Wskazówki budowania zespołu projektowego

Ponieważ praca ma na celu osiąganie wyników (i miejmy nadzieję czerpania z tego przyjemności), kierownik projektu powinien dążyć do znalezienia sposobów na wydobycie z każdego wszystkiego, co najlepsze, przy jak najmniejszym wysiłku z ich strony. Na pewno znajduje tu zastosowanie stare powiedzenie: „Pracuj mądrzej, nie ciężej”. Jeśli uda się znaleźć sposób na pełne wykorzystanie umiejętności, talentów, zainteresowań, stylów pracy i doświadczenia poszczególnych członków zespołu, uzyska się optymalne wyniki zespołu, co powinno przełożyć się na optymalne wyniki projektu.

Wskazówka 1

Upewnij się, że skład zespołu odpowiada zadaniu

Zespoły odznaczające się wysoką wydajnością składają się z członków o rozmaitym pochodzeniu, umiejętnościach, doświadczeniu i stylu pracy. Kierowanie zespołem homogenicznym prowadzi do widzenia wszystkiego w krzywym zwierciadle i powstawania błędów i pominięć, ponieważ wszyscy mają tę samą perspektywę. Jeśli tylko jest to możliwe, zespół powinien składać się z różnych osób — począwszy od różnych udziałowców (klienci, użytkownicy, menedżerowie, osoby zajmujące się sprzętem, oprogramowaniem, testowaniem, jakością itd.), do osób o różnych stylach pracy, doświadczeniu i talentach. Choć nie chodzi tu o stworzenie różnorodności dla samej różnorodności (poza kilkoma wyjątkami), prawie zawsze prowadzi ona do osiągnięcia lepszych wyników, dlatego należy starać się, by zespół składał się z różnych osób o odpowiednich umiejętnościach.

Wskazówka 2

Wspólnie z zespołem opracuj wytyczne dotyczące rozwiązywania problemów i konfliktów

W każdym zespole w pewnym momencie pojawią się problemy i konflikty. Jednak zamiast przedstawienia zespołowi własnych wytycznych, warto wspólnie usiąść i je opracować. To nie tylko da potrzebną kartę przetargową, ale również pozwoli wziąć pod uwagę różnice między kulturami, pokoleniami i stylami pracy. Coś, co może wydawać się dobrym sposobem na rozwiązanie konfliktu dla kierownika, może być całkowicie nie do zaakceptowania dla wielopokoleniowego i wielokulturowego zespołu.

Wskazówka 3

Stwórz środowisko, w którym sprzyja się szacunkowi i uprzejmości

Zwykle brakuje szacunku i uprzejmości, gdy jesteśmy pod silna presją, by rozpocząć, zrealizować i ukończyć projekt. Gdy dodamy do tego wszystkie inne związane z pracą obowiązki, dość szybko zapominamy o naszych dobrych manierach. Do zadań kierownika projektu należy ustalenie wzorca zachowań dla zespołu. Jeśli stworzy on środowisko, które będzie sprzyjać szacunkowi i uprzejmości, oraz będzie szybko reagować na wszelkie odstępstwa, członkowie zespołu powinni chętnie współdziałać. Pewność, że działania zespołu będą pełne szacunku i uprzejmości, zachęci również jego członków do wypowiadania się i podnoszenia jakichkolwiek spornych kwestii lub opinii, które mogą być krytyczne dla sukcesu projektu.

Wskazówka 4

Wyrażaj uznanie za indywidualne i grupowe osiągnięcia

Wyrażanie uznania za osiągnięcia jest jedną z rzeczy, która daje satysfakcję z pracy. Jest to dość powszechna potrzeba człowieka, dlatego w takich chwilach na moment znikają różnice między kulturami lub pokoleniami. Jednak sposób przekazania dowodów uznania jest już zdecydowanie uzależniony od czynników kulturowych i pokoleniowych. Jak wiemy, w niektórych kulturach od jednostki ważniejsza jest grupa i wyodrębnienie jednej osoby w celu wyrażenia pozytywnej lub negatywnej opinii może być złe dla grupy, i dla tej osoby. Dlatego osiągnięcia należy uznawać w sposób akceptowany w danej kulturze. Najważniejsze jest, by nie zapomnieć o wyrażeniu uznania.

