Zaplanowanie i prowadzenie spotkań biznesowych

Zaplanowanie i prowadzenie spotkań biznesowych

W toku prowadzenia działalności gospodarczej mamy do czynienia z przeróżnymi klientami. Nawiązujemy z nimi relacje, przeprowadzamy transakcje oraz niezliczone spotkania o charakterze typowo biznesowym. Trzeba powiedzieć, że nie tylko sam właściciel przedsiębiorstwa, ale również oddelegowani ku temu menadżerowie przeprowadzają spotkania biznesowe z klientami. To od ich przebiegu i końcowych efektów zależy, czy na przykład firma podpisze ważny kontrakt, dostanie zlecenie i będzie mogła na tym wszystkim zarobić. Rozwój firmy i jej byt na rynku bezwzględnie uzależniony jest od klientów, dlatego tak ważne jest, aby umiejętnie przeprowadzać spotkania biznesowe, aby prowadziły one do określonych efektów. Ważny jest sam etap planowania spotkania, ale nie tylko. Również zachowanie menadżera czy biznesmena na spotkaniu uzależnia fakt, czy firma zawrze korzystne kontakty biznesowe, czy też nie. Postaramy się przedstawić Wam, na czym polega i co obejmuje planowanie spotkania biznesowego, a także zaprezentujemy, w jaki sposób należy je najbardziej optymalnie przeprowadzić.

Znaczenie spotkań biznesowych

Spotkania biznesowe są integralną częścią pracy każdego właściciela firmy lub pracowników wyższych szczebli zarządzania. Menadżerowie, dyrektorzy oraz przedstawiciele handlowi prowadzący spotkania biznesowe powinni posiadać określone ku temu umiejętności i kompetencje. Warto zaznaczyć przy tym, że spotkania tego typu często decydują o ważnych kontraktach, które są intratne dla przedsiębiorstw. Tryb przeprowadzenia spotkania, nawet bardzo krótkiego, może zaważyć na całej przyszłości firmy, w której pracuje menadżer. Warto więc w odpowiedni sposób być do niego przygotowanym, aby wszystko poszło po naszej myśli. Osiągnięcie celów wytyczonych przez organizację na spotkaniu biznesowym nie należy do najłatwiejszych zadań, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z mało podatnym na wszelkie sugestie i negocjacje klientem lub kontrahentem. Trzeba mieć wiedzę i talent do prowadzenia spotkań biznesowych, żeby wszystko poszło gładko, a firma dostała zlecenie, albo zawiązała korzystną współpracę.

Co ciekawe, o wiele łatwiej jest prowadzić spotkanie biznesowe twarzą w twarz z klientem, bez większej publiczności. Spotkania w mniejszym gronie, najlepiej dwuosobowe zawsze będą bardziej efektywne i skuteczne z punktu widzenia firmy, niż wielkie zgromadzenia. W większym gronie trudno dojść do porozumienia, każdy ma własne zdanie na dany temat i chce je wyrazić, a często nie ma na to czasu. W dwie osoby można szybciej wypracować wspólne stanowisko i osiągnąć konsensus w danej sprawie. Atmosfera spotkania dwuosobowego miewa charakter nieformalny, a wówczas łatwiej jest „dopiąć swego”. W mniejszej grupie łatwiej też o kontrolę nie tylko czasu, ale przebiegu spotkania. Często jest to konieczne.

Planowanie spotkania biznesowego

Opracowanie doskonałego planu spotkania biznesowego wymaga od menadżera, czy osoby przeprowadzającej takie spotkanie, wielkiej wiedzy i doświadczenia. Na szczęście, plan można przygotować na podstawie istniejących publikacji na temat relacji z klientami biznesowymi, albo opierając się chociażby na naszych poradach.

Po pierwsze, plan spotkania o charakterze biznesowym za każdym razem powinien być ściśle umiejscowiony w czasie. Musi on zakładać odpowiednią ilość czasu na każdy punkt spotkania, który powinien zostać omówiony z naszym klientem czy kontrahentem. potkanie nie powinno być nazbyt długie, aby nie znudzić rozmówcy. Jeśli przez kilka godzin będziemy omawiać jedną kwestię, klient najprawdopodobniej straci nią zainteresowanie. Trzeba być w miarę konkretnym i w krótkim czasie wyłożyć swoją wizję np. realizacji zlecenia dla klienta.

