Zarządzanie projektami – czyli prosta droga do celu

Najprościej można powiedzieć, że zarządzanie projektem to dziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka, jak również jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego i właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu.

Klient każdej firmy oczekuje od jej pracowników pełnego zaangażowania w realizowane dla niego zlecenie. Do projektów zwykle przydzielony jest oddzielny zespół pracowniczy, który dąży do osiągnięcie finalnego, wcześniej założonego rezultatu, który byłby w pełni zgodny z oczekiwaniami zleceniodawcy. Zarządzanie projektem jest kluczowe dla dążenia do jego realizacji według określonych wytycznych. Nie zawsze jednak zarządzanie projektem jest prostą drogą do celu. Zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, w których odpowiednia reakcja menadżera projektu decyduje o jego dalszym przebiegu i ostatecznym powodzeniu. Dodatkowo, źle wytyczony plan działania lub jego brak może być tzw. „gwoździem do trumny” całego przedsięwzięcia. Z uwagi na to, bardzo ważne staje się umiejętne zarządzanie projektami, najlepiej przy zastosowaniu odpowiednich do tego celu narzędzi. Przy dzisiejszych możliwościach technologicznych, istnieje wiele rozwiązań, które ułatwiają, a często nawet umożliwiają, pracę nad projektem bez żadnych zakłóceń i odpowiednie kierowanie nim. Mowa tu chociażby o komputerowych aplikacjach służących do zarządzania projektami.

Wyznaczniki projektów

Każdy projekt powinien reprezentować dążenie do osiągnięcia wyznaczonych, ściśle założonych celów w ograniczonym czasie i przy skończonych kosztach. Każdy projekt ma swój początek i koniec, który następuje z chwilą osiągnięcia celów bądź anulowania projektu, ponieważ i takie sytuacje jak najbardziej się zdarzają. Projekty powinny być osadzone w harmonogramie działań, który wyznaczałby zadania do zrealizowania na każdym etapie projektu, a jednocześnie dzieliłby je na poszczególnych członków zespołu.

Umiejętności potrzebne do efektywnego zarządzania projektem

Aby móc w sposób najbardziej odpowiedni zarządzać projektem konieczne jest posiadanie przez menadżera projektu szerokiej gamy umiejętności, które pozwolą na prawidłowe zainicjowanie działań projektowych, zaplanowania zadań, ich realizacji, kontrolowania i zamknięcia całego projektu. Do podstawowych umiejętności w tym zakresie należy zaliczyć definiowanie zakresów, czyli opisywanie oraz uzgadnianie celów i wymagań projektu, tworzenie harmonogramu i szacowanie kosztów. Menadżer projektu musi równocześnie doskonale radzić sobie z ryzykiem i niepewnością, z zarządzaniem jakością, efektywną komunikacją, zarządzaniem własnym czasem i współpracą z innymi, z dostawcami towarów i usług oraz wszelkimi innymi osobami odgrywającymi pewną rolę w projekcie. Wszystkie osoby zaangażowane w pewien sposób w projekt nazywa się jego uczestnikami. W rzeczywistości to ich praca przekłada się na odpowiednie zrealizowanie projektu, niemniej jednak bez wprawnego, umiejętnego zarządzania projektem, droga prowadząca do jego zakończenia może być bardzo kręta, pełna sytuacji spornych i innych ryzyk, rzutujących na efektywność pracy zespołu projektowego.

System projektowy

Umieszczenie projektu i zarządzania nim w pewnym kontekście, o praktycznym charakterze, pozwala na spojrzenie na niego z perspektywy swoistego systemu. Taka perspektywa zakłada, że wszystkie czynności składające się na realizację projektu odbywają się w systemie wpływających na siebie nawzajem ludzi, organizacji, obiektów i różnorodnych procesów. Wszystko to powinno być w odpowiedni sposób skoordynowane ze sobą. Najłatwiej tego dokonać wykorzystując stworzony do tego celu program komputerowy. Program zarządzania projektami pozwoli każdemu menadżerowi, nawet o małym doświadczeniu, na efektywne jego przeprowadzenie. Zmiana aktywności, powstanie nieprzewidzianej sytuacji na każdym z etapów realizacji projektu, może wpływać w sposób naturalny na pozostałe jego części i działania realizowane przez uczestników projektu. Z uwagi na to, każdy kompetentny menadżer projektu będzie dążył do przewidzenia efektów tychże zmian, ponieważ w ten sposób może on zyskać kontrolę nad łączną wydajnością systemu. W złożonych zespołach projektowych, w których korzysta się z różnych źródeł zaopatrzenia, wiedzy i usług, nikt nie może przewidzieć wpływu jakiegoś działania ze stuprocentową dokładnością. Należy powiedzieć, że projekt jest złożonym systemem, co automatycznie powoduje, że zarządzanie nim również jest złożonym zadaniem. Z uwagi na to, należy dążyć do przewidzenia wszystkich scenariuszy zdarzeń, a do tego celu przyda nam się dobrze skonstruowana aplikacja komputerowa do zarządzania projektami. Będzie można też w niej na bieżąco wprowadzać zmiany w planie realizacji projektu, w miarę postępu prac.

Zarządzanie projektem rozpoczyna się z chwilą ogłoszenia idei, dla której projekt ten będzie realizowany. Idea ta w ściśle określonym terminie w przyszłości, ma docelowo stać się projektem. Akt zarządzania projektem kończy się w momencie zamknięcia, czyli zakończenia projektu, ale tylko wówczas, gdy idea rzeczywiście przeistoczy się w projekt i doczeka się pełnej realizacji.