Wskazówka 5

Zarządzaj efektywnie czasem zespołu

Jak często zebrania zespołu lub projektowe są całkowitą stratą czasu? Prawdopodobnie zbyt często. Niestety, zbyt wielu kierowników projektu (i innych menedżerów) nie zarządza czasem zespołu w sposób efektywny, przez co jego członkowie wychodzą z zebrań lub w ogóle się na nich nie pokazują. Ustal porządek lub plan zebrania i upewnij się, że wszyscy go znają. Sprawdź, czy każdy zna swoją rolę (przygotowanie prezentacji, przeprowadzenie analizy, przyniesienie pomysłów na rozwiązanie problemu). Dopilnuj, by zebranie zaczynało się i kończyło punktualnie oraz trzymało się obranych tematów. Daj czas na kontakty towarzyskie przed lub po zebraniu, jednak nie w trakcie. Jeśli zebrania staną się czytelne, spójne i przydatne, ludzie będą brać w nich udział. Być może w niektórych firmach będzie to trudne do przeprowadzenia, ale warto spróbować — ciekawe, jak wydajne może być zebranie, gdy jest dobrze przygotowane.

Wskazówka 6

Uświadamiaj pracownikom ich znaczenie

W idealnym świecie pracownicy chcą uczestniczyć w pracach zespołowych, ale również chcą mieć poczucie, że ich wkład jest doceniany i widoczny. Powinieneś podążać za tymi oczekiwaniami oraz m.in. podczas spotkań statusowych wzmacniać świadomość istnienia grupy i obiektywnie oceniać rozwój kompetencji społecznych i specjalistycznych. Możesz wyróżnić sieć relacji zobowiązań, które się tworzą i dotyczą zobowiązań grupy wobec menedżera i menedżera wobec grupy. Jeżeli zadanie, które zostało zlecone pracownikom przekracza ich możliwości ze względu na brak wiedzy dziedzinowej, twoim zobowiązaniem jest ich uzupełnienie np. poprzez szkolenia.

Wskazówka 7

Komunikacja

Każdy członek zespołu powinien znać priorytet swoich zadań i ich wzajemne powiązania. Powinieneś przekazywać informacje dotyczące oceny wydajności grupy oraz wskazywać na ważne sygnały płynące od menedżerów wyższego szczebla lub ze środowiska zewnętrznego. Powinieneś potrafić ocenić czy członkowie zespołu skutecznie się komunikują oraz ocenić czy są w stanie samodzielnie rozwiązać konflikty.

Wskazówka 8

Utrzymuj współpracę grupie

Powinieneś doradzać zespołom przekazując informację o konieczności stworzenia planu i podziału zadań przypisanych do konkretnych członków grupy. W przypadku pojawiających się konfliktów interpersonalnych powinieneś zawsze odwołać się do celu nadrzędnego, będącego podstawą uformowania grupy. Jest to szczególnie ważne w przypadku specjalistów dziedzinowych, którzy w naturalny sposób konkurują ze sobą – argumentując, że znają najbardziej optymalne rozwiązania.

Wskazówka 9

Znaj kompetencje swoich pracowników

Zawsze powinieneś wiedzieć czy pracownicy mają wystarczającą wiedzę, umiejętności i zdolności do wykonania zadania. Brak tej wiedzy w zasadzie sprowadza się do prowadzenia „operacji na żywym organizmie” i często uzyskane wyniki mają charakter bardziej przypadkowy niż pożądany. Kluczowym pytaniem jest: czy zespół ma dostęp do pomocy, której oczekuje oraz czy i jak jesteśmy ją w stanie zapewnić.

Wskazówka 10

Uzgodnij cele

Powinieneś uzgodnić z zespołem: cele, zakładane rezultaty, ramy czasowe oraz opracować kryteria jakościowe odbioru wykonanej pracy. Stosowanie powszechnej praktyki na zasadzie „jakoś to będzie” skutkuje zmniejszeniem motywacji pracowników.