Po drugie, ważna jest kolejność dyskutowania o kolejnych kwestiach na spotkaniu biznesowym. Na początek powinniśmy mówić o prostych, mało skomplikowanych sprawach. Jeśli w pierwszych minutach spotkania poruszymy trudne problemy, możemy utknąć w martwym punkcie, nie dochodząc z rozmówcą do porozumienia, na którym przecież najbardziej nam zależy. Warto zacząć od zadawania prostych, wręcz rutynowych pytań. Mogą mieć one nawet wyłącznie pośredni związek z przedmiotem spotkania biznesowego. Takie pytania pozwalają w dalszej części rozmowy na płynne przejście do sedna sprawy. Możemy pokusić się o opracowanie pełnego scenariusza spotkania biznesowego, z alternatywnymi drogami, którymi będzie mogła podążać rozmowa.

Po trzecie, w związku z planowanym spotkaniem biznesowym należy ustalić pewne priorytety. Nie możemy niczego pominąć, co jest ważne dla całości sprawy. Musimy zdefiniować własne interesy, powinniśmy wcześniej określić, co jest celem spotkania z naszej strony i jakimi środkami możemy dysponować, aby go osiągnąć. Następnie, możemy przejść do identyfikacji interesów i potrzeb naszego klienta, czy też osoby, z którą mamy przeprowadzić rozmowę. Należy dążyć do wypracowania takich strategii komunikacyjnych, które będą ściśle dopasowane do różnych typów osobowości rozmówcy. Oczywiście, o wiele łatwiej jest przygotować spotkanie biznesowe z osobą, z którą wcześniej mieliśmy do czynienia. Wiemy bowiem, czego możemy się po niej spodziewać. Przy osobach, których nie znamy, nie rozmawialiśmy nigdy z nimi, choćby przez telefon, będzie to naturalnie o wiele trudniejsze.

Po czwarte, należy ustalić charakter spotkania. Czy jest to spotkanie wstępne, które ma za zadanie zapoznać się ze zleceniem od klienta, czy jest to już na przykład spotkanie projektowe, które wymaga zaprezentowania klientowi konkretnych informacji z postępów dokonywanych przy realizacji projektu. Jeśli spotkanie ma mieć charakter nieformalny, nie powinniśmy na nim wręczać klientowi umowy do podpisu czy dokumenty księgowe.

Po piąte, w większości przypadków planując spotkanie biznesowe możemy opracować wykaz pytań i wymówek, z którymi wyjdzie do nas rozmówca. Można od razu przygotować pełen zestaw odpowiedzi, na obiekcje, które spodziewamy się otrzymać od partnera biznesowego.

Prowadzenie spotkania

Kiedy już mamy przygotowany drobiazgowy plan spotkania i nadchodzi dzień, w którym mamy się spotkać z klientem, powinniśmy przybyć na spotkanie punktualnie, albo nawet wcześniej. Dzięki temu klient czy kontrahent nie będzie na nas czekał. Zawsze na spotkanie biznesowe wybierajmy takie miejsce, w którym będzie można swobodnie porozmawiać i w którym nikt nie będzie przeszkadzał w omawianiu ważnych kwestii. Może to być cicha kawiarnia lub restauracja. Czasami spotkania biznesowe prowadzone są w siedzibie firmy, ale trudno w takich warunkach stworzyć neutralną, luźną atmosferę sprzyjającą rozmowom, nawet na najtrudniejsze tematy. Błędem jest wybieranie na lokalizację spotkania barów szybkiej obsługi czy pubów. Nie są to miejsca, w których można organizować spotkania o charakterze biznesowym.

Na taką okazję należy się odpowiednio ubrać i zachowywać zasady etykiety. Zalecany jest garnitur, czy choćby eleganckie spodnie i koszula. Dzięki takiemu wizerunkowi wyrażamy szacunek dla rozmówcy.