Poszczególne etapy zarządzania projektem w modelowej sytuacji przedstawiają się w sposób następujący:

• Ogłoszenie idei projektu
• Zapoczątkowanie działań
• Planowanie zadań z podziałem na poszczególnych członków zespołu
• Wykonanie zadań
• Kontrola i weryfikacja wcześniej postawionych założeń
• Planowanie i wykonywanie dotychczas nie zrealizowanych zadań
• Kontrola finalna projektu
• Zamknięcie projektu

Na papierze poszczególne etapy wykonywania działań projektowych wyglądają jasno i klarownie, ale jak to bywa – w praktyce może być całkiem inaczej, zwłaszcza, że środowisko, w którym realizowany jest każdy projekt wykazuje się na ogół dużą zmiennością. Trzeba jednak przyznać, że zarządzanie projektem w oparciu o ściśle wyznaczone ramy kolejnych etapów pozwala na uporządkowanie działań.

Wokół każdego projektu przebiegają procesy wspomagające organizację i gwarantujące jej zdolność do realizacji wielu, bardzo złożonych projektów w wielce zmieniającym się środowisku. W obrębie tych procesów można mówić o stałym ulepszaniu, czyli o próbach wyciągnięcia pożytecznych wniosków z poprzednich doświadczeń i dzięki temu usprawnienie realizacji projektów. Chodzi tu mówiąc wprost o nauce na własnych błędach. Menadżer projektu powinien prezentować taką zdolność na gruncie wykonywania obowiązków zawodowych. Jeśli będzie wiedział na przyszłość, jak uniknąć niektórych sytuacji spornych, będzie mu na pewno łatwiej prowadzić kolejne projekty. Drugim procesem jest zarządzanie portfelem i gospodarowanie. Mowa tu o podejmowaniu decyzji niezbędnych do wybrania, zainicjowania i kontynuacji właściwych projektów oraz do dążenia, do optymalnego wykorzystania ograniczonych zasobów. Jeśli menadżer zmuszony jest okolicznościami lub decyzjami przełożonych do zarządzania wieloma projektami, pojawia się proces polegający na analizowaniu wszystkich realizowanych projektów i zarządzanie nimi, jako pewną grupą w celu uniknięcia powstania konfliktów i wykorzystania synergii.

Krytycznym punktem systemu zarządzania wieloma projektami jednocześnie jest eliminacja wielu przyczyn powstawania standardowych problemów, do których należy zaliczyć nadmierne obciążanie zasobów i ciągłe zmiany priorytetów, powodujące zamieszanie w zespole projektowym i obniżające jego produktywność.

Bez względu na złożoność projektu, każdy wymaga współpracy i konsultacji, a więc wyraża potrzebę pracy zespołowej, komunikacji i koordynacji, a także zarządzania wiedzą i posiadanymi informacjami.

Komunikacja podstawowym czynnikiem sukcesu projektu

Wszyscy członkowie zespołu pracującego nad projektem muszą dbać o właściwą komunikację, ponieważ jest to zdecydowanie najważniejszy czynnik sukcesu projektu. Warto podkreślić, że komunikacja wpływa na w zasadzie każdy aspekt zarządzania projektem, a także na wydajność pracowników. Na pewno dla poprawy komunikacji w zespole korzystne jest wprowadzenie komputerowego systemu zarządzania projektem, do którego będą mieli dostęp wszyscy członkowie projektu. Dobre poinformowanie pracowników o celach, do których się dąży i wynikających z nich korzyściach pozwala na lepsze zmotywowanie ich do wytężonej pracy. Zrozumienie dążeń jest bardzo ważne dla powodzenia projektu, o czym nie może zapominać dobry menadżer.

Nawet proste fakty, zgłaszane problemy i przeoczenia bez niezbędnej komunikacji mogą spowodować poważne konflikty i błędy w projekcie. Warto poświęcać więc więcej czasu na zebrania z zespołem projektowym, albo też wprowadzać na bieżąco informacje w komputerowy system zarządzania projektem, ponieważ zaprocentuje to w przyszłości bezproblemowym przeprowadzaniem działań składającym się na cały projekt.

Aby komunikacja była efektywna, musi być szczera i utrzymana na określonym poziomie szczegółowości. Powinna ona dodatkowo uwzględniać interesy i potrzeby uczestników projektu, angażować właściwe osoby i gwarantujące jednoznacznie zrozumienie treści i konkluzji. Przy realizacji projektu znaczna część komunikacji jest realizowana w trybie nieformalnym i ustnym, ale to materiały pisemne są niezbędne do dokumentowania pojawiających się problemów, wniosków i planów działania. Zapisanie założeń projektowych jest więc koniecznością. Można tego dokonać w ramach komputerowego systemu zarządzania projektem. Wówczas nawet osoby niezwiązane bezpośrednio z kwestiami decyzyjnymi przy projekcie będą w pełni świadome dokonanych ustaleń.

Każdy projekt, niezależnie od rodzaju, wymaga świadomie zaplanowanego procesu komunikacji, posiadającego jasno zdefiniowane oczekiwania, role i obowiązki. Wszystkie, kluczowe informacje muszą mieć formę pisemną i powinny mieć do niej dostęp wszyscy zaangażowani w projekt pracownicy. W tym celu można używać zarówno poczty elektronicznej, nieformalnych pism, formalnej dokumentacji w formie szablonów i opisów, a także dobrej aplikacji do zarządzania projektem.