Właściwie po co mi zarządzanie projektami?

Zapewne każda osoba mająca styczność z realizacją projektu zetknęła się z problemem przekroczenia czasu, niewystarczających zasobów, niedotrzymania parametrów jakościowych czy też nieoszacowanego budżetu projektu. Mimo coraz lepszych narzędzi i technik wspomagających różne obszary zarządzania podczas realizacji projektów obserwujemy poważne problemy stawiające często pod znakiem zapytania zasadność całego przedsięwzięcia. Należy zdać sobie sprawę, że zarządzanie projektem ma charakter znacznie odbiegający od zarządzania strategicznego przedsiębiorstwem. Projekt w swoim założeniu jest ograniczonym w czasie działaniem mającym na celu dostarczenie określonego produktu bądź usługi będących odpowiedzią na specyficzne wymaganie biznesu. Już samej definicji projektu wynikają pewne jego cechy charakterystyczne będące źródłem problemów podczas jego realizacji.

Każdy z projektów podlega czterem podstawowym ograniczeniom nazywanych trójkątem ograniczeń. Te ograniczenia to: czas, budżet, zakres i jakość.

Można powiedzieć, że zarządzanie projektem polega na utrzymaniu trójkąta ograniczeń w równowadze. Zadanie to z pozoru łatwe stanowi jednak często nie lada wyzwanie nawet dla doświadczonych kierowników projektów. Specyfiką trójkąta ograniczeń jest bowiem zależność, pomiędzy wszystkim czterema parametrami – modyfikując jeden z nich należy zmodyfikować przynajmniej jeszcze jeden tak, by równowaga trójkąta została zachowana. Właśnie tym zajmuje się zarządzanie projektami. Sprawia aby żaden z boków trójkąta nie był dłuższy względem innych. Dzięki temu proporcje szachowane, a produkt finalny dobrze wykonany.

Zarządzanie projektem jest narzędziem spełniającym wiele funkcji. To, jak zostanie ono wykorzystane przez ludzi podejmujących decyzje w firmie, zależeć będzie od ich własnych zdolności i umiejętności, od ich interesu, wyznawanych przez nich wartości i od ich umiejętności uczenia się.

Zarządzanie projektem zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu i prowadzi do lepszych wyników, niższych kosztów, mniejszego wysiłku, krótszego czasu, lepszych relacji oraz zdolności do stałego zwiększania wydajności w kolejnych projektach. Usuwa także dezorientację, pomaga ustalić priorytety i zadania dla poszczególnych pracowników. Jego potencjał, który pozwala optymalizować surowce i zaangażowanie ludzi, czyni go wyjątkowo praktycznym i użytecznym narzędziem.

Stanąłeś kiedyś przed zadaniem wprowadzenia nowego produktu na rynek? Chcesz rozwinąć wartościowe umiejętności kierownicze? Masz pomysł na świetny nowy projekt, który nie może dłużej czekać? Jakiekolwiek są potrzeby, zarządzanie projektami wskazuje najlepszy sposób na wykonanie zadania. Od stworzenia budżetu i śledzenia postępów do rozwiązania problemu i zgromadzenia zespołu ludzi.

Zalety zarządzania projektami :

większa wydajność w dostarczaniu usług ( zarządzanie projektami zawiera swojego rodzaju “mapę drogową”, która pokazuje drogę, jaką należy podążać. Poza tym wie się wtedy, gdzie nie warto iść, jakich błędów unikać; można wtedy pracować, wydajniej),
poprawa, wzrost i większa satysfakcja klienta ( kiedy projekt realizowany jest zgodnie z planem, nie przedłużając wyznaczonych terminów i budżetu, klient jest zadowolony. Z pewnością powróci on znowu lub poleci firmę innym znajomym. Kierownicy projektu dostarczają narzędzi, które umożliwiają klientowi kontynuowanie tych dobrych relacji),
większa efektywność w dostarczaniu usług (strategie, które pozwoliły pomyślnie zrealizować projekt będą jeszcze wiele razy służyć),
poprawa wzrostu i rozwoju wśród uczestników projektu (pozytywne rezultaty wykonania zadań inspirują i motywują do dalszego działania),
osiągnięcie wysokiej pozycji na rynku (przewaga nad konkurencją; zarządzanie projektami daje ciągłe panowanie nad sytuacją i kontrolowanie zaplanowanych zadań),
możliwość poszerzenia i rozwoju usług (zwiększona wydajność prowadzi do szansy zdobycia większego sukcesu),
lepsza elastyczność (zarządzanie projektem pozwala na opracowanie strategii, która daje możliwość przewidzenia wyglądu każdego z etapów),
zwiększona ocena ryzyka (żaden plan projektu nie może obyć się bez uwzględnienia ryzyka. Jest to bardzo dobre podejście, gdyż w momencie pojawienia się zagrożenia firma nie jest aż tak zaskoczona, ma przygotowany plan działania w kierunku eliminacji ryzyka),
zwiększona jakość( jakość ta idzie w parze ze zwiększoną efektywnością),
lepsza komunikacja między poszczególnymi członkami zespołu projektowego (używając oprogramowania do zarządzania projektami nie ma niedomówień; każdy widzi, co się obecnie dzieje w projekcie),
tosowanie standardów zarządzania projektami pozwala myśleć osobom zaangażowanym w prace nad projektem w kreatywny sposób,
zarządzanie projektami pomaga myśleć ludziom w sposób kreatywny,
łatwiej i lepiej możemy rozwijać strategię / projekty są lepiej dopasowane do strategii organizacji,
możemy żądać więcej pieniędzy za nasze projekty,
kierownicy projektów lepiej sprzedają dodatkowe usługi,
Unikanie błędów,
Oszczędność,
Możliwość delegacji zadań,
Celowe działanie,
Chroni nas przed niepowodzeniem (reagujemy na pierwsze symptomy trudności),
Uczestnictwo w odpowiednim czasie i miejscu projektu kadry zarządzającej i udziałowców,
Dobre kanały komunikacyjne między projektem, osobami zarządzającymi nim i resztą organizacji,
Większe prawdopodobieństwo skończenia projektu na czas,
Mniejsza ilość stresu podczas planowania realizacji projektu,
Zwiększona jakość. Jakość ta idzie w parze ze zwiększoną efektywnością,
Zwiększona ocena ryzyk. Żaden plan projektu nie może obyć się bez uwzględnienia ryzyka. Jest to bardzo dobre podejście, gdyż w momencie pojawienia się zagrożenia firma nie jest aż tak zaskoczona, ma przygotowany plan działania w kierunku eliminacji ryzyka,
Poprawa wzrostu i rozwoju wśród uczestników projektu. Pozytywne rezultaty wykonania zadań inspirują i motywują do dalszego działania,

