pracowników, a nie ich wrogiem. Tu zbawienne okazują się być szkolenia z zarządzania czasem. Uczą one, jak szanować czas i najbardziej efektywnie go wykorzystywać, mając na celu maksymalizację efektów swojej pracy.

Dzisiejsze warunki panujące w świecie biznesu zmuszają przedsiębiorców i ich pracowników do pracy szybszej i bardziej intensywnej. Każdy musi być dyspozycyjny i musi móc podjąć się wykonania obowiązków zawodowych nawet w wolnym czasie, aby sprostać wymaganiom albo pracodawcy, albo rynku jako takiego. Tak oczywiście nie powinno być. Czas wolny powinien być poświęcany dla rodziny i własnych przyjemności. Nie można żyć w ciągłym stresie, że zaraz zadzwoni do nas nasz szef i nałoży na nas kolejne obowiązki, na które najnormalniej w świecie nie mamy czasu, a i ochoty na próżno w nas byłoby szukać.

Jeśli zaczniemy traktować czas rzeczywiście jako kapitał i poznamy tajemnice time management na pewno w dłuższej perspektywie czasu uda nam się odzyskać całkowitą kontrolę nad naszym życiem i pracą zawodową.

Time management nową ideologią

W taki sposób można traktować szkolenia i idee, jakie przyświecają zwolennikom zarządzania czasem. Time management nie jest dziś wyłącznie nowinką w świecie biznesu, ale wręcz skomplikowanym systemem filozoficznym, a nawet niekiedy religią, wyznawaną przez coraz więcej ludzi.

Tak naprawdę, zaledwie kilka prostych nawyków, jakie jesteśmy w stanie z łatwością w sobie wykształcić, jest w stanie pomóc nam w najbardziej efektywnym zarządzaniu czasem. Trzeba jednak powiedzieć przy tym, że niezbędna jest dla nas pomoc osoby, która powie, jak tego dokonać. Taką osobą może być każdy specjalista prowadzący szkolenia z zakresu time management. Musimy przy tym założyć, że szkoleniowiec ma odpowiednie kompetencje i umiejętności, a także dysponuje określoną wiedzą, aby móc wykonywać należycie swoją pracę.

Jak zarządzać czasem w praktyce? – kilka wskazówek

Zasady time management na pierwszy rzut oka wydają się być bardzo proste i naprawdę – takie są w istocie, ale należy je umiejętnie zastosować, a to już takie łatwe nie jest. Specjaliści z dziedziny zarządzania czasem polecają, aby przede wszystkim dokonać podziału spoczywających na nas zadań według priorytetu ważności. Na pierwszy „ogień” każdego dnia powinniśmy dawać najważniejsze, najbardziej skomplikowane obowiązki zawodowe. Za każdym razem realizujemy więc te projekty, które są najbardziej istotne, z punktu widzenia firmy i naszego własnego. Z kolei, pod koniec dnia pracy powinniśmy realizować najmniej wymagające zaangażowania obowiązki, które najłatwiej jest nam doprowadzić do końca. Dzięki temu zniknie jednocześnie stres, który odczuwamy każdego dnia, jeśli w perspektywie mamy realizację trudnych zadań.

Inną radą w zakresie zarządzania czasem jest wypisywanie na kartce papieru, czy też z wykorzystaniem nowoczesnych programów komputerowych wszystkich zadań, jakie danego dnia mamy do wykonania. W toku pracy pojawią się niewątpliwie inne działania do wykonania, które również powinny znaleźć odzwierciedlenie na kartce papieru. Zapisanie zadań do wykonania zwiększa prawdopodobieństwo ich realizacji. Przynajmniej nie zapomnimy o czymś istotnym. Najlepiej wykonywać listy zadań do wykonania co tydzień, a jedynie dopisywać do nich kolejne pozycje, które nie zostały przewidziane wcześniej. To wystarczy dla zwiększenia efektywności wykorzystywania czasu pracy. Listy zadań są elementem time management.

W zarządzaniu czasem nie chodzi bynajmniej o to, aby wypełnić go w sposób maksymalny zadaniami. Trzeba tak zaplanować poszczególne czasookresy, aby ich realizacja dała maksymalny rezultat, ale jednocześnie pozostawał nam czas na odpoczynek i zregenerowanie sił.

Inną metodą polecaną na szkoleniach z zarządzania czasem jest dzielenie zadań na ważne i nieważne, pilne i niepilne. Te, które zaliczymy do kategorii ważnych i pilnych, musimy wykonywać niezwłocznie, a jeśli pozostanie nam czas, możemy zabrać się do realizacji pozostałych czynności.

Potrzebę wykonywania najpierw tylko najważniejszych zadań podkreśla wiele innych zasad, jakie istnieją na gruncie time management.

Zarządzanie czasem daje wymierne rezultaty, w postaci wydatnie zwiększonej efektywności każdego pracownika. Co więcej, dzieje się to z korzyścią nie tylko dla samej firmy, ale i samego pracownika, który ma więcej czasu wolnego dla siebie, który może przeznaczyć na ulubione zajęcia czy na zabawę z rodziną. Trzeba tu jednak powiedzieć, że time management ma pewne ograniczenia środowiskowe. Co z tego, że jako pracownicy wielkiej firmy wprowadzimy w życie nasz własny, optymalny system zarządzania czasem, skoro otoczenie będzie nam przeszkadzać w realizacji ściśle określonych planów. Kontrahenci będą się spóźniać na spotkania, maile od klientów będą spływały do nas z opóźnieniem, a koledzy z pracy i przełożeni będą nas zasypywali kolejnymi obowiązkami, o których wcześniej nie mieliśmy pojęcia. Jeśli tak spojrzymy na problematykę zarządzania czasem okaże się, że albo cała firma będzie wypełniać jej idee, albo też wciąż każdy z pracowników będzie się zmagał ze stratami czasu.