Wskazówka 11

Pamiętaj o kontekście

Kontekst to nic innego jak pewien punkt odniesienia, który pozwala nam obiektywnie ocenić jak nasze działania wpisują się w strategię przedsiębiorstwa oraz jakie modyfikacje powinniśmy wdrożyć, aby uzyskać pożądane rezultaty. Zawsze powinieneś wyjaśniać członkom zespołu jak ich praca wpisuje się w całość celów, zasad, wizji i wartości organizacji.

Wskazówka 12

Odpowiedzialność też jest ważna

Należy się zastanowić czy zespół ma wystarczające uprawnienia do podejmowania decyzji w obrębie uzgodnionego zadania. Jeżeli istnieją ograniczenia wynikające chociażby z prawa wewnętrznego organizacji, należy się zastanowić, w jaki sposób menedżer może udrożnić procesy tak, aby pomóc swojemu zespołowi w realizacji zadania. Czy system monitorowania postępów prac i raportowania jest wystarczający?

Wskazówka 13

Motywuj pracowników

Podczas tworzenia zespołu ważne jest aby wszyscy byli odpowiednio zmotywowani. Nawet najlepszy pracownik bez odpowiedniej motywacji nie będzie pracował efektywnie. Zaś dobrze zmotywowany nie tylko zrobi zadanie lepiej i szybciej, ale także może podsunąć pomysł, na który nie wpadłby żaden manager.

Poniżej podaję 8 sposobów na zmotywowanie pracowników

1. Określić nagrody cenione przez każdego z podwładnych. Jeśli mają one działać motywacyjne, muszą być odpowiednie dla danej osoby. Kierownicy mogą ustalić, do jakich nagród dążą ich podwładni, obserwując ich reakcje w różnych sytuacjach i pytając, jakich nagród pragną.

2. Wyznacz pożądany poziom efektywności. Kierownicy powinni sami ustalić zadowalający ich poziom efektywności i zachowania po to, aby mogli powiedzieć pracownikom, co muszą robić dla uzyskania nagrody.

3. Zapewnij osiągalność ustalonego poziomu efektywności. Jeśli podwładni uważają, że cele, do których mają dążyć, są trudne do wykonania, ich poziom motywacji będzie niski.

4. Wiąż nagrody z efektywnością. Utrzymanie motywacji wymaga, aby odpowiednia nagroda wyraźnie łączyła się – w krótkim odstępie czasu – ze skutecznym działaniem.

5. Analizuj czynniki, które mogłyby przeciwdziałać skuteczności nagrody. Sprzeczności między oddziaływaniem systemu nagród stosowanego przez kierownika a innymi uwarunkowaniami sytuacji roboczej mogą zmusić kierownika do dokonania pewnych zmian nagrody. Na przykład, jeśli grupa robocza, do której należy pracownik, pochwala niską wydajność, może być potrzebna ponadprzeciętna nagroda, aby nakłonić go do wysokiej wydajności.

6. Zapewnij odpowiedzialność (proporcjonalność) nagrody. Niskie nagrody w niewielkim stopniu będą działać motywacyjnie.

7. Zwalczaj nudę i monotonię pracy rozdzielając zadania za każdym razem inaczej

8. Upubliczniaj awanse oraz doskonałe wyniki prac. Pracownik, który za swoje osiągnięcia zostaje publicznie nagrodzony, zyskuje prestiż i zainteresowanie współpracowników.

Podsumowanie

Skorzystanie z powyższych wskazówek poprawi wydajność pracy, komunikację między pracownikami, zwiększy zadowolenie i ogólnie korzystnie wpłynie na funkcjonowanie grupy, Najważniejsze jednak jest aby znać grupę i się nią interesować. Wtedy wszystkie konflikty zostaną szybko zauważone i zażegnane, a grupa dalej będzie dążyła do jednego, wspólnego i jasno wytyczonego celu.