Początkowy etap rozmowy biznesowej przeznaczony jest na tzw. przełamywanie lodów. Należy zapoznać się z samym rozmówcą, wybadać, jakie ma on oczekiwania co do całego spotkania. Warto jest na wstępie ustalić pewne punkty wspólne i zdobyć choćby w niewielkim zakresie zaufanie kontrahenta. Bardzo ważne jest przy tym nie tylko to, co mówimy, ale ton naszego głosu, artykulacja, czy mowa ciała, która przekazuje naszym rozmówcom wiele komunikatów. Lepiej wcześniej zapoznać się z podstawowymi pozami i ich znaczeniem w mowie niewerbalnej.

Następnie, zaczyna się zadawanie pytań handlowych i uzyskiwanie odpowiedzi od rozmówcy. Na tym etapie spotkania biznesowego dążyć powinniśmy do otrzymania informacji o oczekiwaniach partnera biznesowego i możliwościach finansowych, jeśli mamy do czynienia z klientem. Okazją ku temu są zarówno sytuacje nieformalne, jak i półformalne.

Kluczowe kwestie na spotkaniu biznesowym powinny być omawiane dopiero po zjedzeniu posiłku, wypiciu kawy, czy herbaty. Ma to wielkie znaczenie dla powodzenia całych rozmów. Po posiłku można przejść do prezentacji oferty lub warunków współpracy. Należy uważnie identyfikować reakcję naszego rozmówcy. W tym momencie na ogół pojawiają się pytania ze strony rozmówcy, na które powinniśmy odpowiadać konkretnie i bez wahania. Po ustaleniu podstawowych spraw, przychodzi czas na negocjacje cenowe. Zawsze miejmy w zanadrzu możliwość obniżenia, choćby nieznacznie, uprzednio określonej ceny. Partner biznesowy będzie tym zdecydowanie usatysfakcjonowany.

Zdarza się, że podczas spotkania dochodzi do sporu pomiędzy rozmówcami. Należy dążyć do wygaszenia negatywnych emocji, zarówno po stronie partnera biznesowego, jak i w naszym przypadku. Najważniejsze jest ustalenie wspólnego stanowiska i zawarcie kontraktu lub podpisanie umowy o współpracy. Żadne prywatne animozje czy nieporozumienia nie mogą rzutować na końcowy wynik spotkania.

Na spotkaniu biznesowym trzeba zadbać o budowanie od samego początku jak najbardziej pozytywnej, przyjemnej atmosfery, która sprzyja rozmowom i budowaniu zaufania odbiorcy. Musimy wzbudzić w nim poczucie, że jesteśmy najlepszymi partnerami biznesowymi, których poszukiwał i warto z nami współpracować albo powierzyć nam wykonanie pewnych zadań.

Ważne jest, aby uważnie słuchać partnera na spotkaniu biznesowym. Nie można lekceważyć jego pytań, obiekcji czy wątpliwości, ale dążyć do ich wyjaśnienia na naszą korzyść.

Przeprowadzanie większych spotkań biznesowych

Jeśli koniecznie już musimy spotkać się z większą liczbą osób na spotkaniu biznesowym, to musimy podjąć trud, aby uświadomić wszystkich uczestników, jaki jest cel spotkania i jaką pełnią w nim rolę. Można uprzednio sporządzić krótki, oficjalny plan spotkania biznesowego i podarować go każdemu z uczestników. Dobrą praktyką jest wysyłanie takich planów na skrzynkę mailową, na przykład dzień przed planowanym spotkaniem. W takim przypadku wszyscy jego uczestnicy będą mieli czas do należytego przygotowania się do dyskusji i opracowania pytań.

Właściwe zaplanowanie i przeprowadzenie spotkania biznesowego ma wpływ na przyszłość całej firmy. Dzięki menadżerom, zajmującym się kontaktami z klientami i kontrahentami, możliwe jest zawarcie owocnej współpracy biznesowej, czy podpisanie korzystnego finansowo kontraktu. Do tego należy w zasadzie dążyć na każdym spotkaniu o charakterze biznesowym.