Poprawa, wzrost i większa satysfakcja klienta. Kiedy projekt realizowany jest zgodnie z planem, nie przedłużając wyznaczonych terminów i budżetu, klient jest zadowolony. Z pewnością powróci on znowu lub poleci firmę innym znajomym; kierownicy projektu dostarczają narzędzi, które umożliwiają klientowi kontynuowanie tych dobrych relacji,
Poprawiona praca zespołowa
Możliwość poszerzenia i rozwoju usług. Zwiększona wydajność prowadzi do szansy zdobycia większego sukcesu.

Zalety zarządzania projektami dzięki PRINCE2 :

Jest szeroko stosowana i znana (ponad 900.000 osób na świecie posiada certyfikat z PRINCE2) co ułatwia komunikację pomiędzy organizacjami, które ją stosują,
Jasno określa obowiązki osób zaangażowanych w zarządzanie projektem, co dotyczy nie tylko roli Kierownika Projektu, ale również Komitetu Sterującego, Kierowników Zespołów, Wsparcia i Nadzoru, dzięki czemu redukuje możliwość delegowania zadań, bez przydzielania odpowiednich uprawnień,
W planowaniu koncentruje się najpierw na wytworzeniu produktów, a dopiero do produktów dobiera zakres prac, dzięki czemu nie pomijamy działań, które są konieczne do wytworzenia produktu, lub nie realizujemy tych działań, które nie są potrzebne,
Planowanie podzielone jest na 3 poziomy: projektu, etapu i zespołu, oraz delegowane odpowiednim rolom dzięki temu za każdy z poziomów odpowiada inny poziom zarządczy, co odciąża zarząd organizacji,
nie wymaga wytwarzania wszystkich produktów zarządczych, ale zapewnia opis ich struktury, dzięki czemu unikamy takiej sytuacji, że ktoś oczekuje od nas wytworzenia jakiegoś dokumentu, ale nie wiemy (zlecający i wykonawca) jaką on ma mieć zawartość,
w projektach reprezentowani są użytkownicy, inwestorzy i dostawcy, co nie powoduje np. takiej sytuacji, że użytkownik nie chce użytkować produktu ponieważ został pominięty w trakcie jego wytwarzania,
wspólne, spójne podejście,
kontrolowane i zorganizowane rozpoczęcie, środek i zakończenie,
regularne porównywanie postępu w stosunku do planu,
pewność, że kontynuacja projektu ma uzasadnienie biznesowe,
elastyczne punkty decyzyjne,
kontrolę wszystkich odchyleń od założonego planu,
uczestnictwo w odpowiednim czasie i miejscu projektu kadry zarządzającej i udziałowców,
dobre kanały komunikacyjne między projektem, osobami zarządzającymi nim i resztą organizacji,
środki do gromadzenia i udostępniania doświadczenia,
drogę wzrostu umiejętności zarządzania projektami i kompetencji zespołów organizacji na każdym poziomie,
PRINCE2 daje korzyści menedżerom oraz kierownikom projektu i organizacji przez kontrolę zasobów i efektywniejszą możliwość zarządzania ryzykiem biznesowym oraz ryzykiem projektu,
PRINCE2 uosabia ustalone i sprawdzone najlepsze praktyki zarządzania projektami. Jest szeroko rozpowszechniona i rozumiana, dzięki czemu zapewnia wspólny język wszystkim uczestnikom projektu,
PRINCE2 zachęca do formalnego uznania odpowiedzialności w projekcie i koncentruje się na tym, co projekt ma dostarczyć, dlaczego, kiedy, gdzie i dla kogo. PRINCE2 zapewnia w projekcie takie elementy, jak,
Kontrolowane i zorganizowane rozpoczęcie, środek i zakończenie,
Regularne porównywanie postępu w stosunku do planu i elastycznych punktów decyzyjnych danego przypadku biznesowego,
Automatyczna kontrola wszystkich odchyleń od założonego planu.

Patrząc na powyższe informacje można śmiało powiedzieć, że zarządzanie projektami ma bardzo dużo zalet zaś wad praktycznie nie widać. Wpływa ono na tępo pracy, skupienie się pracowników, zadowolenie, a więc także i efektywność oraz co najważniejsze na dobre wyniki produktu finalnego. Zarządzanie projektami nie jest przeznaczone tylko do wspierania dużych projektów. Można je także z powodzeniem stosować przy mniejszych zadaniach. Niektóre metody zwiększania efektywności są dostosowane do danej wielkości firmy. Nie w tym przypadku. Istnieje także wiele firm robiących kursy związane z tą terminologią. Zarządzanie projektami jest efektywne, wielozadaniowe, uniwersalne i wspierane wieloma renomowanymi kursami. Nie ma powodów aby go nie stosować.